Chi è una segretaria online?

Una segretaria online fornisce da remoto servizi di supporto ad altre aziende.

La segretaria online è particolarmente richiesta da quei solopreneurs e da quelle aziende che già operano online che hanno bisogno del supporto di un/a professionista, ma non possono permettersi di assumere personale.

Sempre più aziende di piccole e medie dimensioni contrattano una segretaria online, spesso anche per attività specifiche che vanno oltre la gestione amminstrativa del back-office.

Cosa fa una segretaria online?

Teoricamente può svolgere qualsiasi task che svolge personale dipendente (tranne portare il caffè :)) .

Tuttavia, i servizi di supporto virtuale non si limitano al solo lavoro di gestione dell’ufficio e di amministrazione.

In molte forniscono anche servizi di web marketing e/o web design.

Servizi di segreteria

Un elenco di base dei servizi  che possono essere forniti include:

  • Gestione del calendario
  • Gestione della posta elettronica
  • Gestione dei social media
  • Marketing e PR
  • Ricerche in internet
  • Trascrizione
  • Creazione grafica
  • Gestione del sito
  • Contabilità
  • Servizio Clienti
  • Project management
  • Organizzazione di viaggi

Molto più che “semplici” segreterie online

Un’ assistente virtuale è molto di più di una “semplice” segretaria virtuale.

Si tratta di una vera e propria project manager. Una professionista che possiede un set di competenze specifiche. Come già accennato nell’elenco qui sopra, può svolgere (anche) le più variegate  attività di web marketing o PR per promuovere il tuo business online e offline.

Creare corsi online: quali sono i primi passi

Capita spesso che le clienti mi chiedano supporto quando decidono di creare corsi online.

È ormai pratica comune quella di affidarsi al Web per accrescere la propria cultura proprio perché si è superata del tutto l’idea che per seguire o tenere un corso ci si debba necessariamente trovare in un posto fisico.

Soprattutto in seguito al lockdown di quest’anno, siamo stati costretti a ripensare il nostro modo di approcciarci al lavoro, ma anche di relazionarci, comunicando e condividendo contenuti tramite piattaforme di videoconferenza.

Perché creare corsi online e chi può farlo

I corsi online sono indicati sia per chi ha già avviato una carriera da formatore sia per chi sente il bisogno di reinventarsi e condividere le proprie competenze (anche) al di fuori dei canali tradizionali.

I corsi vengono ideati e costruiti ad hoc per un determinato target e programmati in base ai contenuti che si vogliono trasmettere, ma anche scegliendone la struttura.

Da dove partire per creare un corso online

Quando progetti di creare un corso online devi innanzitutto avere ben chiaro chi è il tuo pubblico di riferimento.
In secondo luogo devi preparare e organizzare il materiale didattico partendo dal programma.

A questo punto devi decidere se vendere i tuoi pacchetti in formato video, solo audio o raccogliere i tuoi appunti in un ebook

Sarebbe ideale se le tre modalità fossero tutte reperibili con l’acquisto del corso perché, in questo modo, si dà la possibilità a chi si iscrive di scegliere la modalità di apprendimento in cui più si rispecchia. 

Queste modalità di apprendimento da remoto garantiscono al formatore una rendita passiva perché, una volta eseguiti gli aspetti pratici legati alla costruzione del corso, lo si può vendere su piattaforme web in maniera automatica. 

Una volta stabiliti questi punti chiave, si può partire con la creazione del materiale, la fase di registrazione degli audio o dei video, le foto, ecc. 

Come diffondere i corsi online

A questo punto devi decidere come diffondere e, quindi, vendere il tuo corso. 

Hai due possibilità:

  • affidarti a una piattaforma esterna e pubblicare il tuo corso pagando una commissione. In questo caso potrebbe essere più facile raggiungere dei potenziali clienti interessati all’argomento ma devi essere consapevole che non sono tuoi clienti. Infatti, nella maggior parte dei casi, l’utente finale è attratto da una piattaforma di facile fruizione (ad esempio Udemy) a un prezzo competitivo  e si legherà alla piattaforma più che a te. 
  • pubblicare tramite il tuo sito: in questo caso le operazioni di marketing spettano interamente a te ma in compenso avrai un pubblico fortemente in target, che potrai fidelizzare e a cui potrai vendere altri tuoi prodotti.
    Questa opzione è quella che ho utilizzato anch’io per il mio corso (gratis) “Semplifica e Organizza il Tuo Business”.

Del punto uno, ovvero le piattaforme dedicate all’ e-learning, ti parlerò in un altro articolo. 

Oggi voglio soffermarmi sugli aspetti pratici legati alla creazione del corso che ti permetteranno di dare una forma al tuo sistema formativo

Pronta per scoprire gli attrezzi del mestiere?

  • Screencast-o-matic
  • Avidemux
  • Weschool
  • DocHub
  • Quizlet

Screencast-o-matic

Inizio questa lista parlandoti di un tool per registrare lo schermo del pc. 

Grazie a questo software potrai realizzare lezioni e video tutorial in maniera molto semplice. 

Ha una versione gratuita il cui limite è la registrazione di video di 15 minuti (e per alcuni tipi di tutorial potrebbero anche bastare), ma volendo ottenere di più, c’è la possibilità di acquistare due pacchetti diversi con una spesa minima che ti danno accesso anche a una serie di funzionalità per editare e montare i video. 
Per approfondimenti su Screencast-o-matic puoi consultare questa guida

Avidemux 

Se non hai bisogno di registrare il tuo desktop, ma devi effettuare delle registrazioni di persone e luoghi e hai bisogno di editare il video puoi farlo con Avidemux. 

Avidemux è un software basico che, una volta scaricato, permette di effettuare delle piccole operazioni di montaggio.

È compatibile con molti sistemi operativi ed è molto intuitivo. Puoi tagliare, filtrare, codificare molti tipi di file e automatizzare le operazioni impostando il lavoro alla base. 

Weschool

WeSchool è una piattaforma che permette di creare corsi inserendo contenuti multimediali e verifiche. Si può utilizzare inserendo il proprio indirizzo email e non è quindi legata ad un provider specifico. È molto intuitivo e permette di creare corsi online aggiungendo il materiale che si desidera, inserendo anche link ad altre piattaforme restando sempre su Weschool. 

È l’ideale per chi vuole creare un corso online usando un’unica piattaforma data la sua suddivisione in Wall, Board, Test e Valutazione. 

DocHub 

Potrebbe tornare utile, nella creazione dei corsi online, un editor di PDF. 

DocHub è un editor che nella sua versione gratuita permette di modificare fino a 5 documenti al mese.

Con DocHub è possibile visualizzare, modificare, firmare i documenti senza doverlo installare sul proprio pc.
Si può eseguire ogni tipo di modifica, dai testi all’inserimento delle immagini, fino all’aggiunta di una firma digitale. Una volta effettuate le modifiche è possibile scaricare o condividere il file.

