10 tools per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

segretariaCome responsabili del back office commerciale si è chiamati a ricoprire molteplici incarichi e responsabilità: dalla organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti; dallo smistamento della posta e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi.
Spesso e volentieri in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale, ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per assicurarsi di ottenere dei risultati concreti in tempi rapidi è fondamentale affiancare le proprie skills organizzative a dei supporti tecnologici affidabili e performanti.
Fortunatamente questi strumenti esistono e divengono di volta in volta sempre più sofisticati.
Ne ho raccolti alcuni qui, quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché il loro utilizzo ha effettivamente reso la gestione del back office commerciale e amministrativo molto più fluida ed efficace.

1) Primaerp per la gestione di progetti

Primaerp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progeeti e per la fatturazione. Ciò che apprezzo molto di questo software è la sua flessibilità: è infatti ideale per team distribuiti, lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse multinazionali.

2) Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare, se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro molto più semplice, organizzando le schede di ogni singolo cliente.
E fa molto altro: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

3) Google Docs per la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 GB di spazio di archiviazione gratuito per condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro. Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare copie dei documenti, allegarli in una mail, inviarli e attendere un feedback per poi scaricarli e modificarli nuovamente. La documentazione è tutta nello stesso posto e accessibile da qualunque membro del team.

4) Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotels o noleggi auto. E nemmeno del più popolare. Ma a differenza degli altri, trovo che l’interfaccia di Hipmunk sia molto più intuitiva e user-friendly: ad esempio, oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi ti consente anche di visualizzare sulla mappa dove sono situati gli alberghi.
Va da sè che anche Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica transazione.
In più, si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

5) Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di partecipanti) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con tutti.

6) Buffer per il social media management

Anche se il Social Media Management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda. L’interfaccia di Buffer permette di visionare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed -eventualmente- modificare, riprogrammare, eliminare ecc).
Oltre alla possibilità di pianificare una data ed un orario precisi per ciascuna piattaforma social, l‘analisi automatica dei dati e dell’audience crea dei report facilmente consultabili e suggerisce i giorni e le ore migliori per la diffusione dei propri contenuti.

7) Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli. i siSncronizza alla perfezione su qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e della loro progressione.

8) Due.com per la fatturazione

Nella gestione di un back office commerciale le fatture ricoprono un ruolo primario.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow quanto più fluido ed affidabile possibile.
Sul web esistono diversi tools – anche gratuiti- adatti allo scopo, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali. Inoltre è totalmente ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

9) Unroll per la gestione e il decluttering della casella di posta

Quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero? Unroll è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e, in pochi secondi, restituirà, in un’unica schermata, un elenco di tutte le liste a cui ci si è iscritti.
A quel punto si può decidere di eliminare le newsletters che non ci interessano più oppure attivare l’opzione Rollup e ricevere tutte le newsletter in un’unica mail. 

10) LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Centinaia? Migliaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni delicate o riservate come, ad esempio, i conti bancari online.
Dal momento che una delle regole non scritte della sicurezza sul Web dice che è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per tutti gli account, come si fa a memorizzare tutte le password che si utilizzano? Ci pensa Lastapass che, come recita l’homepage, crea e memorizza le tue password in modo sicuro, evitando a te il gravoso compito.

Come vedi esiste davvero la possibilità di snellire task quotidiani per lavorare in maniera più fluida.
Cosa ne pensi? Dimmelo nei commenti.

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