Segretaria 24. Un’Assistente Virtuale è molto di più

L’Assistente Virtuale ha ridefinito il ruolo della segretaria tradizionale. Iniziare una collaborazione da remoto con un’ AV permetterà al titolare di un’attività di rimettersi al passo con gli attuali modelli business che si allontanano sempre di più da quelli tradizionali, prediligendo forme di lavoro e collaborazioni più snelle ed agili. Molto più improntate al raggiungimento degli obiettivi, peraltro (vedi alla voce smart working).

Segretaria24: i costi. Collaborare con un’Assistente Virtuale è più o meno conveniente?

Nel complesso, gli assistenti virtuali forniscono un forte supporto di back office a una frazione del costo del personale dipendente. Lavorando a stretto contatto direttamente con i titolari di aziende o attività, sono in grado di eseguire task essenziali che richiedono molto tempo. Delegando a loro una parte del tuo business, libererai il tuo tempo e la tua attività vedrà sicuramente una crescita maggiore. Inoltre pagherai solo per le ore effettivamente lavorate. Qui puoi trovare una spiegazione più dettagliata su come funziona la collaborazione.

Servizio di segreteria

In uno dei post “storici” della International Virtual Assistants Association (IVAA) vengono descritti ben 101 servizi di segreteria che un’Assistente Virtuale può svolgere per te. L’elenco non si limita ai soli incarichi di tipo amministrativo, ma si estende anche ai servizi di web marketing (social media, blogging, newsletter e molto altro) che fanno dell’Assistente Virtuale una vera e propria project manager capace di supportarti a 360 gradi nella crescita del tuo business.

Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

  • Brainstorming sui regali di Natale.
  • Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
  • Invio di biglietti d’auguri.
  • Organizzazione della cena aziendale.
  • Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

assistente virtualeCome Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

assistente virtualeSe hai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno puoi delegare tutto ad un’ Assistente Virtuale. Un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.

Oppure puoi delegarle la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network.

Immagini di branding per le festività

assistente virtualeUn’Assistente Virtuale che sappia creare immagini online può farne di specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale.

Può inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che le indicherai o semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

assistente virtualeAssicurati che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale. Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.

Gestione della newsletter

holiday seasonSe hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto.

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornire tu il contenuto della newsletter alla tua Assistente Virtuale e ci penserà lei a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure, se vi conoscete da più tempo, puoi delegare l’intero task a lei.

Amministrazione e contabilità

holiday seasonCon la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare. La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

  • Gestione dei propri conti e pagamenti.
  • Procedure e pratiche fiscali.
  • Richiesta di fatture a clienti e fornitori.

 

Organizzazione viaggi

assistente virtualePuoi avvalerti del mio supporto per:

  • Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
  • Prenotazione di voli e alberghi.
  • Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

assistente virtualeTi chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto?

Se voi saperne di più contattami.

Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come delegare in remoto.

Ho già illustrato alcuni tools e servizi di segreteria online che si possono svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e le possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più numerose.
Grazie agli strumenti che oggi la Rete ci mette a disposizione, infatti, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria, amministrazione e back-office che si desiderano.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte (quando non tutte) delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti. Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione è possibile crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo attraverso tools online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely in caso di clientela internazionale.
Può inoltre occuparsi della creazione di un database, del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc.).
Più in generale, si possono ricoprire praticamente tutte le attività di receptionist e di gestione conti bancari e di pagamenti di cui si ha bisogno: dall’invio bonifici al saldo di bollette o fatture proprie.

Delegare la gestione di email, calendario e pianificazione di eventi

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori. Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass e la mail aziendale, anche se già esistente, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tours e visite
  • Planning tappa per tappa in caso di viaggi di piacere o “on-the-road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive).
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore e sulle attività ecc. ecc.)
  • Inserimento dati in Word o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online.
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti.

Servizio di ricerche in internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Delegarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole quantità di tempo.

Webinars, meetings e video conferenze

servizi segreteria online
Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di eventuali sondaggi e feedback
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria. È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle. E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella serie di servizi online che rientrano nella più ampia categoria del web marketing: dalla gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), al blogging e il SEO copywriting, all’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, richiedimi un preventivo o contattami.

7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail.

googleÈ inutile girarci ancora intorno: oggi l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono molteplici:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in 3 caselle dedicate).
  • C’è dentro tutto il mondo Google (Google apps, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc ecc): aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di big G.

Utilizzare un account Gmail per il lavoro è considerato già abbastanza professionale, ma esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali. Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se se ne vuole creare una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, i canali social e addirittura una propria foto.
Forse quest’ultima è un aspetto poco considerato dai più, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che “gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email”.

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Per questa funzione esiste un plugin comodo e gratuito: Right-In-Box.
Oltre a programmare l’invio di un’email per una data ed un orario specifici, funziona anche come reminder per aiutarci a rispettare scadenze, inoltrare follow up e svolgere qualunque attività lavorativa che implichi l’utilizzo della casella di posta elettronica.
Insomma un’estensione piccola piccola, ma che in molti casi porta l’organizzazione del proprio lavoro su tutto un altro livello.