Quizlet 

Vuoi rendere i tuoi corsi unici e divertenti? Devi assolutamente conoscere Quizlet!

Quizlet nasce come strumento educativo per l’apprendimento delle lingue, ma si applica con facilità ad ogni argomento che prevede un lessico specifico o nozioni da tenere bene a mente. 

Consente di realizzare giochi e quiz divertenti che aiutino, appunto, a memorizzare i contenuti.
Stimola la mente e crea un coinvolgimento maggiore nel corso.

Anche in questo caso sono disponibili una versione gratuita e una a pagamento. 

Se vuoi avere altre informazioni utili alla tua professione di Coach clicca qui e se hai bisogno di aiuto per mettere in piedi il tuo corso contattami!

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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Agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla

Gestione Agenda

In qualità di Virtual Assistant mi occupo, tra le altre cose, anche di aiutare imprenditrici e professioniste ad alleggerire il loro carico di lavoro organizzando la loro agenda di lavoro.

Perché è importante avere un’agenda

Avere un’agenda di lavoro permette di strutturare la giornata, ma anche la settimana lavorativa, in una maniera che consente di raggiungere i propri obiettivi in maniera più sicura ed efficace.

Il taglio da dare all’agenda di lavoro è del tutto personale, così come la scelta della stessa, ma le finalità sono le medesime: organizzare.

Segnare tutte le attività, in ordine di priorità, non solo eviterà di farle dimenticare, ma renderà più scorrevole il workflow. 

L’ideale è scegliere un giorno della settimana per pianificare la successiva in modo tale da sapere preventivamente a quali attività si andrà incontro e poter scaglionare bene appuntamenti, impegni e meeting di vario genere. Personalmente preferisco farlo il venerdì, a fine giornata. Dedico una parte del mio tempo all’organizzazione della settimana successiva. In questo modo so di non aver trascurato niente e ho già chiari quali saranno i task della settimana successiva. Per me e per i miei clienti.

Come tenere un’agenda

Possiamo decidere l’ordine delle priorità degli impegni lavorativi in base al criterio che preferiamo scegliendo, magari, di inserire nella prima mattina le attività che richiedono un’attenzione maggiore e collocare le attività che richiedono più tempo nelle ore della giornata in cui sappiamo di non avere interruzioni.

Ma non esiste una maniera “giusta” in senso assoluto. Esistono dei metodi organizzativi che variano da caso a caso e ogni agenda deve essere personalizzata perché sia funzionale allo scopo. 

Nonostante si tratti di un’agenda di lavoro, il mio consiglio è inserire anche gli impegni personali. Annotare visite mediche, palestra, incontri con gli insegnanti o qualsiasi attività al di fuori del nostro business ci aiuterà a far si che vita lavorativa e vita privata coesistano armoniosamente. Incluso il nostro tempo libero.

Tipi di agende

Veniamo ora alla tipologia di agende disponibili. 

Inutile dire che ne esistono di ogni genere e tipo. Tutto dipende dal nostro essere, a partire dalla scelta tra un’agenda di lavoro cartacea o elettronica

Agenda di lavoro cartacea

È opinione comune che la scrittura manuale aiuti a memorizzare meglio. Imprimendo su carta i nostri pensieri eseguiamo un lavoro fisico oltre che mentale e questo aiuta il nostro cervello a focalizzarsi su ciò che stiamo facendo.
L’agenda cartacea è personalizzabile al 100%.
Possiamo optare per un planner basico in cui indichiamo impegni e orari (o, magari, farlo diventare un bullet journal) oppure scegliere qualcosa di più elaborato che stuzzichi la creatività. Agenda Perfetta ti aiuta a capire qual è l’agenda che fa al caso tuo in maniera molto divertente.

Di contro il cartaceo si può perdere o dimenticare.

Agenda di lavoro elettronica

Chi lavora tutto il giorno al computer, chi non ama la sua scrittura a mano, chi vuole restare sempre connesso, non può far altro che scegliere un’agenda di lavoro elettronica. 

L’agenda elettronica si può sincronizzare con tutti i dispositivi che utilizziamo.
Avendola costantemente con noi, che sia sullo smartphone, sul tablet o sul pc, avremo sempre sotto controllo l’andamento della giornata/settimana pur non essendo in ufficio. Anche in questo caso è possibile inserire personalizzazioni di ogni tipo. 

Il rovescio della medaglia? Avremo sempre un promemoria che ci avviserà di qualcosa, un bip, una notifica di troppo.  

Quali sono le tipologie di agende di lavoro elettroniche

  • Excel
  • Google Calendar
  • Outlook
  • Registra orari
  • RescueTime

Excel

Più noto per la creazione e l’elaborazione dei fogli di calcolo, è uno strumento utile anche per creare un’agenda elettronica.

Dando un’occhiata ai modelli predefiniti possiamo scegliere quello che preferiamo, aggiungere i nostri eventi/impegni e modificarlo nel modo più confacente alle nostre necessità colorandolo, modificando il carattere o la sua dimensione. Possiamo aggiungere immagini se lo riteniamo opportuno. E possiamo anche stamparlo.

Google Calendar

Se hai già un account Google puoi usare in maniera del tutto naturale il suo Calendario semplicemente eseguendo l’accesso dopo aver scaricato l’applicazione. 

Questa app è sincronizzabile con tutti i dispositivi ed è semplice e intuitiva da usare. Ha un calendario preimpostato che suddivide la giornata in ore. Possiamo scegliere se aggiungere un promemoria, un evento o un’attività. Dettagliare ciò che segnamo aggiungendo il luogo, l’orario, i contatti (se sono salvati nella rubrica Google), una descrizione. Possiamo indicare se per quell’evento è prevista una videoconferenza Google Meet e creare gli inviti. Si può integrare bene con Google Keep.

Outlook Calendar

Outlook è un servizio di posta gratuito con un calendario integrato. 

Esattamente come per Google Calendar, il calendario di Outlook permette di creare appuntamenti ed eventi e condividerli, organizzare riunioni, tenere al corrente il resto del team di tutto ciò che è stato pianificato, inserire altri calendari e condividerli a loro volta. Anche in questo caso è molto semplice e intuitivo. Basta avere un account Microsoft.

Registra orari

Mi allontano dal classico concetto di agenda per presentarti questa app (disponibile sia per Android che per Apple) che richiede davvero poca applicazione per essere compresa. Registra orari, infatti, è una semplicissima app, tutta italiana, sulla quale annotare orari di lavoro, straordinari, pause, ferie e permessi; note e promemoria; stabilire la priorità delle note e impostare le notifiche in base alla priorità stabilità. È in grado di generare dei PDF e report sull’andamento che decidiamo di seguire.

Sarà facilissimo avere tutto sotto controllo!

RescueTime

Stai riprogrammando il tuo modo di lavorare e vuoi capire quali sono gli errori che commetti?

