Assistente Virtuale

Quando si pronunciano queste parole si pensa subito ad un’Intelligenza Artificiale. Un bot capace di interagire con le persone.

In realtà esiste anche un’altra definizione di Assistente Virtuale…che riguarda persone in carne ed ossa.
Un’Assistente Virtuale, infatti, è una professionista in grado di supportare i propri clienti nella gestione del loro business e/o nella creazione di una forte presenza online.
Meglio ancora, è un’Online Business Manager che fornisce servizi di supporto (amministrazione, contabilità, elaborazione dati, gestione email aziendale, organizzazione viaggi, ecc.) ad altri professionisti, imprenditori e titolari di attività.

Un’Assistente Virtuale per professionisti

può anche fornire servizi di supporto specializzati di web marketing (creazione di sito o blog professionale, gestione dei social network, creazione della newsletter, SEO copywriting e gestione campagne pubblicitarie online) per aiutare attività di ogni tipo a creare, rinforzare e promuovere il proprio brand e guadagnare maggiore visibilità.

Una personal assistant vera e propria, insomma, con la sola, grande differenza che un’Assistente Virtuale lavora da remoto.

Assistente Virtuale per professionisti: quali sono i vantaggi.

Decidere di collaborare con un’Assistente Virtuale può comportare notevoli vantaggi in termini di risparmio di tempo e denaro: si evitano tutti quei costi legati all’assunzione di personale dipendente e alla gestione di un ufficio fisico. E si può decidere di quale tipo di collaborazione avvalersi: se a termine (per un periodo di tempo definito) o continuata. In ogni caso si pagherà SOLO per le ore di lavoro effettivamente lavorate. Tutte queste risorse risparmiate saranno, quindi, destinate alla crescita del tuo business.

Un modello di lavoro totalmente innovativo, insomma, che potrebbe fare la differenza nella riuscita e nel successo dei tuoi progetti.

Web writer. Le caratteristiche essenziali che lo contraddistinguono

Dopo aver illustrato le regole inviolabili da seguire (e quelle da non seguire) quando si creano contenuti per il web, vorrei soffermarmi su chi questi contenuti li crea di professione. Ovvero su coloro che in Italia vengono definiti web writer.

Sebbene sia un termine inglese, infatti, nel mondo del lavoro anglosassone o americano non l’ho mai sentito utilizzare. Piuttosto si parla, a seconda del caso, di content writer o copywriter.

Un web writer è invece (o almeno così mi sembra) qualcuno che possiede le caratteristiche di entrambi e che, a seconda delle esigenze del caso, si cala di volta in volta nell’uno o nell’altro ruolo professionale.

Non conosco esattamente le ragioni per cui sul mercato italiano si sia affermato questo termine, ma dal mio punto di vista è una cosa positiva.

Come già ribadito nell’ultimo post è essenziale per i lavoratori freelance essere creativi nella scelta del titolo professionale e, soprattutto, idearne uno che si adatti al proprio pubblico target di riferimento.

Vediamo allora cosa contraddistingue un web writer professionista.

1.Un bravo web writer utilizza diversi stili di scrittura

scrivere per il web Niente panico: non è necessario inventarsi nulla.
Molti stili di scrittura sono già stati “codificati” e raccolti nelle cosiddette
Guide di Stile

Come ci spiega Luisa Carrada di Mestiere di Scrivere:

“Una Guida di Stile è il documento che raccoglie regole, indicazioni e suggerimenti per chi scrive all’interno di un’organizzazione. Pubblica o privata, di qualsiasi settore.” 

Anche Buffer sviscera l’argomento in profondità nel suo blog (in inglese), indicando a fine articolo alcune Guide di Stile (Style Guides) molto autorevoli: National Geographic, WPMU (un super team di sviluppatori di WordPress secondo cui anche il design di un sito web ha bisogno della sua guida), MailChimp e addirittura The Economist.

E a casa nostra? Se non l’hai notata prima, scorri di nuovo il post di Luisa Carrada e dai un’occhiata alla sua interessantissima raccolta di Guide di Stile: ce ne sono davvero per tutti i tipi di settori e categorie professionali.

Ovviamente non è sufficiente leggere una guida per potersi dire web writer professionisti.
Però è senz’altro un ottimo punto di partenza per scrivere contenuti professionali e ben strutturati.

2. Un bravo web writer non sceglie argomenti a caso

web writerQualunque contenuto da creare comincia con l’analisi dei dati statistici.

Neil Patel ha spiegato in maniera dettagliatissima (sempre in inglese) come trovare idee per creare contenuti interessanti e di qualità. Quel post è stato poi condiviso ben 16.000 volte: mai visto un passaggio dalla teoria alla pratica più rapido di questo!

Riepilogando i dati principali da raccogliere ed analizzare:

 

Altrettanto essenziale è aggiornare le proprie conoscenze SEO con regolarità. Soprattutto nel caso di contenuti orientati alla vendita di prodotti o servizi.

