Agenda da lavoro

Agenda da lavoro: come semplificare le tue attività

In ogni business che si rispetti ci sono delle attività che rappresentano il cuore del business stesso e altre che, seppur molto importanti, non sono proprio la ragione per cui non vedi l’ora di metterti all’ opera. 😅

L’approccio con cui partire per semplificare il lavoro è senza dubbio l’organizzazione dell’agenda da lavoro.

Ed è proprio per questo che ho deciso di supportare le mie clienti, come Assistente Virtuale, nella gestione del proprio ufficio.

Anche se alcune attività, quali ad esempio la fatturazione, la gestione degli appuntamenti, le ricerche online, ecc., sono necessarie, sono sicura che non rappresentano il punto focale del tuo sogno… e allora, eccomi qui!

Perché è importante avere un’agenda da lavoro

È fondamentale avere le proprie giornate e (perché no?!) le proprie settimane organizzate.

Avere un’agenda da lavoro ben organizzata significa essere avanti con tutto il lavoro da fare perché, così facendo, hai il controllo di tutte le tue attività giornaliere e settimanali e puoi fissare gli appuntamenti in piena libertà con la sicurezza di non accavallare nessun impegno.

Ti accorgerai che se suddividi bene le tue giornate avrai a disposizione anche del tempo da dedicare a te e alla tua famiglia!

Quando invece non riesci a dare la giusta priorità alle cose ti senti oppressa e sopraffatta dal lavoro. Questo può creare frustrazione e rallentare le tue giornate.
Ma con i consigli che troverai continuando a leggere ti renderai conto di quanto sia facile impostare una daily routine tutta tua, personale ed efficace!

Tecnica del pomodoro per impostare la tua agenda da lavoro

La tecnica del pomodoro è una tecnica di time management molto efficace anche per chi ha problemi di concentrazione.

Se non hai mai sentito parlare della tecnica del pomodoro, all’ inizio ti suonerà un po’ strano, ma quando ti avrò spiegato in cosa consiste la sentirai molto familiare.
Questa tecnica è stata ideata da Francesco Cirillo ai tempi dell’ università.
Per combattere le distrazioni ha pensato di utilizzare un timer da cucina a forma di pomodoro per ritmare il tempo.

Dopo svariati tentativi e aggiustamenti ha perfezionato questo sistema che oggi conosciamo come tecnica del pomodoro.

Come si applica

Per applicare questo sistema non devi far altro che scrivere quali sono le tue attività da svolgere e impostare il timer a 25 minuti al termine dei quali dovrai concederti una pausa di 5 minuti e ricominciare.

Dopo 4 pomodori consecutivi concediti una pausa di 15-20 minuti.

Tutto qui? Facile!

Probabilmente starai pensando che è semplice e basta azionare un timer per risolvere i tuoi problemi, ma hai idea di quanto siano lunghi 25 minuti quando ti sei imposta di non fare e pensare ad altro?

Già al primo tentativo ti accorgerai di quanto sia difficile non rivolgere lo sguardo altrove. Ehm, diciamo pure che questo altrove si chiama smartphone!
E una notifica ora, una notifica poi, pian piano è passata la giornata.

Per questo è importante sottoporre la tecnica del pomodoro a delle attenzioni maggiori.
Vediamo insieme quali.

To do list

All’inizio potresti avere difficoltà a suddividere le attività quindi ti consiglio di elencare sulla tua agenda da lavoro, cartacea o elettronica, la tua to do list.

Fai una stima del tempo necessario per portare a termine ogni attività singolarmente e dividi questo tempo totale in “piccoli” task da 25 minuti. Ogni task è un pomodoro.
In questo modo avrai dettagliato non solo la tua giornata ma anche i tuoi singoli compiti.

Gestisci le interruzioni o “l’energia da concentrazione”

Cerca di rispettare i tempi: i 25 minuti di lavoro e i 5 minuti di pausa servono a far si che tu possa rendere di più e più a lungo ma soprattutto a rendere qualitativo il tuo lavoro.