Rescue Time monitora il tempo che impieghi nelle attività quotidiane bloccando le distrazioni. Classifica gli impegni che gli sottoponiamo in base al rendimento che hanno fruttato. Inoltre offre formazione per singoli professionisti o team che desiderano essere più performanti.

È particolarmente utile per migliorare e/o potenziare la produttività

Spero di esserti stata utile con i miei consigli. Se hai bisogno di un supporto nella gestione dell’agenda dai un’occhiata al servizio dedicato oppure scrivimi

 

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Impara a delegare per alleggerire la tua vita e il tuo lavoro

Quando si parla di delegare i tipi di reazione sono due:

  1. Chi rabbrividisce al solo pensiero di affidare a qualcuno ciò che sa fare benissimo e che nessuno farebbe mai come lui/lei.
  2. Chi accoglie con favore la possibilità di condividere gli sforzi per il bene di corpo e psiche.

Citando Treccani, delegare significa “Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece”

Si può pensare alla delega in molti modi diversi.

Ciò che serve, principalmente, a far sì che la delega porti i risultati sperati è la consapevolezza che qualcun altro sappia far bene come noi. Ognuno di noi ha ideato e curato nei dettagli un proprio progetto, cresciuto come un figlio. È normale sentire un forte legame con le attività quotidiane di gestione della propria attività, ma è giusto saper riconoscere i propri limiti sia quando si parla di competenze sia quando si parla di tempo

Facciamo un esempio.

Delegare nel Coaching

Sei una Coach. Di Business, Life, Language, Travel, Spiritual, o qualsiasi altro ramo.

Hai iniziato, come nella maggior parte dei casi, disegnando da sola il tuo Business Plan; ti sei occupata da sola di smaltire tutta la burocrazia del caso; hai aperto le tue pagine social, il sito e magari altro ancora.

Accanto a tutto questo c’è il tuo VERO lavoro: l’insegnamento. Che si può tradurre in:

  • corsi
  • appuntamenti
  • la registrazione e la cura dei clienti
  • la fatturazione
  • gli archivi

E potremmo aggiungere altri task ancora. 

Immagino che tu voglia far bene la tua attività, ma che, com’è normale che sia, non sia esperta in tutto. È necessario quindi imparare a delegare proprio per non iniziare ad arrancare nel proprio business e affrontare tutto con più concentrazione e leggerezza, come descritto in questo articolo di Milena Rota.

Ecco che entra in gioco la delega

Puoi trovare una persona che ti affianchi nella gestione di una o più mansioni, che ti alleggerisca il lavoro e, perché no, la vita. Perché se devi occuparti di TUTTO ciò che ruota attorno al tuo business non avrai certamente il tempo di dedicarti a ciò che ami fare al di fuori del tuo lavoro. La famiglia, il tuo tempo libero in tutte le sue forme. 

Quando siamo così prese dal dover e saper far tutto anche la passione più grande può trasformarsi in una gabbia dorata. 

Ovviamente è necessario scegliere la persona più affine a sé e al tipo di attività di cui si ha bisogno. E Qsfera dà dei consigli interessanti su come sceglierla.

Per quanto l’aiuto che io posso fornire a una Coach in qualità di assistente virtuale, ti segnalo degli articoli in cui ti elenco i servizi che offro e alcuni tool utili a migliorare il flusso di lavoro e la nostra collaborazione. 

Non finisce qui!

Collaborazione virtuale

Anche oggi ho scovato per te i miei top-5-tool per facilitare il lavoro.

  • Yammer
  • GoMoodboard
  • Twitch
  • Startup Stock Photos
  • Writerack

Yammer 

Yammer è una piattaforma di proprietà Microsoft, simile a Slack, utile a ottimizzare la collaborazione e condivisione all’interno di un team. Si tratta di un vero e proprio Social Network interno all’azienda che tende a ridurre le criticità legate al dispendio di tempo ed energie. Grazie a questo strumento si possono condividere documenti, progetti e i loro avanzamenti; ed essere sempre connessi e informati pur non dovendo partecipare a lunghe riunioni. È un modo veloce e pratico per creare gruppi, pubblicare annunci e impostare sondaggi. La caratteristica che lo rende “wow” è la possibilità di trasmettere eventi senza utilizzare altre piattaforme. E poi, inutile dirlo, ha un piano gratuito, che non guasta mai.

GoMoodboard

Se ancora non sai cos’è una mood board devi assolutamente scoprirlo! Letteralmente è una tavola dell’umore. Permette di posizionare graficamente ciò che stiamo ideando. Una tipologia di mappa mentale più dettagliata perché permette di accostare note scritte a foto, disegni, schemi. 

Con GoMoodboard puoi crearla digitalmente scegliendo tra modelli predefiniti o personalizzandola come preferisci e vederla sui tuoi dispositivi. Selezioni le immagini dal web e le raccogli nella tua bacheca. Puoi decidere se renderla pubblica o tenerla privata e sarà un ottimo modo per raccontare le tue idee ai tuoi clienti o creare la strategia di comunicazione del tuo brand.

Twitch

Nato per ospitare lo streaming di videogiochi, è oggi una validissima alternativa a Youtube. Si tratta di una piattaforma live streaming di proprietà di Amazon e conta milioni di utenti attivi ogni giorno. Permette di trasmettere anche dirette ed ha un occhio di riguardo per la qualità dei contenuti condivisi. 

È un modo per restare connesse con i clienti e condividere informazioni, consigli utili e appuntamenti. 

Startup Stock Photos

È un sito che offre immagini gratuite relative alla vita di ufficio che puoi aggiungere alla lista che avevo creato a suo tempo.
Se vuoi parlare della tua attività online e mostrare agli utenti contenuti relativi all’organizzazione di un ufficio che includano smartphone, notebook, appunti cartacei e digitali ecc. puoi visitare Startup Stock Photos.

Writerack

I tuoi clienti sono su Twitter? Hai molto da dire ma 280 caratteri penalizzano i tuoi testi?

Puoi utilizzare Writerack che interverrà creando un tweetstorm, ovvero una tempesta di tweet.
Potrai raccontare la tua storia inserendo il testo completo su Writerack, dopo aver collegato l’account, e lui provvederà a formattare il testo rendendolo semplice, chiaro e pronto per la pubblicazione che ovviamente avverrà in automatico. 

Hai già in mente cosa poter delegare? Scrivimi per iniziare la nostra collaborazione!

 

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Virtual Assistant in Italia: chi è e cosa fa

Chi è la Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura nata di recente. 

È ormai sotto gli occhi di tutti che le forme lavorative, l’approccio al lavoro e le modalità di collaborazione stiano radicalmente cambiando.

Il titolo di Virtual Assistant viene usato per la prima volta da Anastacia Brice a fine anni ‘90 negli Stati Uniti quando, in seguito al suo lavoro di assistente esecutiva e responsabile di organizzazione di viaggi, si trova a collaborare ad un progetto chiamato Coach U in qualità di “Allenatrice di Donne”.