3. Un bravo web writer è originale

Può sembrare un aspetto complicato perché magari, nello stesso momento, ci sono migliaia di altri content creator che scrivono dello stesso argomento.
In realtà è più semplice di quanto sembri.

Un professionista possiede sempre un proprio punto di vista, un tono di voce personale e una luce tutta sua anche su argomenti molto inflazionati.

4. Un bravo web writer è un esperto social media manager

scrivere per il webPerché?

Perché i social media offrono tutto ciò di cui si alimenta la sua professione:

  • Una vetrina dove condividere il proprio lavoro in maniera immediata e gratuita.
  • Una community di follower da coltivare.
  • Colleghi e publisher con cui interagire.
  • La possibilità di incontrare esperti del settore.

Conclusioni

Ormai ti sarà chiaro che scrivere per il web è molto diverso dallo scrivere sulla carta.
Un bravo creatore di contenuti non deve “solo” saper scrivere, ma possedere anche tutta una serie
di competenze aggiuntive sulla content creation, la ricerca di fonti autorevoli, la SEO e il social media management.

Se ritieni che queste competenze possano esserti d’aiuto per la comunicazione e il marketing della tua azienda, perché non ne parliamo a tu per tu?

A presto!

Consulente o freelance?

Sei una consulente o una freelance?

consulenteAnche a te è capitato di sentire spesso questa domanda? Se anche tu lavori nel mondo di internet, sicuramente sì.

In effetti con la crescita costante dei professionisti digitali e del lavoro online (meno male!), aumentano e si diversificano di pari passo anche i ruoli professionali.
Non sempre, a mio avviso, è possible distinguerli in maniera netta.
Spesso le competenze e i servizi si compenetrano gli uni negli altri.

Consulente e freelance: cosa li differenzia?

Molte persone confondono i liberi professionisti con i consulenti e viceversa.
Eppure una distinzione esiste e risiede tutta nel modo in cui vengono percepite le due professioni.

C’è un passaggio di quest’articolo su FastCompany che trovo illuminante. Tradotto recita più o meno così:

Le parole che usiamo influenzano la percezione che gli altri hanno di noi. Dicendo di essere dei liberi professionisti (freelance, ndt) spesso non comunichiamo in maniera efficace che siamo degli esperti nel nostro campo e che non siamo disposti ad accettare lavori (e compensi) di bassa qualità.
Potrebbe sembrare un pregiudizio ingiusto, ma è così.
Troppo spesso i clienti considerano i freelance dei lavoratori a basso costo piuttosto che dei partner strategici.

E ho paura che questo accada proprio fin troppo spesso.

Consulente

Vediamo la definizione che un dizionario di italiano dà di consulente:

Professionista a cui si ricorre per avere consigli e chiarimenti su questioni di sua specifica competenza

Freelance

Come viene definito un freelance dallo stesso dizionario?

Chi nell’ambito delle libere professioni, soprattutto in campo giornalistico, pubblicitario e commerciale, viene retribuito per singola prestazione d’opera, senza essere legato da un contratto

 

segretaria onlineCogli anche tu la (enorme) differenza?
Sembra quasi che un/a freelance sia un/a dipendente con la Partita Iva che lavora su singoli progetti o task a termine.
Una volta terminato il progetto che gli è stato assegnato, il suo rapporto con il cliente termina fino al prossimo incarico.

Invece un consulente viene percepito come un professionista molto più autorevole, slegato da scadenze o singole assegnazioni.
Perché le soluzioni che offre sono preziose indipendentemente dal tempo necessario per crearle.
Il cliente, insomma, lo percepisce come un esperto degno di un investimento per il suo business.
Soprattutto, lo coinvolge quasi come un partner in grado di fornire esperienza e valore in una specifica area.
Senza che, da parte sua, il consulente debba spendere tempo ed energie per cercare di convincerlo.

Parafrasando

Un freelance vende il propio tempo, un consulente vende il proprio valore.

Ma è davvero necessario scegliere?

segretaria onlineMeglio ancora: è davvero necessario che la scelta si riduca soltanto a due titoli professionali?

Ovviamente no. Anzi.

La strategia di personal branding che si deciderà di utilizzare farà tutta la differenza.

Secondo me la scelta del titolo professionale dev’essere quanto più creativa possibile (c’è un articolo di Alexandra Franzen che ho trovato molto utile a questo riguardo). Soprattutto: dev’essere tutta forgiata attorno al tuo pubblico target di riferimento.

A chi ti rivolgi? Chi è il tuo cliente ideale? Questo interessante post di Gioia Gottini spiega molto bene la questione.

Per definire il tuo target puoi anche ricorrere alla tecnica del cosiddetto journaling (creata dalla fantastica Marie Forleocalandoti completamente nei suoi panni del tuo cliente ideale.
Anche in questo caso Gioia Gottini corre in nostro aiuto.

Conclusioni

Quando si è professionisti indipendenti il personal branding è tutto. Investire il giusto tempo nella definizione del tipo di professioniste/i che vogliamo essere e, prima ancora, nel tipo di cliente a cui ci vogliamo rivolgere è fondamentale per la sopravvivenza stessa del nostro business.