Inviare email da un indirizzo diverso

È ormai inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica (se siamo fortunati).
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, Gmail permette di aggiungere tutte le nostre email esistenti alla sua casella di posta per poter inviare e ricevere dal solo account Gmail con qualunque indirizzo di posta desideriamo.
In questo modo non solo avremo tutte le email in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica inviare i nostri messaggi.

Risposte predefinite e autoresponder

Altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessun plugin perché già integrate in Gmail.

1. Le risposte predefinite, che si possono creare da Impostazioni e poi Labs,  possono far guadagnare molto tempo se si hanno molte email con un contenuto simile a cui rispondere.

2. Il risponditore automatico è molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile rispondere in tempi brevi. Si attiva anch’esso da Impostazioni e poi scorrendo fino in fondo l’elenco del menu Generali.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali  e consente l’annullamento dell’ invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione. Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione impostata.

Usare gli alias (e controllare le newsletter)

Ho già parlato in questo post dei tools da utilizzare per evitare che le newsletters ci intasino la casella di posta.
Se si possiede Gmail si può sfruttare anche la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso.
Grazia a questa funzione ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

Utilizzo di tutte le altre app e servizi integrati di Google

Ti spiego cosa intendo con un piccolo esempio: si può evidenziare il testo di una mail e aggiungerlo ad Attività (attraverso il tasto Altro in alto a destra).
A loro volta un elenco di attività può essere trasformato in una serie di eventi che possono essere programmati su Google Calendar.

Queste sono solo alcune delle mille funzionalità che Gmail offre e che possono semplificare moltissimo il nostro lavoro. Se hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business lasciami pure un commento.

 

 

Ufficio virtuale: 10 tools per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Come responsabili del back office commerciale siamo chiamate a ricoprire molteplici incarichi di responsabilità: dalla organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti.
Dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi.
Spesso e volentieri in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per assicurarsi dei risultati concreti e in tempi rapidi è fondamentale affiancare le proprie skill organizzative a dei supporti tecnologici affidabili e performanti.
Fortunatamente questi strumenti esistono e diventano ogni volta sempre più sofisticati.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office commerciale e amministrativo molto più fluida ed efficace.

1) PrimaErp per la gestione di progetti

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progeeti e per la fatturazione. Ciò che apprezzo molto di questo software è la sua flessibilità: è infatti ideale per team distribuiti, lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse multinazionali.

2) Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare, se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro molto più semplice, organizzando le schede di ogni singolo cliente.
E fa molto altro: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

3) Google Docs per la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 GB di spazio di archiviazione gratuito per condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro. Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare copie dei documenti, allegarli in una mail, inviarli e attendere un feedback per poi scaricarli e modificarli nuovamente. La documentazione è tutta nello stesso posto e accessibile da qualunque membro del team.

4) Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotels o noleggi auto. E nemmeno del più popolare. Ma a differenza degli altri, trovo che l’interfaccia di Hipmunk sia molto più intuitiva e user-friendly: ad esempio, oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi ti consente anche di visualizzare sulla mappa dove sono situati gli alberghi.
Va da sè che anche Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica transazione.
In più, si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

5) Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di partecipanti) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con tutti.

6) Buffer per il social media management

Anche se il Social Media Management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda. L’interfaccia di Buffer permette di visionare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed -eventualmente- modificare, riprogrammare, eliminare ecc).
Oltre alla possibilità di pianificare una data ed un orario precisi per ciascuna piattaforma social, l‘analisi automatica dei dati e dell’audience crea dei report facilmente consultabili e suggerisce i giorni e le ore migliori per la diffusione dei propri contenuti.

7) Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli. Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e della loro progressione.

8) Due.com per la fatturazione

Nella gestione di un back office commerciale le fatture ricoprono un ruolo primario.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow quanto più fluido ed affidabile possibile.
Sul web esistono diversi tools – anche gratuiti- adatti allo scopo, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali. Inoltre è totalmente ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

9) Unroll per la gestione e il decluttering della casella di posta

Quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero? Unroll è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e, in pochi secondi, restituirà in un elenco di tutte le liste a cui ci siamo iscritti.
A quel punto si può decidere di eliminare le newsletter che non ci interessano più, oppure attivare l’opzione Rollup e ricevere tutte le newsletter in un’unica mail. 

10) LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Centinaia? Migliaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni delicate o riservate come i conti bancari online o siti per processare pagamenti come PayPal.
Dal momento che una delle regole non scritte della sicurezza sul Web dice che è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per tutti gli account, come si fa a memorizzare tutte le password che si utilizzano? Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esiste davvero la possibilità di snellire task quotidiani per lavorare in maniera più fluida.
Cosa ne pensi? Dimmelo nei commenti.