La professione della VA (o AV in italiano) quindi si rivolge in particolar modo a una clientela di Liberi Professionisti e Coach. Da qui la necessità di fondare la prima scuola di coaching per AV.

La figura della Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura emergente, esercitata e conosciuta ancora da poche persone. Fornisce servizi diversi spaziando dalla segreteria all’amministrazione, dalla contabilità alla gestione dei contenuti in tutte le sue forme.

Che tipo di professione è e di cosa si occupa

Ogni VA o VOM (Virtual office Manager) sceglie il proprio settore di azione sulla base delle proprie competenze e vocazioni.

Nonostante non sia una professione riconosciuta da un ordine professionale specifico (come tutte le professioni “nuove”, d’altronde), è opportuno avere un’adeguata formazione per poter supportare business owners e affiancare i clienti nella gestione della loro attività. Un aspetto di cui personalmente mi occupo molto è il Digital Marketing.

Digital Marketing: cos’è 

Il Digital Marketing è l’intero processo di comunicazione di un’azienda sul web.

Non è solo la gestione del sito o di una pagina Facebook, come spiega Manuela Gianni in questo articolo, ma si tratta dell’applicazione di una strategia integrata dei sistemi attraverso cui viene impostata la presenza online. 

Ci sono degli elementi fondamentali dai quali non può prescindere una corretta ed efficace redazione di una strategia. Vediamo quali sono:

  • Definizione del giusto target di riferimento
  • Impostazione del Tone of Voice 
  • Stabilire un legame con il cliente (o potenziale tale) attraverso le interazioni 

Entriamo, ora, nel vivo della comunicazione per il Web e andiamo a scoprire i punti chiave di una corretta creazione e gestione dei contenuti

Creazione e gestione dei contenuti

Quando parliamo di contenuti per il Web ci riferiamo a contesti che vanno oltre la creazione di un “banale” post per Facebook. Dico banale non perché la sua impostazione sia semplice ma perché è comune che la mente si rivolga in maniera quasi esclusiva al social blu.

I contenuti di cui un’azienda ha bisogno per imporsi nel web possono prevedere, chiaramente, i post per i social, la creazione di articoli per il sito o blog, la preparazione di una newsletter, la redazione di testi per articoli in un e-commerce.

Prima di fare tutto ciò bisogna stabilire delle regole precise per coinvolgere il pubblico.
Qui ho raccolto alcune regole che servono a capire come orientarti nel mondo della scrittura per il web, ma ci sono molti altri punti chiave a cui deve far riferimento chi scrive sul web. 

Punti descritti perfettamente da Riccardo Esposito nel suo articolo in cui elenca le regole base del copywriting

Quindi quando parliamo di gestione e creazione contenuti possiamo spaziare da testi a immagini per più forme comunicative. 

Ma con quali supporti tecnologici?

Ecco una panoramica di tool utili a farti entrare nel mondo del digital marketing (fermo restando che nulla può sostituire la preparazione e la professionalità di un/a professionista in carne e ossa):

Un aiutino per gestire il Digital Marketing

  • Google Trends
  • BuzzSumo
  • SeoProfiler
  • Google Search Console
  • Copyscape

Google Trends

Non potevo non aprire questa lista con Big G.

Sia che tu stia iniziando a muovere i primi passi nel tuo business, sia che tu abbia già messo ampiamente piede nel mondo virtuale, non potrai più fare a meno di Google Trends. È un database che racchiude una vastissima quantità di ricerche effettuate dagli utenti e ti aiuta a monitorare tendenze, gusti e attività del tuo pubblico target. In questo modo possiamo essere preparati e impostare una strategia di marketing digitale.

BuzzSumo

Con Buzzsumo puoi analizzare e confrontare i contenuti più funzionali e performanti rispetto ad un determinato argomento. 

Puoi effettuare una ricerca di keywords applicando dei filtri per selezionare in maniera mirata gli argomenti di maggior interesse. Inoltre permette di analizzare l’argomento nei siti/blog dei nostri competitor per capire cosa riscuote più successo. La funzione di ricerca Keyword può anche farci analizzare i contenuti più seguiti su Facebook per capire cosa funziona di più. 

Non ti basta? Insieme a molte altre funzioni che puoi trovare qui, BuzzSumo ti aiuta anche a capire come proporre l’argomento dandoti dei suggerimenti molto utili. 

SeoProfiler 

Dopo aver creato contenuti di valore è opportuno che la nostra presenza sia gradita ai motori di ricerca. Con SeoProfiler possiamo controllare la presenza di errori nelle nostre pagine Web e migliorare le classifiche di ricerca.
Tenere traccia delle classifiche e monitorare i rapporti delle visualizzazione desktop e mobile; ottimizzare i collegamenti al sito, eliminando ciò che non è pertinente e molto altro. Ci dà anche la possibilità di verificare l’efficacia di questi strumenti con una demo gratuita.

Google Search Console 

Restiamo in casa Google per scoprire un servizio gratuito che ci permette di monitorare e gestire la presenza del nostro sito nei risultati delle ricerche Google. GSC permette di risolvere problemi di indicizzazione, visualizzare dati sul traffico, mostrare siti che hanno incluso link al nostro sito e risolvere problemi di usabilità.

Copyscape 

Copyscape è un servizio che permette di individuare l’esistenza di plagi online e verifica se ci siano contenuti simili in altre pagine sul web. Inserendo l’URL del testo madre ci restituisce un elenco di contenuti simili. C’è anche la possibilità di ricevere notifiche via email quando vengono trovati nuovi forme testi copiati in tutto o in parte dall’originale. 

Per conoscere altri dettagli su questo aspetto del mio lavoro e capire in che modo puoi delegare a me la gestione della presenza online della tua attività  contattami e sarò felice di darti tutte le informazioni di cui hai bisogno.

 

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I Servizi di Segreteria nell’Assistenza Virtuale

Ancora troppo di frequente noto una certa confusione quando si parla di Assistenza Virtuale.

Subito la mente va ai software dei sistemi operativi (i vari Alexa, Echo, Siri, ecc..), magari ingnorando del tutto il fatto che esiste la grandissima opportunità di avvalersi di persone in carne ed ossa disponibili ad offrire un vasto ventaglio di servizi, a seconda del proprio settore professionale.

I servizi più richiesti, e applicabili a qualunque tipo di business, sono i Servizi di Segreteria.

Naturalmente un’AV, in base alle proprie esperienze e competenze, può occuparsi anche di supportare un/a professionista che richiede un servizio di gestione della propria attività a 360 gradi

Soffermiamoci sulla figura dell’AV.

Chi è e cosa fa un’ Assistente Virtuale

L’AV è una freelance che si occupa di aiutare piccoli business a crescere e a gestire al meglio tutte quelle attività che un/a piccolo/a imprenditore/trice o un/a libero/a professionista non ha il tempo di seguire.