Ti lascio con questa mia riflessione:

Se un freelance vende il proprio tempo e una consulente vende il proprio valore, allora tutti/e dovremmo aspirare ad essere degli imprenditori. E vendere il nostro business.

In ogni caso, se vuoi sapere se per te posso essere più freelance o più consulente 🙂 clicca qui oppure contattami.

Come usare Instagram in maniera professionale: creare un calendario editoriale di un mese

Ho già parlato diverse volte di come usare Instagram in maniera professionale e di quali siano gli step da seguire per impostare e gestire un profilo aziendale o utilizzare gli hashtag in maniera ottimale.

Quando si parla di social, però, si sa che sono i contenuti a fare la vera differenza. È quindi fondamentale pubblicarli in maniera regolare. Il problema è che (molto) spesso non si ha abbastanza tempo da dedicare a quest’attività. Ne so qualcosa: è capitato spesso anche a me.

Le buone pratiche di Instagram

strategia instagramHo quindi provato a trovare una strategia, un processo che
mi aiutasse a pubblicare post in maniera più sistematica.

Dopo un po’ di ricerca ho capito che la presenza di una programmazione strategica da attuare prima di iniziare a pubblicare, è fondamentale.
Ho quindi iniziato a creare un calendario editoriale mensile partendo dalle buone pratiche di Instagram.

Vediamole una per una.

1. Scopri quali sono le “Giornate Internazionali” del mese

O anche se, nel corso del mese, ci sono eventi importanti (ad esempio gli Oscar).
Questi avvenimenti raccolgono un forte interesse sui social, creando un vivace “buzz”.
Se ogni tanto si dedica un post ad uno o più di questi temi “popolari” si creano buone opportunità di acquisire nuovi follower.

Ecco l’elenco ufficiale delle Giornate Internazionali. Devo dire che sono sempre di più e sempre più curiose. Ce n’è qualcuna che potresti sfruttare per il tuo business?

Ad esempio, trovo molto smart che questo ristorante “sfrutti” la Festa della Donna (vedi gli hashtag) per promuoversi:

2. Trova gli hashtag correlati e di tendenza

E a proposito di hashtag, per capire come usare Instagram in maniera efficace è fondamentale capire come utilizzarli: è grazie a loro se le persone trovano te e i tuoi contenuti.

Oltre a quelli che sono sempre di tendenza, ce ne sono sono alcuni che diventano (molto) popolari durante alcuni mesi specifici perché relativi all’evento o alla Giornata particolare che si celebra quel mese (vedi immagine sopra).

Il consiglio è di non scegliere quelli che vengono utilizzati milioni di volte (il tuo post comparirebbe nel feed mezzo secondo per poi scomparire nel mare di tutti gli altri che stanno utilizzando lo stesso hashtag nello stesso momento), ma quelli molto simili che, però, hanno un utilizzo più basso.

Ad esempio, per il mese di marzo l’hashtag #primavera è molto utilizzato: più di 7 milioni di volte.

strategia instagram

L’hashtag ideale da utilizzare in questo caso potrebbe essere #primavera2018: usato oltre 27.000 volte.
Un ottimo numero.

strategia instagram

3. Trova gli influencer del tuo settore

Citare gli influencer del tuo settore nelle didascalie è una buona mossa per rendere il tuo business visibile a moltissimi nuovi potenziali follower.

strategia instagram

4. Definisci e diversifica il tipo di contenuti

Questa domanda è il vero cuore del tuo calendario editoriale:

Che tipo di contenuti ed immagini vuoi pubblicare?

Non è necessario che siano sempre dello stesso tipo.
Ad un’immagine di una località o della tua vita personale puoi alternare un consiglio professionale (business tip), una frase motivazionale o il tuo nuovo blog post.

Una volta definiti i contenuti che vuoi pubblicare, associa ogni post ad un giorno del mese e prova a rappresentare il tutto in un’unica immagine.

Et voilà: ecco pronto il tuo calendario editoriale per i prossimi 30 giorni.

strategia instagram

PRO TIP 1. Per creare o modificare le singole immagini o post (o il calendario editoriale stesso) puoi aiutarti con dei programmi di grafica come Canva: semplice e gratuito.

PRO TIP 2. Ovviamente, se nel corso del mese ci sono una Giornata Internazionale o un evento “pop” che ritieni possano aiutarti col tuo business, ricorda di inserirli nel calendario editoriale.

PRO TIP 3. La qualità delle immagini è un aspetto importantissimo su Instagram. Per sapere dove trovare immagini senza copyright, professionali, gratuite e di altissima risoluzione dai un’occhiata qui.

PRO TIP 4. Se utilizzare sempre lo stesso tipo d’immagini non è necessario, uno stile grafico uniforme e riconoscibile è, al contrario, uno dei pilastri di una buona strategia di branding.
Scegli o crea una tua personale paletta di colori (possibilmente con gli stessi colori del tuo logo) ed applica quei colori ad ogni immagine (con Canva è facilissimo).
Se non hai ancora la tua palette, trova il codice del colore prevalente del tuo logo con Colorpick Eydropper (un’estensione di Chrome), inseriscilo nel tool Coolors…et voilà: la tua paletta di colori è pronta!

