7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail.

googleÈ inutile girarci ancora intorno: oggi l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono molteplici:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in 3 caselle diverse).
  • C’è dentro tutto il mondo Google (Google apps, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata): aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di big G.

Utilizzare un account Gmail per il lavoro è considerato già abbastanza professionale, ma esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una accedendo alle Impostazioni e poi al menu Generali, ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se se ne vuole creare una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, i canali social e addirittura una foto personale, se lo si desidera.
Forse quest’ultima è un aspetto poco considerato dai più, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che “gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email”.

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì, si può fare!
Per questa funzione esiste un plugin comodo e gratuito: Right-In-Box.
Oltre a programmare l’invio di un’email per una data e un orario specifici, funziona anche come reminder per aiutarci a rispettare scadenze, i follow up e qualunque attività lavorativa che implichi l’utilizzo della casella di posta.
Insomma un’estensione piccola piccola, ma che, in molti casi, porta l’organizzazione del proprio lavoro ad un “livello superiore”.

Inviare email da un indirizzo diverso

È ormai inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica (se siamo fortunati).
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, Gmail permette di aggiungere tutte le nostre email esistenti alla sua casella di posta per poter inviare e ricevere dal solo account Gmail con qualunque indirizzo di posta desideriamo.
In questo modo non solo avremo tutte le email in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica inviare i nostri messaggi.

Risposte predefinite e autoresponder

Altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessun plugin perché già integrate in Gmail.
Le risposte predefinite, che si possono creare da Impostazioni e poi Labs,  possono far guadagnare molto tempo se si hanno molte email con un contenuto simile a cui rispondere.

Il risponditore automatico è molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile rispondere in tempi brevi. Si attiva anch’esso da Impostazioni e poi scorrendo fino in fondo l’elenco del menu Generali.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva sempre dal menu Generali  e consente l’annullamento dell’ invio del messaggio fino a 30 secondi dopo averla spedita. Inutile spiegare quanto, in molti casi, possa essere provvidenziale avere questa funzione impostata.

Usare gli alias (e controllare le newsletters)

Ho già parlato in questo post dei tools da utilizzare per evitare che le newsletters ci intasino la casella di posta.
Se si possiede Gmail si può sfruttare anche la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso.
Questa funzione è molto utile, come dicevo, per iscriversi alle newsletters senza lasciare il proprio indirizzo reale e per filtrarle al momento della loro ricezione.

Utilizzo di tutte le altre app e servizi integrati di Google

Per fare un piccolo esempio: si può evidenziare il testo di una mail e aggiungerlo ad Attività (attraverso il tasto Altro in alto a destra).
A loro volta un elenco di attività può essere trasformato in una serie di eventi e programmarli su Google Calendar.

Queste sono solo alcune delle mille funzionalità che Gmail offre e che possono semplificare moltissimo il nostro lavoro. Se hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business lasciami pure un commento.

 

 

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