7 cose meravigliose sull'uso professionale di Gmail.

7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail…e tutte le novità dell’ultima versione.

googleÈ inutile girarci intorno: l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono tanti:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in caselle dedicate).
  • C’è dentro tutto il mondo Google: drive, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc.
    In altre parole, aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di “big G”.

Utilizzare un account Gmail per il proprio lavoro può aiutare già parecchio ad ottenere una casella di posta funzionale e professionale.
In più esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali.
Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se si vuole crearne una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, gli account social e addirittura dei contenuti dinamici e una propria foto.
Inserire una fotografia nella firma in calce alle email è solitamente qualcosa di poco considerato, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che

Gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Per questa funzione esiste un’estensione comoda e gratuita: Right-In-Box.
Oltre a programmare l’invio di un’email per una data ed un orario specifici, funziona anche come reminder per aiutarci a rispettare scadenze, inoltrare follow-up e svolgere qualunque attività lavorativa che richieda un minimo di organizzazione della propria casella di posta aziendale.
Insomma un’estensione piccola piccola, ma che rende la gestione del proprio lavoro molto più fluida e semplice.

Inviare email da un indirizzo diverso da Gmail

Ormai è inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica.
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, è possibile centralizzare le nostre email esistenti deviandole tutte nella nostra casella Gmail in modo che possano essere gestite unicamente da lì.
In questo modo, non solo riceveremo tutta la nostra posta elettronica in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica far partire i nostri messaggi.

Risposte predefinite e autoresponder

Ecco altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessuna estensione perché già presenti in Gmail:

1. Le risposte predefinite. Si possono configurare dalle Impostazioni e cliccando poi su Avanzate.
Possono far guadagnare molto tempo se si ricevono spesso email dal contenuto simile (ad esempio la richiesta di primo contatto o di informazioni da parte di potenziali clienti).

2. Il risponditore automatico. È molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile farlo in tempi brevi.
È completamente personalizzabile e si attiva anch’esso dalle Impostazioni.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali e consente l’annullamento dell’invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione.
Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione configurata!

Usare gli alias (e gestire le newsletter)

Ho già parlato in questo post di Gmail Unsubscriber: un’estensione da installare per evitare che le decine di newsletter a cui siamo iscritti ci intasino la casella di posta.
Con Gmail si può anche sfruttare la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso, ma grazie a questa funzione, ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

La nuova interfaccia di Gmail e tutte le novità

Lo scorso aprile Google ha letteralmente “rifatto il look a Gmail ideando una nuova interfaccia e aggiungendo moltissime nuove funzionalità. Risultato: il suo utilizzo è ancora più veloce, smart e sicuro. Sia da desktop che da mobile.
Ecco le novità più interessanti.

#1. La grafica

In perfetto stile Google, il nuovo design di Gmail è “fresco, ordinato e pulito”.
Sono state introdotte tre modalità di visualizzazione tra cui scegliere (Default, Comfortable, Compact) con una diversa densità e quantità di elementi grafici.
Inoltre l’accesso alle altre app di Google (Calendar, Hangouts, Drive ecc.) è diventato più rapido e intuitivo.

#2. La lettura posticipata delle email o “email snoozing”

Con questa funzione, puoi mettere un’email in modalità “snooze” (cioè posticipata) per una data e/o un orario futuri.
Supponiamo che tu riceva un’email a cui non puoi rispondere immediatamente. Cliccando sull’icona dell’orologio puoi impostare la data e l’ora in cui sai che avrai modo di gestirla.
segretaria part time

#3. L’attivazione della modalità “riservata”

Questa nuova funzione è un’incredibile miglioramento della sicurezza delle nostre email.
Si attiva cliccando sull’icona del lucchetto in fondo alle email e permette di inviare messaggi di posta che non possono essere inoltrati, copiati, scaricati o stampati.
È perfetta per assicurarci che eventuali informazioni sensibili contenute nei messaggi di posta rimangano solo tra noi e il destinatario.

google

#4. L’email che “si autodistrugge”

È tutto vero: l’immagine qui sopra mostra che è anche possibile selezionare un periodo di tempo trascorso il quale il messaggio email…si autodistruggerà!

#5. Proteggere le email con una password

Cliccando sempre sull’icona a lucchetto e selezionando “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno una password tramite SMS (assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo) con cui potranno aprire il messaggio di posta.

virtual office

#6. Utilizzare Gmail offline

Attivando questa modalità dall’apposito menù, ti sarà possibile comporre email anche senza una connessione Internet. I messaggi verranno salvati e sincronizzati per l’invio non appena tornerai online.

Esistono diverse altre funzioni da scoprire nella nuova versione di Gmail (risposte intelligenti, follow-up ecc).
Per conoscerle tutte puoi dare un’occhiata alla guida online appositamente predisposta da Google.

Ormai ti sarà chiaro che le funzionalità offerte da Gmail possono semplificare moltissimo il tuo lavoro.

Hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business?
Vorresti delegarmi la gestione della casella di posta aziendale?
Parliamone di persona.

 

 

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