5. Programma i post con i tool giusti (e gratuiti)

Questa strategia, però, non funziona se non si automatizza tutto il processo.

Una volta che avrai preparato tutti i post del mese, quindi, utilizza uno dei tool disponibili gratuitamente sul Web per programmare la data e l’ora di pubblicazione.

Te ne elenco alcuni:

Le versioni gratuite di questi tool hanno alcune limitazioni: il piano gratuito di Buffer permette di programmare fino ad un massimo di 10 post e Later Planoly non consentono la pubblicazione di video (ma puoi utilizzarli gratuitamente se non hai incluso video nella tua strategia editoriale).
È sempre possibile fare un piccolo upgrade a costi piuttosto contenuti: col piano “Awesome” di Buffer si possono programmare fino a 100 post per 10 dollari al mese.

Se invece ti è possibile investire in tool a pagamento, ecco le mie raccomandazioni:

Cosa ne pensi?

Hai bisogno di maggiori informazioni o di ulteriore supporto nella gestione di Instagram? Fammelo sapere.

Se invece ti piace la mia pagina Instagram, ti va di lasciarmi un Like?

Scrivere per il web: le 5 cose da fare e le 5 cose da non fare

Sono da sempre convinta che scrivere per il web preveda una serie di regole da rispettare e un’altra serie di passi falsi da evitare a tutti i costi.

Che si sia copywriter professionisti, web editor o web writer, la creazione di articoli- o contenuti di testo in genere- ha un suo decalogo (immutabile ed intramontabile) da seguire fedelmente, quasi come fosse una specie di Bibbia dei professionisti della comunicazione scritta.

Iniziamo con le 5 cose da fare se si vuole scrivere per il web:

1. Conosci il tuo pubblico

web editor

Probabilmente te lo sarai sentito ripetere fino alla nausea. Lo capisco, ma è proprio così. Non parlo solo di conoscere gli aspetti anagrafici. Chiediti piuttosto:

  • Cosa piace a chi ti legge?
  • Cosa lo interessa?
  • Cosa attira la sua attenzione?
  • Quali problemi e sfide deve affrontare?
  • Come puoi aiutarlo?

Questo passaggio è fondamentale per creare sin da subito contenuti che parlino direttamente ai loro bisogni o desideri.

Prendili per mano e portali dove vuoi tu.

2. Fai una ricerca delle parole chiave

Confesso che  neanch’io ho sempre seguito questa regola. A volte ho solo voglia di condividere dei consigli o delle riflessioni personali. Ma tutte le volte che ho ricercato le parole chiave, l’articolo si è posizionato benissimo sui motori di ricerca. Perché? Perché andando incontro a ciò che la gente cerca o desidera sul web, dimostri empatia nei loro confronti.
Se non sai da dove cominciare con la ricerca delle parole chiave, dai un’occhiata qui.

3. Descrivi i benefici piuttosto che le caratterstiche

scrivere per il webHai un prodotto fantastico? Ottimo.
Hai tentato di promuoverlo passando gran parte del tuo tempo
a descriverne tutti i singoli aspetti tecnici
che lo rendono così unico?
Tempo abbastanza sprecato.

Invece di focalizzarti su cosa i tuoi clienti dovrebbero compare concentrati sul perché dovrebbero farlo.

Oltre a fare leva sulle emozioni di un lettore, questo approccio ti aiuta anche a creare una storia del prodotto. Un racconto molto più avvincente che rimarrà impresso nella mente di chiunque molto più a lungo di una promozione basata su numeri e descrizioni.

4. Scrivi headlines magnetiche e coinvolgenti

Se non lo fai hai già perso una buona quantità di traffico, conversioni e condivisioni.

Perché?

Secondo Copyblogger, l’80% delle persone leggerà i tuoi titoli, solo il 20% leggerà, poi, i tuoi contenuti .
Suona molto ingiusto lo so, ma è per questo che creare titoli accattivanti è una regola molto importante dello scrivere per il web.

5. Rendi felici i tuoi lettori

scrivere per il webScrivere contenuti che diventino virali è forse il sogno di ogni web writer.
Ma anche se non fosse così, sapevi che gli utenti hanno maggiori probabilità di condividere contenuti che li rendono felici?
Il concetto è spiegato molto chiaramente in questo post sulla Scienza delle Emozioni del blog di Buffer.
In particolare quando vengono citate le parole di Abigail Posner, responsabile delle strategie creative di Google:

Quando vediamo o creiamo un’immagine che ci rallegra, la inviamo agli altri per dargli un po’ di quell’energia ed effervescenza. Ogni dono contiene lo spirito del donatore. Inoltre, ogni immagine ricorda a noi e agli altri che siamo vivi, felici e pieni di energia (anche se potremmo non sentirci sempre così in quel momento). E quando mettiamo un “Mi Piace” o commentiamo una foto o un video che ci viene inviato, inviamo di nuovo un regalo al mittente. […] Questo regalo condiviso contribuisce ad uno scambio di energia che amplifica il nostro piacere. Ed è qualcosa che ci sentiamo obbligati a fare.