È, quindi, una professionista che ti supporta nella realizzazione dei tuoi obiettivi di business.

In questo post Mary Tomasso spiega bene il ruolo dell’AV e quanto sia difficile riassumere in poche righe tutte le attività che può svolgere.

Certamente affidandoti ad un’AV non dovrai preoccuparti di assunzioni, di avere un ufficio preposto (o di avere un ufficio in generale), di gestire presenze, ferie e altri oneri del caso perché in qualità di freelance sono dotate di partita iva e fatturano solo i task che vengono concordati al momento della firma del contratto. 

Remote Working

Come ho già detto, i servizi di segreteria sono tra i più richiesti, soprattutto dopo gli avvenimenti degli ultimi mesi. 

Chi svolgeva il proprio lavoro in presenza, non potendo recarsi negli uffici di appartenenza, ha dovuto adattarsi a una modalità di lavoro del tutto nuova (per l’Italia più che per altri paesi, in realtà…): lo Smart Working

A parte, ovviamente, tutta quella schiera di freelance e professionisti del web che già da anni sperimentano i vantaggi del lavoro agile. 

In questo articolo ho provato a descrivere i benefici che offre questo nuovo paradigma lavorativo, ma soprattutto quali sono i servizi al completo che, grazie ad esso, posso offrire in qualità di Assistente Virtuale.

Servizi di segreteria

Tornando ai servizi di segreteria e di come posso aiutarti nella gestione dei task relativi a questo argomento. 

La mia collaborazione ti sarà di supporto nella gestione e coordinazione degli aspetti legati alla sfera organizzativa della tua attività. Insieme potremo stilare una lista delle tue necessità e accordare le modalità più opportune per la nostra collaborazione.

Ad esempio:

Ricerche Web

Ho descritto alcuni tool utili alla gestione della segreteria anche in altri articoli; oggi mi voglio soffermare sull’importanza delle ricerche web.

Siamo talmente inondati di informazioni, corsi, notizie provenienti da qualunque social e dispositivo che, spesso, ci lasciamo trasportare dalla notizia senza, però, valutare a dovere la fonte. 

A questo proposito ti segnalo questo interessante articolo di Riccardo Esposito in cui l’autore ha selezionato 8 strumenti per verificare l’origine della notizia

È molto importante conoscere la fonte per evitare di ritrovarsi a leggere delle fake news (e magari ricondividerle).

Top 5 del giorno

Come consuetudine, anche questa volta ti lascio i miei top 5 del giorno.

  • Zen Pen
  • Smush
  • All Top
  • Hellobar
  • Diigo

Zen Pen

Hai presente la sensazione che si prova davanti ad un romanticissimo foglio bianco? 😍

Quella meravigliosa voglia di riempirlo con tutte le parole che vengono fuori dalla mente e che magicamente, una dopo l’altra, arricchiscono e decorano il bianco di quel foglio.

Oggi, per ragioni di praticità e rapidità abbiamo un po’ abbandonato l’abitudine di scrivere a mano e ci ritroviamo su piattaforme che ci inviano input di scrittura automatica e ottimizzata distraendoci, a volte, dal nostro primario obiettivo: la scrittura

ZenPen fa proprio questo: restituirci la magia di quel foglio bianco senza distrazioni. Assolutamente da provare!

Smush 

Chiunque gestisca un blog o un sito WordPress ha ben chiara l’idea che bisogna ottimizzare le immagini prima di pubblicarle. Ma se, una volta trovata l’immagine perfetta, invece di dover ogni volta ottimizzare le immagini avessimo un bel plugin che lo facesse in automatico? Sarebbe senz’altro un bel risparmio di tempo. 

Per farlo puoi utilizzare WP Smush. 

Scaricandolo puoi giocare con le tue immagini comprimendole, ridimensionandole e ottimizzandole.

Tutto ciò che devi fare, oltre a scaricare Smush gratuitamente, è inserire le tue immagini.

Il plugin penserà al resto 😉

All Top

Se stai preparando il tuo calendario editoriale o semplicemente vuoi restare aggiornat@ su ciò che succede nel mondo non puoi perderti All Top. 

È un aggregatore istantaneo di notizie, ovviamente tutte prese da fonti attendibili

Puoi selezionare la sezione di tuo interesse e All Top ti indicherà i siti da cui attingere le notizie più recenti e più rilevanti. 

Puoi anche creare una tua pagina personalizzata e aggiungere i tuoi blog o siti preferiti per non restare indietro con gli aggiornamenti e leggerli quando ti è più comodo. 

Hellobar

Arriva per tutti il momento di pensare alla famosa Lead Generation, ovvero la conversione di contatti in possibili clienti.

Hellobar ci permette di generare pop-up e aumentare gli iscritti alle nostre newsletter

È di facile utilizzo ed ha un piano gratuito. 

Basta scaricare il plugin e troveremo il nostro pop-up già sul nostro sito. Possiamo personalizzarlo e scegliere la presentazione estetica che preferiamo.

Diigo

Diigo è uno strumento utilissimo perché raccoglie tutti quei dati che rischieremmo di perderci mentre navighiamo per il web.

Con il piano gratuito possiamo già ottenere tanto:

  • Tenere nota dei punti salienti di un sito che stiamo visionando
  • Raccogliere i testi online di nostro interesse, come una vera biblioteca
  • Raccogliere tag nelle pagine web per un facile recupero
  • Aggiungere note direttamente alle pagine web visitate
  • Condividere le nostre informazioni con gruppi di amici

Questo e molto altro è Diigo. Io lo considero un po’ come un gruppo di studio

 

Spero di averti fornito spunti utili per il tuo lavoro e di averti chiarito gli aspetti legati ai servizi che posso offrirti e a come si strutturerebbe la nostra collaborazione

Se hai deciso di recuperare il tuo tempo contattami per capire se possiamo lavorare insieme.

 

P.S. Dimenticavo!
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Assistenti Virtuali: tra segreterie online e servizi di Web Marketing

Quella dell’Assistente Virtuale è una figura completa che offre la possibilità di aiutarti a gestire il tuo business ottimizzando gli aspetti legati al tuo progetto ma delegabili, quali, ad esempio, i servizi svolti dalle segreterie online o i servizi di Web Marketing.

Mi spiego meglio.

Arriva un momento nella vita del tuo business in cui ti accorgi di non poter gestire tutto in autonomia. 

All’inizio di ogni attività siamo colti da entusiasmo, grinta, energie e, sicuramente, abbiamo anche poco reddito da investire in una collaborazione; ma ad un certo punto, ti rendi conto che il lavoro aumenta, le mansioni anche e che far tutto sola non è più una scelta saggia.

Ciò che ci frena a cercare aiuto nei primi momenti di “piena lavorativa” è la paura di non trovare una persona che possa svolgere i tasks in maniera impeccabile come avremmo fatto noi!