Se ti concedi “2 minuti”, in un senso o nell’altro, decade l’esperimento.

E se mi interrompono nei 25 minuti?
Impara a dire di no. È una cosa urgente? Bene, segna in agenda di richiamare il collega, l’amico o la mamma al termine dei 25 minuti.

E cosa posso fare nei 5 minuti di pausa?

La cosa certa è che non devi cadere nel tranello dei social! Una volta che avrai effettuato l’accesso 5 minuti saranno passati con gli occhi incollati allo schermo e non avrai nemmeno bevuto un bicchier d’acqua.

Usa questo tempo per ristorarti, per sgranchirti o se lavori in casa approfitta per fare quelle piccole faccende per cui hai bisogno di poco tempo ma che a fine giornata ti peseranno di più.

Ok, ok…riesco a sentire cosa stai pensando. Devo andare a comprare un timer a forma di pomodoro?
Beh, se ti fa piacere e ti aiuta avere uno strumento manuale la risposta è sì! Ma non sei obbligata.

Quando avrai segnato e suddiviso per bene le tue attività nell’ agenda da lavoro ti consiglio di trovare un buon sistema per misurare il tempo con la tecnica che ti ho indicato. Questi che elenco di seguito sono secondo me i migliori tool per la gestione del tempo.

 

I migliori tool per la gestione del tempo

  • App orologio
  • Timecamp
  • Manictime
  • Chrometa
  • Clockify

App orologio

Tutti abbiamo di default un app impostata nello smartphone che segna l’ora. Solitamente quest’applicazione include anche un timer da impostare manualmente.
In questo modo non devi scaricare niente di diverso da ciò che hai già.

Puoi personalizzare la suoneria, dare un nome all’attività che stai temporizzando ma, dal momento che stai usando il tuo smartphone devi prevenire le distrazioni. Ricorda di impostare la modalità aereo!

Timecamp

Timecamp è uno strumento per il monitoraggio del tempo in modo automatico.
Si può integrare con molte altre app, ad esempio Slack, Evernote solo per citarne alcune, e permette di avere una completa gestione del tempo. Infatti è possibile monitorare il tempo per le attività fatturabili, il tempo passato su internet, attribuire un nome al progetto a cui lavori e così misurare la produttività.
Ha un piano gratuito a cui si può collegare un solo account ma con il piano a pagamento si possono integrare altri utenti con cui collaborare.

ManicTime

In questo caso parliamo di un’applicazione che ti aiuta nella gestione del tempo ma tiene anche conto della privacy, infatti agisce in locale senza connettersi a server remoti. Anche qui tiene traccia del tempo impiegato sui vari siti web o file locali e si integra con alcune altre app.

Esiste un piano gratuito con funzioni di base e uno a pagamento.

Chrometa

Questo tool è come la mamma. Controlla ogni tua mossa e la annota per farti notare quando hai “perso tempo”.

Scherzi a parte, Chrometa riesce a registrare ogni attività svolta da desktop o smartphone tracciando gli url dei siti visitati, tenendo nota dell’ oggetto delle mail scambiate o anche il percorso dei file locali del pc.
Da smartphone tiene anche conto del tempo speso a parlare a telefono.
Tutto ciò è molto utile a tutti coloro che spaziano da attività in attività ma devono avere un forte controllo delle attività fatturabili.

Clockify

Quest’app di time tracking mette a disposizione delle schede collegate alle attività da svolgere e permette di monitorare il tempo impiegato. L’app è gratuita e può essere usata da un utente singolo o per lavori in team. Ci sono poi delle opzioni disponibili a pagamento.

Genera dei report visionabili da web relativi al periodo che preferiamo monitorare. Questi dati possono essere salvati o stampati per facilitarne l’analisi.

 

Insomma, non hai più scuse per gestire al meglio la tua agenda da lavoro, ma qualora avessi bisogno di aiuto nella gestione delle tue attività scrivimi e sarò felice di collaborare al tuo successo!

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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