Ed ecco le 5 cose da non fare se si vuole scrivere per il web:

1. Non rendere i contenuti troppo lunghi e complicati

web editorSul web ci sono mille distrazioni ogni singolo momento e l’attenzione degli utenti è MOLTO più bassa della vita reale (secondo il TIME è addirittura più bassa di quella di un pesce rosso…!).

È fondamentale, allora, che la lettura sia quanto più semplice
e scorrevole possibile:

  • Rimuovi le parole non necessarie
  • Mantieni il tuo linguaggio semplice
  • Rileggi più volte
  • Suddividi il testo in (pochi) paragrafi
  • Usa il grassetto per i concetti più importanti
  • Suddividi il testo in elenchi puntati e numerati (come questo)
  • Alterna i contenuti visivi (immagini e video) ai contenuti di testo

2. Non dimenticare link e Call-To-Action

Includere link interni ed esterni nei propri contenuti è sempre un’ottima pratica SEO: i primi manterranno gli utenti più a lungo sul tuo sito, i secondi (se puntati verso fonti autorevoli) ti aiuteranno a creare una buona strategia di backlink.

E a proposito di “indirizzare i lettori”…qual è il modo migliore per far compiere un’azione ai tuoi lettori? Semplice: chiedergliela.

Mentre molti ritengono che gli inviti all’azione (le cosiddette Call-To-Action o CTA) siano troppo semplicistici ed esplicativi, diversi case study dimostrano quanto in realtà siano una parte essenziale di un buon copywriting.
Ricorda, quindi, che tutto ciò che scrivi dovrebbe includere inviti all’azione (convincenti).

Le Call-To-Action hanno un enorme valore perché incoraggiano le persone a cliccare, acquistare, scaricare o condividere, aiutandoti a raggiungere gli obiettivi del tuo brand…e a far crescere la tua azienda!

3. Non esagerare e non mentire

web editorSe non hai ancora fatturato un milione di dollari online, per favore non dire che lo hai fatto. Se nessuno ha la minima idea di chi tu sia, non affermare il contrario. Sii onesto/a.

Contrariamente a quello che ogni marketer sulla terra vorrebbe far credere, dicendo di essere “il/la migliore del mondo” in qualcosa rischi di perdere credibilità.

Le persone capiscono da sole che cosa sia un “grosso affare” e cosa no, e questo vale anche per la tua azienda.

Se si è veramente bravi in qualcosa si dovrebbe semplicemente provare a spiegare perché lo si è.
Magari rafforzando la propria tesi attraverso case study, statistiche, testimonial, report ecc ecc. Insomma attraverso dati o parole altrui, più che le proprie.

4. Non fare un uso eccessivo delle parole chiave

Anche se al punto 2 delle 5 regole da seguire ho consigliato di utilizzare le parole chiave, attenzione alle mille insidie della SEO.
Se le keyword vengono ripetute troppo spesso all’interno di un testo si rischia di incappare nel cosiddetto keyword stuffing: un effetto “robotico” che inciderà negativamente sulla leggibilità del tuo contenuto, sul suo tasso di conversione e sulla sua posizione nella SERP.
Insomma, i lettori scapperanno dalla tua pagina e i motori di ricerca ti penalizzeranno.
Per evitare la cosa, puoi avvalerti di appositi plugin come SEO Yoast (per WordPress) che segnalano la giusta frequenza della parola chiave.

scrivere per il web

5. Non fare errori ortografici

Potrà sembrare banale e scontato da dire, ma io resto sempre stupita di quanto certi errori siano ancora diffussissimi (avete notato quante volte si scriva “apposto” invece di “a posto”? Io soffro tantissimo!).

Il dizionario italiano è nostro amico. Consultiamolo spesso 🙂

Cosa ne pensi?

Hai bisogno di supporto nella creazione di contenuti? Ti serve aiuto nella creazione o la gestione di un blog aziendale?
Parliamone insieme!

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

La verità è che sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti, per la maggior parte) che permettono ad una segretaria virtuale di operare. I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere, dipendono spesso dal fatto che spesso si ignora l’esistenza di questi strumenti. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Come spiego nel video qui sotto, sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano. Entrambi permettono anche di preparare ed emettere preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti e lo personalizzo in base agli accordi presi. Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per apporre la mia firma e quella del/la cliente. La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale (quella fatta a mano, per intenderci) che viene poi digitalizzata e caricata su Hellosign. In questo modo la burocrazia si sfoltisce parecchio.

Ovviamente è sempre possibile stampare il contratto, firmarlo e reinviarmi la copia scansionata, se lo si preferisce.