Ma ciò che contraddistingue un Assistente Virtuale professionista è la capacità di sapersi adattare alle tue necessità. Insieme si può trovare un sistema di lavoro armonico, condiviso e ottimale.

Quali supporti può fornirti un AV

Un AV può fornirti il supporto per 

  • la segreteria 
  • l’amministrazione
  • la contabilità
  • la creazione di Newsletter
  • la gestione dei tuoi profili social
  • la cura del tuo blog

Come ti dicevo all’inizio, affidare una parte del tuo lavoro ad un’AV è come avere delle segreterie online o degli uffici di Web Marketing a tua disposizione, ricevendo sempre affidabilità ed efficienza. 

L’importanza delle segreterie online e del web marketing nello sviluppo di un Business

I servizi di segreteria online, come ho raccontato in un articolo, sono di estremo vantaggio per tutte le figure che non possono assumere una collaboratrice fissa o che svolgono il loro esercizio interamente sul web. 

Alla stessa maniera i servizi di Web Marketing sono fondamentali per la presenza sul web della nostra impresa.

Dopo aver chiarito quanto sia importante avvalersi di un’Assistente Virtuale e come può esserci utile, voglio mostrarti come faccio a combinare i miei impegni e a mantenere salda la concentrazione ma soprattutto la collaborazione con i miei clienti attraverso dei tool molto semplici e pratici e alla portata di tutti.

5 Trucchi “furbi” …del mestiere

  • Any.do
  • FreeBusy
  • Mindmeister
  • Cold Turkey
  • InvoiceToMe

Any.do

Se pensi al tuo lavoro, ma anche alla tua vita, cosa vorresti aggiungere? Sono certa che la risposta più gettonata sarà: il Tempo.

Ebbene, non ho il potere di aggiungere tempo ai tuoi giorni ma posso fare in modo che il tuo tempo si gestito al meglio 😉 con Any.do, ovviamente! 

È il tool che ci permette di organizzare dettagliatamente ogni fase della nostra vita: progetti lavorativi, appuntamenti, e persino la lista della spesa!

È di estrema comodità perché possiamo sincronizzare tutti i dispositivi, compresi smartwatch e assistenti vocali (elettronici 😅).

FreeBusy

FreeBusy è una vera man forte nella pianificazione online di riunioni mettendo in contatto il personale interno all’azienda con i partecipanti esterni. 

Basta condividere la propria disponibilità e FreeBusy sincronizzerà gli orari messi a disposizione con quelli presenti nei nostri calendari. In questo modo, i fruitori dei nostri servizi dovranno solo connettersi sui nostri portali per programmare l’incontro o sincronizzare i loro impegni con le disponibilità presenti per programmare una riunione. 

Mindmeister

Mindmeister è un sistema di mappe mentali. Le mappe mentali sono importanti per tanti motivi:

  • migliorano la memoria
  • strutturano le idee
  • incentivano la creatività
  • facilitano la collaborazione

Tutto questo è racchiuso in Mindmeister. Possiamo usarlo per mettere a frutto idee, per prendere appunti, per comunicare un nostro progetto e collaborare con il team ma anche per rendere più semplici i concetti dei nostri corsi.

Per fare tutto ciò possiamo iscriverci con un piano base gratuito, che non guasta mai 😉

Cold Turkey

Inutile negare che siamo costantemente e letteralmente bombardati di notizie, notifiche, chiamate e chi più ne ha più ne metta! Mantenere alta la concentrazione sembra quasi un’utopia!

Ma ecco che interviene Cold Turkey che ci aiuta a incrementare la produttività applicando un blocco a tutte le app, siti e giochi che potrebbero distrarci dal portare a termine il nostro obiettivo. 

Con il solo piano gratuito potremo risparmiare il tempo che perderemmo a riprendere in mano la situazione dopo esserci deconcentrati o per disattivare le notifiche ad ogni dispositivo.

InvoiceToMe

Poteva mancare un suggerimento per la gestione delle fatture? Ovviamente no!

Ed ecco che ti parlo di Invoicetome. E’ un generatore di fatture online. Ha la grafica molto basica ma riesce egregiamente a svolgere la sua mansione. 

Ha dei modelli precompilati in cui non dovremo far altro che inserire le informazioni che vogliamo appaiano in fattura e i dati utili. Al resto ci penserà il calcolatore automatico.  

Naturalmente, ha un piano base gratuito. 

Sono certa che questi tool renderanno la nostra collaborazione un gioco da ragazzi! Consulta la pagina dei miei servizi per trovare quello più adatto a te.

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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Assistenza Virtuale: servizio di segreteria online per coach

Uno dei ruoli che può impersonare l’Assistente Virtuale è quello di affiancare i Business Coach o Life Coach offrendo un servizio di segreteria online a 360 gradi.

Online perché, la comunicazione e il marketing di questa professione sono completamente virtuali o perché il loro pubblico è più facilmente raggiungibile via web

Il coaching oggi

Quella della coach è una figura che, in passato, ha sempre svolto le sue mansioni in presenza. E anche adesso se, ad esempio, organizza e tiene eventi dal vivo.

Solitamente si programmavano sessioni singole o di gruppo per migliorare tutti quegli aspetti legati alla mentalità dell’imprenditore (nel caso del Business Coaching). Oggi buona parte di questa professione si è trasferita sul web

D’altronde tutti i task relativi alla gestione di questo business possono essere effettuati da remoto.

Come un’AV può aiutare una coach

Proprio perché quella della coach è un’attività che può essere svolta (quasi) interamente online, può necessitare di un supporto nel back office, nella gestione degli aspetti amministrativi e organizzativi legati ai prodotti/servizi di coaching che si intende offrire. O nel front office per gestire i rapporti con la clientela e ottimizzare il servizio di consulenza.

Il servizio di segreteria online, in concreto, consiste nel fornire supporto per gli aspetti legati a:

  • fatturazione, attraverso l’uso di software quali ad esempio Fatture In Cloud
  • inserimento dati per il monitoraggio clienti o prodotti/servizi tramite Excel
  • preparazione form di iscrizione o sondaggi con Google Moduli o Monkey Survey
  • servizi di web marketing
  • gestione delle email con Spark o degli appuntamenti con Calendly

È incredibile come sia semplice collaborare pur non essendo nello stesso ufficio. 

Servizi legati all’attività di Coaching

In qualità di coach online avrai sicuramente bisogno di creare:

  • eventi o webinar
  • corsi 
  • presentazioni 
  • articoli per il tuo blog
  • newsletter
  • social media

Ti stai chiedendo come puoi fare tutto questo da sola, vero? 

Non sei sola!

Da AV ti aiuto a concentrati sul tuo servizio di coaching mentre io gestirò tutte quelle mansioni che gli ruotano attorno e che sono altrettanto importanti.

Ecco una panoramica su come posso esserti utile attraverso alcuni tool che possono semplificarci il lavoro.