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a nuovo/a cliente acquista un pacchetto di ore per delegarmi alcune attività, utilizzo Toggl.
Si tratta di un vero e proprio timer per tenere traccia di tutte le ore che dedico alle attività che mi sono state assegnate.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma, se lo desidera, può richiedermelo in qualunque momento) in modo che possa avere un quadro chiaro e completo di come ho svolto il mio lavoro per li/lei, giorno per giorno.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto.
Oltre a quella tutta psicologica di “perdere il controllo” di tutta o parte della propria attività, ma questo tema lo affronto nel prossimo paragrafo.

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o conti bancari (quando mi viene delegata l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e “blindata”.
Si tratta di LastPass (il mio preferito: offre un’infinità di funzioni ed è totalmente gratuito), 1Password o Dashlane.

Anti-Virus e VPN

segretaria onlineIn merito alla sicurezza del pc, mi sono (ovviamente) dotata di un anti-virus.

Mi sono attrezzata anche per Wi-Fi non privati (cioè tutti quelli che non sono quello di casa mia…).

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working devo collegarmi ad una rete Wi-Fi pubblica.
Ed è risaputo che presentano dei rischi maggiori perché sono un ottimo canale per attacchi esterni a dati sensibili e file privati.

Fortunatamente la soluzione esiste ed è piuttosto semplice: basta utilizzare un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) e collegarsi al Wi-Fi tramite essa.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Questo è possibile perché tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN ti consiglio questa utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che per me è, di fatto, una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non esiste fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, a dirla tutta).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati sensibili, informazioni personali e, in ultima analisi, alla gestione stessa di una parte del suo business?

Ti invito ad una riflessione: la sopravvivenza stessa del mio business dipende esclusivamente dalla mia reputazione.
Oltre che eticamente deprecabile (e penalmente perseguibile), fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani. 

In ogni caso, la community delle Assistenti Virtuali italiane si è resa conto che fosse necessario dare un segnale concreto di affidabilità e professionalità e si è dotata già da diverso tempo di un codice etico (a cui aderisco anch’io ovviamente!) il quale

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Puoi consultarlo qui.

Vuoi saperne di più?

Hai ancora dei dubbi? Puoi richiedermi una consulenza gratuita per parlarne di persona. Sarò felice di rispondere a tutte le tue domande.

Marketing online: perché i funnel lo hanno rivoluzionato

Cos’è un funnel?

È un insieme di elementi e sequenze automatizzate per convertire il proprio traffico in clienti

Considerati da molti l’evoluzione tecnologica del sito internet (inteso come mero sito vetrina), i funnel sono dei sistemi “attivi” e dinamici pensati per far vivere all’utente un’esperienza che lo porti a compiere un’azione voluta (conversione), solitamente di acquisto dei propri prodotti o servizi.
In altre parole, i funnel sono pensati per trasformare gli utenti in clienti tramite la costruzione di una relazione educativa ed informativa finalizzata alla vendita.

Perché impiegarlo in una digital strategy?

La parola funnel viene dall’inglese e significa imbuto. Questa è effettivamente la forma che hanno i funnel classici, come quello che ho utilizzato per parlare di inbound marketing.

inbound marketing funnel

Uno dei massimi esperti di marketing online a livello mondiale, Jay Abraham, sostiene che in qualunque business, per crescere, ci siano solo 3 modi:

  1. Aumentare il numero dei clienti
  2. Aumentare il valore medio delle transazioni
  3. Aumentare la frequenza degli acquisti per ogni cliente (aumentando così il valore medio di ogni transazione)

Esistono infinite strategie e tattiche che si possono utilizzare per raggiungere questi tre obiettivi, ma un funnel è la risposta più efficace, concreta e mirata al raggiungimento di tutti e 3 i punti chiave.

 

Fare marketing online utilizzando la Scala dei Valori

Grazie a ClickFunnels  (la sua startup, oggi multimilionaria), Russell Brunson ha rivoluzionato il mondo dell’online marketing.

Volendo riassumere il suo pensiero, Brunson afferma che è necessario pensare al proprio business non tanto come ad un cono, bensì come ad una scala del valore (value ladder) per cui, più sale la tipologia di valore che offri al cliente, più aumenta il prezzo.


La scala del valore facilita molto la progettazione del proprio business o il lancio di prodotti o servizi perché aiuta a mettere in pratica i 3 punti chiave illustrati da Abraham, immaginando che ogni punto corrisponda ad un gradino della scala e applicandovi il funnel più adatto.

Questo è possibile perché non esiste un solo tipo di funnel (soprattutto: non solo quello a cono), ma molteplici.
In questo modo si può utilizzare, di volta in volta, quello più specifico per la fase in cui si trova l’utente (informativa, educativa, o di acquisto vero e proprio) ottimizzando così gli obiettivi di conversione e vendita prefissati.

Conclusioni

Il funnel marketing è considerata l’ultima frontiera del marketing online perché è un vero e proprio sistema automatizzato pensato per ottimizzare sin da subito i costi e il tempo impiegati nell’acquisizione di clienti.

Se hai bisogno di supporto per rafforzare la presenza online del tuo business, parliamone insieme.

Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

  • Brainstorming sui regali di Natale.
  • Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
  • Invio di biglietti d’auguri.
  • Organizzazione della cena aziendale.
  • Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

assistente virtualeCome Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

assistente virtualeSe hai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno puoi delegare tutto ad un’ Assistente Virtuale. Un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.

Oppure puoi delegarle la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network.

Immagini di branding per le festività

assistente virtualeUn’Assistente Virtuale che sappia creare immagini online può farne di specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale.

Può inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che le indicherai o semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

assistente virtualeAssicurati che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale. Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.

Gestione della newsletter

holiday seasonSe hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto.

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornire tu il contenuto della newsletter alla tua Assistente Virtuale e ci penserà lei a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure, se vi conoscete da più tempo, puoi delegare l’intero task a lei.

Amministrazione e contabilità

holiday seasonCon la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare. La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

  • Gestione dei propri conti e pagamenti.
  • Procedure e pratiche fiscali.
  • Richiesta di fatture a clienti e fornitori.

 

Organizzazione viaggi

assistente virtualePuoi avvalerti del mio supporto per:

  • Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
  • Prenotazione di voli e alberghi.
  • Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

assistente virtualeTi chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto?

Se voi saperne di più contattami.

Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.
Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo
attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.
Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).
Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici alla gestione delle fatture attive e passive.

Delegare la gestione di telefonate ed email

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂
Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tour e visite
  • Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
  • Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

servizi segreteria online
Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
    (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di sondaggi e feedback necessari
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, contattami senza impegno: cercheremo di adattare i miei servizi alle tue esigenze.

7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail…e tutte le novità dell’ultima versione.

googleÈ inutile girarci intorno: l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono tanti:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in caselle dedicate).
  • C’è dentro tutto il mondo Google: drive, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc.
    In altre parole, aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di “big G”.

Utilizzare un account Gmail per il proprio lavoro può aiutare già parecchio ad ottenere una casella di posta funzionale e professionale.
In più esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali.
Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se si vuole crearne una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, gli account social e addirittura dei contenuti dinamici e una propria foto.
Inserire una fotografia nella firma in calce alle email è solitamente qualcosa di poco considerato, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che

Gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Per questa funzione esiste un’estensione comoda e gratuita: Right-In-Box.
Oltre a programmare l’invio di un’email per una data ed un orario specifici, funziona anche come reminder per aiutarci a rispettare scadenze, inoltrare follow-up e svolgere qualunque attività lavorativa che richieda un minimo di organizzazione della propria casella di posta aziendale.
Insomma un’estensione piccola piccola, ma che rende la gestione del proprio lavoro molto più fluida e semplice.

Inviare email da un indirizzo diverso da Gmail

Ormai è inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica.
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, è possibile centralizzare le nostre email esistenti deviandole tutte nella nostra casella Gmail in modo che possano essere gestite unicamente da lì.
In questo modo, non solo riceveremo tutta la nostra posta elettronica in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica far partire i nostri messaggi.

Risposte predefinite e autoresponder

Ecco altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessuna estensione perché già presenti in Gmail:

1. Le risposte predefinite. Si possono configurare dalle Impostazioni e cliccando poi su Avanzate.
Possono far guadagnare molto tempo se si ricevono spesso email dal contenuto simile (ad esempio la richiesta di primo contatto o di informazioni da parte di potenziali clienti).

2. Il risponditore automatico. È molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile farlo in tempi brevi.
È completamente personalizzabile e si attiva anch’esso dalle Impostazioni.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali e consente l’annullamento dell’invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione.
Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione configurata!

Usare gli alias (e gestire le newsletter)

Ho già parlato in questo post di Gmail Unsubscriber: un’estensione da installare per evitare che le decine di newsletter a cui siamo iscritti ci intasino la casella di posta.
Con Gmail si può anche sfruttare la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso, ma grazie a questa funzione, ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

La nuova interfaccia di Gmail e tutte le novità

Lo scorso aprile Google ha letteralmente “rifatto il look a Gmail ideando una nuova interfaccia e aggiungendo moltissime nuove funzionalità. Risultato: il suo utilizzo è ancora più veloce, smart e sicuro. Sia da desktop che da mobile.
Ecco le novità più interessanti.

#1. La grafica

In perfetto stile Google, il nuovo design di Gmail è “fresco, ordinato e pulito”.
Sono state introdotte tre modalità di visualizzazione tra cui scegliere (Default, Comfortable, Compact) con una diversa densità e quantità di elementi grafici.
Inoltre l’accesso alle altre app di Google (Calendar, Hangouts, Drive ecc.) è diventato più rapido e intuitivo.

#2. La lettura posticipata delle email o “email snoozing”

Con questa funzione, puoi mettere un’email in modalità “snooze” (cioè posticipata) per una data e/o un orario futuri.
Supponiamo che tu riceva un’email a cui non puoi rispondere immediatamente. Cliccando sull’icona dell’orologio puoi impostare la data e l’ora in cui sai che avrai modo di gestirla.
segretaria part time

#3. L’attivazione della modalità “riservata”

Questa nuova funzione è un’incredibile miglioramento della sicurezza delle nostre email.
Si attiva cliccando sull’icona del lucchetto in fondo alle email e permette di inviare messaggi di posta che non possono essere inoltrati, copiati, scaricati o stampati.
È perfetta per assicurarci che eventuali informazioni sensibili contenute nei messaggi di posta rimangano solo tra noi e il destinatario.

google

#4. L’email che “si autodistrugge”

È tutto vero: l’immagine qui sopra mostra che è anche possibile selezionare un periodo di tempo trascorso il quale il messaggio email…si autodistruggerà!