I tool che non devono mancare

  • Google Classroom
  • Grammarly
  • GoToWebinar
  • Mailerlite
  • Monkey Survey

Google Classroom

Secondo me rappresenta davvero una classe virtuale

Si possono invitare gli studenti ad unirsi alla classe, inserire video, presentazioni, documenti, immagini e ricevere i commenti degli iscritti così da fornire loro un supporto costante.

Inoltre si possono inserire esercizi da assegnare e analizzare l’avanzamento dell’apprendimento. È un po’ come tornare a scuola ma in modo assolutamente “cool”.

Grammarly

Devi scrivere degli articoli per il blog oppure creare un corso in un’altra lingua? 

Ecco che entra in gioco Grammarly per correggere eventuali refusi o errori ortografici e grammaticali

Si può effettuare l’iscrizione anche con l’account Google o Facebook e aggiungere l’estensione a Chrome. A quel punto semplicemente inizia a scrivere e Grammarly ti consiglierà tutte le correzioni da fare al testo. 

E tutto con il piano gratuito; il servizio premium permette di aggiungere suggerimenti più dettagliati.

GoToWebinar

GoToWebinar è senza dubbio un’ottima piattaforma per il servizio di webinar.

È molto semplice da usare ma ciò che la rende, a mio parere, più accattivante è la possibilità di interagire con gli utenti mediante l’invio di sondaggi live. 

Si possono invitare gli utenti con delle email pre-impostate e si può personalizzare il webinar con il proprio nome e logo, ad esempio. 

Prima dell’avvio possiamo anche provare la presentazione. Questo ci aiuterà ad evitare o diminuire eventuali problemi tecnici durante la diretta (che anche possiamo registrare e visualizzare in un secondo momento). 

GoToWebinar non è gratis, ma per tutti i benefici che se ne traggono, i prezzi sono abbastanza vantaggiosi.

MailerLite

Stai creando dei contenuti da condividere con il tuo pubblico e hai bisogno di un servizio di newsletter semplice, economico, automatico?

MailerLite è lo strumento giusto. E gratuito fino a 1000 iscritti, che non guasta mai 🙂

Offre l’opportunità di creare una strategia di email marketing e utilizzare dei modelli per creare email accattivanti e piacevoli. 

Monkey Survey

Potresti aver bisogno di creare una scheda cliente, un sondaggio per capire in che direzione devi portare il business o cercare degli argomenti per il tuo prossimo corso. 

La soluzione professionale potrebbe essere Monkey Survey, che offre anche un piano gratuito.

Ogni sondaggio avrà il suo titolo specifico. Si può scegliere il tipo di risposte da ricevere tra chiuse, aperte, menù a tendina, ecc. Si possono personalizzare anche i colori ed è possibile condividerlo via mail o sui social.

Con questi tool ti ho mostrato solo una piccola parte di ttti gli strumenti che si possono utilizzare per gestire un business da remoto in maniera efficiente.

Se vuoi avere maggiori informazioni su come potremmo collaborare insieme,contattami qui o consulta la pagina dei servizi.

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Segretaria online: la produttività a portata di tool

Chi è la segretaria online?

Una segretaria online segue tutte le attività che affideresti alla tua segretaria in sede ma da un ufficio lontano dal tuo, così che tu non debba sostenere costi di assunzione, contributi e altri costi fissi legati alle utenze e alle postazioni.

Remote working: flessibilità online

Con la capillare diffusione della tecnologia è sempre più facile pensare al lavoro da remoto: sia dal punto di vista del professionista che necessita di un supporto assistenziale, come quello fornito da una segretaria online, sia da chi vuole proporre sul mercato le proprie competenze e vuole farlo online.

Indubbiamente sono notevoli i vantaggi offerti dallo smart working. Primo fra tutti la flessibilità.

Il lavoratore si sente più motivato a svolgere le sue attività professionali avendo la “libertà” di programmare il proprio piano d’azione. Da una recente indagine svolta da FPA si evince che anche i dipendenti delle pubbliche amministrazioni hanno ottenuto vantaggi dal “nuovo” approccio al lavoro, come descritto da Rosaria Amato in un articolo della Repubblica. Occhio però a non confondere smart working e telelavoro!

Puoi trovare approfondimenti in merito qui.

Assistente o segretaria?

Negli ultimi anni si è sviluppata (anche in Italia) la figura dell’Assistente Virtuale. Si tratta di un profilo professionale in grado di offrire una vasta gamma di servizi. Alcune prediligono l’aspetto amministrativo o puramente segretariale, altre il web marketing, servizi telefonici o moltissimi altri ruoli che si possono svolgere da remoto.

Quello della segreteria online è, certamente, un ruolo chiave dell’assistenza all’imprenditoria e alla libera professione, sebbene rappresenti solo una parte dei servizi che un’AV può offrire.

Collaborazioni e skills: come ti supporta una segretaria online

Ciò che ancora desta qualche remora è l’approccio organizzativo e i metodi di collaborazione attuabili a distanza.

Oggi la distanza non è più un problema. Ti spiego perché.

Come potrai immaginare, per svolgere qualsiasi lavoro da casa (ma non solo), non basta avere un pc e connessione a internet. È necessario aver maturato delle competenze e avere la professionalità giusta per rimanere focalizzati sull’obiettivo.

A questo si aggiunge l’obbligo di avere familiarità con i più rilevanti software e tool che permettano di portare a termine tutte le attività delegate.

Vuoi sapere quali sono quelli indispensabili per me?

Eccoli.

5 tool “salvavita”

Di seguito ti mostro i tool che utilizzo più di frequente:

  • Calendly
  • Invoiceninja
  • Spark
  • Skype
  • Toggle

Calendly

Caso A:

Devi prendere un appuntamento e ogni volta che provi a chiamare il numero è sempre occupato.

Caso B:

I tuoi clienti si lamentano perché non riescono a raggiungerti telefonicamente (del resto non puoi far tutto!)  e così ti inondano di mail per chiederti un appuntamento. Tu di solito rispondi elencando manualmente le tue disponibilità, aspettare una risposta e inviare una conferma.

Non più!

Calendly è il servizio che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti. E indovina un po’? Ha una versione gratuita.

Come funziona?

Una volta effettuata la registrazione colleghiamo l’account al nostro calendario, creiamo un evento e segnaliamo le preferenze orarie da indicare ai clienti. Condividiamo il link nella maniera in cui preferiamo (mail, social, sito) e gli utenti non dovranno far altro che scegliere la data e l’orario più consono alle loro esigenze. Facile, vero?

Invoiceninja

Sei un freelance con Partita Iva estera e hai bisogno di una soluzione per preparare le fatture per i tuoi clienti e automatizzare i processi?

Don’t panic!

Invoiceninja è il sistema in open source che ti permetterà di fare tutto ciò e in più ti aiuterà a tenere traccia dei tempi e a creare attività.