#5. Proteggere le email con una password

Cliccando sempre sull’icona a lucchetto e selezionando “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno una password tramite SMS (assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo) con cui potranno aprire il messaggio di posta.

virtual office

#6. Utilizzare Gmail offline

Attivando questa modalità dall’apposito menù, ti sarà possibile comporre email anche senza una connessione Internet. I messaggi verranno salvati e sincronizzati per l’invio non appena tornerai online.

Esistono diverse altre funzioni da scoprire nella nuova versione di Gmail (risposte intelligenti, follow-up ecc).
Per conoscerle tutte puoi dare un’occhiata alla guida online appositamente predisposta da Google.

Ormai ti sarà chiaro che le funzionalità offerte da Gmail possono semplificare moltissimo il tuo lavoro.

Hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business?
Vorresti delegarmi la gestione della casella di posta aziendale?
Parliamone di persona.

 

 

Ufficio virtuale: 10 tool per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Quando, come Assistenti Virtuali, veniamo in caricate della gestione del back office commerciale, dobbiamo ricoprire molteplici incarichi di responsabilità: dall’organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti. O dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi.
Spesso e volentieri in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per assicurarsi dei risultati concreti e in tempi rapidi è fondamentale affiancare le proprie skill organizzative a dei supporti tecnologici affidabili e performanti.
Fortunatamente questi strumenti esistono e sono sempre più sofisticati.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office molto più fluida ed efficace.

1) PrimaErp per la gestione dei progetti

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progetti e per la fatturazione.
Ciò che apprezzo molto di questo software è la flessibilità: può essere utilizzato da team distribuiti, singoli lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse multinazionali.

2) Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro semplice perché permette di catalogare in maniera molto intuitiva le schede di ogni singolo cliente.
E non solo: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

3) Google Drive per la creazione e la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 giga di spazio di archiviazione gratuito per creare e condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro.
Una vera e propria Suite per l’ufficio.
Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare file da pc, allegarli in una mail, inviarli, attendere un feedback per poi scaricarli e modificarli nuovamente (e continuare in questo rimbalzo infinito di file ed email).
La documentazione è tutta nello stesso posto, accessibile, modificabile e scaricabile in ogni momento da tutti i membri del team.

4) Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotel o noleggio auto.
E nemmeno del più popolare.
Ma a differenza degli altri trovo l’interfaccia di Hipmunk molto più intuitiva e user-friendly.
Perché oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi, ti consente anche di visualizzare gli alberghi sulla mappa e personalizzare al meglio la prenotazione in base alle richieste del/la cliente (più o meno vicino al centro città, all’aeroporto, alla spiaggia ecc.)
Inoltre Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica transazione.
In più si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

5) Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di partecipanti) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

6) Buffer per il social media management

Anche se il social media management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda.
L’interfaccia di Buffer permette di visualizzare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed eventualmente modificarli, riprogrammarli o eliminarli).
Oltre alla possibilità di impostare una data ed un orario distinti per ciascuna piattaforma social, Buffer esegue un’analisi automatica dei dati e dell’audience e crea dei report facilmente consultabili.
Inoltre suggerisce i giorni e le ore migliori per la pubblicazione dei contenuti.

7) Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli.
Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e visualizzarli in un unico colpo d’occhio sul calendario.

8) Due.com per la fatturazione e i pagamenti online

Nella gestione di un back office commerciale le fatture ricoprono un ruolo primario.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow quanto più fluido ed affidabile possibile.
Sul web esistono diversi tool gratuiti, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture e le transazioni online.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali ed è ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

9) Gmail Unsubcriber per la gestione e il decluttering della casella di posta

Quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero?
Gmail Unsubscriber è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e in pochi secondi ci restituirà un elenco di tutte le liste a cui siamo iscritti.
A quel punto si possono selezionare ed eliminare tutte le newsletter che non ci interessano più, in pochissimi clic.

10) LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Decine? Centinaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni e dati sensibili come i conti bancari online o i siti per processare pagamenti come PayPal.
Secondo una delle regole non scritte della sicurezza sul Web, è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per più di un account.
Allora come facciamo a memorizzare tutte le password che creiamo?
Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esistono tantissimi tool per snellire drasticamente i nostri task quotidiani e rendere il flusso di lavoro agile e veloce.

La lista non si esaurisce qui e per ogni punto potrei indicare almeno altri 3 strumenti alternativi.
Se vuoi sapere come posso aiutarti nella gestione da remoto del tuo ufficio, richiedimi una consulenza gratuita.
Mi farebbe molto piacere poterci confrontare di persona.