Puoi registrare tutti i passaggi, dall’inizio del progetto alla ricezione del pagamento. Tutto in un unico contenitore.

Spark

Sei sempre in viaggio e hai bisogno di gestire le email in un modo più smart?

Spark è la soluzione che fa per te!

Stile minimal dalle massime possibilità. Puoi unire più account e ridurre il numero di notifiche.

Com’è possibile?

Ha un sistema di riconoscimento che permette di mettere in evidenza le email provenienti da persone (e non notifica lo spam!). In più offre la possibilità di collaborare con il team…tutto da uno smartphone!

Ne consegue una notevole riduzione di tempi e distrazioni. Utile no?

Skype

Non ha certamente bisogno di presentazioni. E’ uno dei più conosciuti sistemi di comunicazione gratuiti online.

Chiamate e videochiamate ovunque; sistema di chat, condivisione schermo e ha anche l’alternativa alle tradizionali chiamate. Infatti, acquistando uno dei pacchetti pensati da Microsoft si può chiamare verso i numeri fissi e mobili in tutto il mondo a prezzi vantaggiosi.

Toggl

Creare progetti, misurarne il tempo e tenerne traccia non è mai stato così facile!

Puoi inserire i progetti per tipologia o dividerli per clienti; inserire collaboratori e affidare loro i task per lo svolgimento delle attività; controllare il tempo e condividerne i risultati.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che utilizzo per collaborare con i miei clienti. Se ritieni di aver bisogno di un supporto consulta il pacchetto ufficio felice.

E tu di quali tools hai bisogno?

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Perché avvalersi del supporto di una Segreteria Virtuale

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

  • gestione agenda
  • gestione email aziendale
  • organizzazione eventi (anche online)
  • organizzazione viaggi
  • contabilità
  • gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

  • uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
  • un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
  • una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
  • qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

  • la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
  • la flessibilità oraria;
  • la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

Sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti per di più) che permettono ad una segretaria virtuale di operare.
I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere nascono più che altro dal fatto che molti di questi strumenti non si conoscono. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Su internet sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano (ne parlo anche nel video qui in basso).
Con entrambi è anche possibile preparare preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti che personalizzo in base agli accordi presi.
Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per firmarlo e inviare una richiesta di firma anche al/la cliente.
La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale fatta a mano che viene poi digitalizzata e caricata sulla piattaforma. Immagina quanto si sfoltisca la burocrazia 🙂

È sempre possibile adottare il metodo “old school” (stampare, firmare ed inviarmi la copia scansionata del contratto) se lo si preferisce 🙂

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a cliente acquista uno dei miei pacchetti, utilizzo Toggl per tenere traccia del tempo che dedico alle attività che mi ha assegnato.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma può richiedermelo in qualunque momento, ovviamente) in modo che possa avere un quadro completo di quali task ho eseguito, in che data e per quanto tempo.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto (oltre al timore di perdere il controllo di tutta o parte della propria attività. Ne parlo nel prossimo paragrafo).

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o i conti bancari (se mi affidano l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e blindata.
Si tratta di, 1Password Dashlane o LastPass (che è il mio preferito perché offre un’infinità di funzioni ed è gratuito).

Il VPN per le reti Wi-Fi pubbliche

segretaria onlineQuando non si utilizzano connessioni private o protette da password il rischio che “occhi indesiderati” accedano ai nostri dati sensibili aumenta sensibilmente.

Per fortuna esistono delle soluzioni semplici, valide ed efficaci per proteggerci da questo tipo di attacchi e salvaguardare la nostra privacy.

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working, personalmente utilizzo un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) per collegarmi al Wi-Fi.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Funziona così: tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN, diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN puoi dare un’occhiata a quest’utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che, di fatto, per me è una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non c’è fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, in effetti).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati e informazioni personali o alla gestione di una parte della sua attività in cui ha investito soldi, tempo e fatica e da cui dipende il suo sostentamento?

Risposta brutalmente onesta: la sopravvivenza stessa del mio business dipende dalla sopravvivenza del tuo.
E dalla mia reputazione.
Fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.

Non solo.

Tralasciando – si fa per dire – le conseguenze penali di un tale gesto, la questione è soprattutto etica. E per me l’etica conta. Tanto.

La community di Assistenti Virtuali italiane ha ritenuto doveroso dare una risposta concreta ai suoi clienti e si è dotata da diverso tempo di un codice etico che

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Ovviamente aderisco anch’io al codice.
Se vuoi, puoi consultare qui la versione integrale.

Vuoi saperne di più?

Posso occuparmi di molti task amministrativi per gestire il tuo biz in maniera fluida ed efficiente. Dai un’occhiata al mio pacchetto “Ufficio Felice” (ma anche a tutti gli altri) e fammi sapere se potrebbe aiutarti a liberare tempo prezioso.

P.S. Dimenticavo!
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Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

  • Brainstorming sui regali di Natale.
  • Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
  • Invio di biglietti d’auguri.
  • Organizzazione della cena aziendale.
  • Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

assistente virtualeCome Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

assistente virtualeHai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno?
Ottima idea: un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.
Hai paura di non avere il tempo materiale per occupartene?
Nessun problema: anche questo incarico può essere delegato per intero ad un’Assistente Virtuale.

Oppure puoi delegarmi la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network o sul tuo sito/blog.

Immagini di branding per le festività

assistente virtualecome Assistente Virtuale posso creare immagini online specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale e secondo i colori e le linee del tuo brand.

Posso inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che desideri, inserirle all’interno del tuo blog (come header o immagini a corredo degli articoli) o
semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

assistente virtualePuoi affidarti a me per assicurarti che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale.
Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.
Il periodo delle vacanze, in cui presumibilmente le visite degli utenti saranno inferiori, è perfetto per la manutenzione del sito internet.

Gestione della newsletter

holiday seasonSe hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto 🙂

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornirmi tu il contenuto della newsletter e ci penserò io a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure puoi delegarmi l’intero task.

Amministrazione e contabilità

holiday seasonCon la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare.

La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

  • Gestione di conti e pagamenti.
  • Procedure e pratiche fiscali di chiusura dell’anno contabile.
  • Richiesta e invio di fatture a clienti e fornitori.

Organizzazione viaggi

assistente virtualePuoi avvalerti del mio supporto per:

  • Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
  • Prenotazione di voli e alberghi.
  • Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

assistente virtualeTi chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto? 🙂

Se voi saperne di più, clicca e scopri “Ufficio Felice”, il pacchetto che ho pensato per tutte le attività amministrative che vorresti delegare.

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Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.
Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo
attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.
Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).
Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici; dalla gestione delle fatture attive e passive alla compilazione e l’invio degli F24.

Delegare la gestione di telefonate ed email

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂
Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tour e visite
  • Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
  • Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

servizi segreteria online
Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
    (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di sondaggi e feedback necessari
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, scopri i pacchetti che ho pensato per te.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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