Segretaria virtuale: come può aiutarti in remoto?

I servizi che una segretaria virtuale può offrire includono (ma non sono limitati a):

  • Ricerche su Internet
  • Tutti i task di un’assistente personale
  • Organizzazione di riunioni e conferenze
  • Materiale di marketing (volantini, brochure, fogli singoli, ecc.)
  • Presentazioni di PowerPoint
  • Presentazioni con Prezi
  • Internet Marketing
  • Progettazione di siti Web
  • Social networking

Segreteria virtuale: di quali servizi ci si può avvalere?

Una segreteria virtuale fornisce servizi di assistenza esecutiva di prima qualità ad imprenditori e piccole imprese.

La segretaria virtuale può anche offrire il proprio supporto attraverso servizi di web marketing, progettazione di siti Web e nel social media marketing.

Segretaria a distanza: quali sono i costi?

Come segretaria a distanza lavoro online, usando la mia “attrezzatura” e fornisco servizi a piccole imprese, imprenditori, dirigenti e professionisti che abbiano bisogno di delegare parte delle attività quotidiane del loro business e liberare il loro tempo.

Un’assistente virtuale consente ai professionisti di dedicare più tempo alle attività che generano profitti effettivi e meno tempo agli aspetti amministrativi dell’azienda.

I vantaggi di lavorare con una segretaria a distanza superano di gran lunga i vantaggi dell’assunzione di personale dipendente.
Ad esempio:

  • Paghi solo per il tempo impiegato per un progetto (non per una settimana di 40 ore).
  • Nessuna assicurazione né contributi.
  • Nessun costo legato alla gestione di un ufficio fisico.
  • NESSUNA formazione richiesta nella maggior parte dei casi.
  • Guadagni più tempo da dedicare alle attività che generano profitto…o al tuo tempo libero.

Se vuoi saperne di più contattami

Perché delegare un servizio online e quale scegliere

Avere la possibilità di fruire di un servizio online ci consente di risparmiare molto tempo e non correre il rischio di vedere rimandati i nostri progetti. Infatti, da quando è scoppiata la pandemia, anche in Italia, è iniziata la caccia al servizio online.

Finalmente molta più gente ha iniziato, sul serio, a pensare al web come ad una Vera Alternativa ma soprattutto come una grande risorsa. Aziende private ed enti pubblici si sono visti costretti a lasciare ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da remoto e così abbiamo tutti scoperto che, non solo è possibile lavorare lontano dal proprio ufficio, ma è anche produttivo

Cosa significa lavorare da remoto

Pensa a quante volte può capitare di avere problemi con la mobilità cittadina, nel caso di mezzi pubblici, o privata (la macchina che non parte)! 

Quanto ti fa arrabbiare vederti costretta a chiedere un giorno di ferie o rinunciare alla riunione con il cliente solo perché la macchina non parte? Oltre il danno anche la beffa!

A questi problemi si può ovviare con il lavoro da remoto

Ovviamente, per lavorare da casa, o da qualunque postazione tu voglia è necessario avere i giusti strumenti (offline e online) e il giusto mindset

Non si deve pensare che non recarsi in azienda voglia dire fare come ci pare!

L’organizzazione deve sempre essere alla base della nostra produttività. Per consigli dettagliati sulla gestione delle tue giornate e dei tuoi impegni ti rimando a questi articoli: come organizzare un’agenda: modelli e compilazione, agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla.

L’importanza di delegare

Che tu sia una libera professionista o l’amministratore delegato di un’azienda ti sarai accorta che non puoi far tutto da sola. Non perché non ne sia capace ma perché è una buona abitudine concentrarci su poche cose e farle bene, portarle a compimento. 

Per realizzare tutti i progetti, depennare i task giornalieri hai bisogno di delegare alcune attività. 

Che tipo di servizio online puoi richiedere

Pensaci, qual è il servizio online che maggiormente ti farebbe comodo? 

Le scelte sono tante; dipende anche dal tuo raggio d’azione e da ciò che ti piace meno fare. 

Per darti un’idea dei servizi di cui puoi non occuparti personalmente e che puoi delegare ti faccio un elenco dei servizi che offro in qualità di Assistente Virtuale e che puoi approfondire dettagliatamente nella pagina “Recupera il tuo tempo”.

  • Servizi di segreteria
  • Servizi di tipo amministrativo
  • Organizzazione viaggi 
  • Organizzazione eventi online (meeting, webinar, ecc.)
  • Ricerche internet
  • Gestione del blog
  • Gestione Social media

Come si svolge il servizio online

Abbiamo capito che alla base del lavoro da remoto deve esserci una buona connessione internet. Ed è proprio grazie alla connessione che potrai trovare le/la persona con cui collaborare online e seguire l’andamento del lavoro. Ci sono vari mezzi, di cui ho parlato in altri post, utili alla condivisione dei progetti (Trello), allo scambio di idee sul lavoro svolto (Nozbe) e anche alla conversazione (Skype, Zoom). Infatti, seppur lavoriamo da remoto non dobbiamo mai tralasciare il fattore umano. È grazie alle nostre emozioni che proviamo empatia per gli altri e lo stesso accade con i nostri collaboratori. Per cui, anche se siamo impossibilitati in alcuni casi a vederci personalmente, una videocall ci aiuterà ad accorciare le distanze o a risolvere problemi che senza il nostro “partner in crime” non potremmo risolvere. 

Perché è importante scegliere un servizio online

Per me è fondamentale avere la possibilità di offrire questo servizio online perché in questo modo riesco a non avere confini nel mio lavoro. Posso lavorare e quindi conoscere persone lontane offrendo loro il mio aiuto e la mia professionalità. Grazie al web è possibile conoscere professionisti vicini e lontani senza limiti geografici.

Pensa a tutte quelle persone definite “Nomadi digitali” che riescono a viaggiare, scoprire il mondo ma continuando a lavorare. Tutto questo comporta un arricchimento culturale e umano non indifferente.

Tool per remote worker

Adesso, come sempre, ti mostrerò una panoramica di tool che semplificano il remote work.

  • Zapier
  • Manychat
  • Camscanner
  • Note vocali
  • Pomofocus

Zapier

Zapier è per tutti uno strumento di automazione; per me è un salvavita! 😜

Infatti, grazie a Zapier, si possono collegare tra loro più di 1000 app per rendere automatico il tuo lavoro. 

Hai certamente delle attività ripetitive come, ad esempio, pubblicare su Facebook gli articoli del tuo blog (ma possono essere tante e molto diverse). Bene, creando uno Zap, ovvero un link tra il blog, detto Trigger, e Facebook, cioè l’azione finale, puoi rendere automatica la pubblicazione senza conoscere il linguaggio di programmazione e senza l’aiuto di un programmatore. Cosa chiedere di più?! 😉

Manychat

Hai mai sentito parlare dei bot? No, non intendo i Buoni Ordinari del Tesoro 😆ma un sistema automatico di intelligenza artificiale che svolge delle azioni al posto tuo in maniera automatica: in questo caso crea dei Chatbot. I Chatbot, ti permettono di curare i tuoi clienti pur non essendo impegnata in prima persona alle risposte da loro poste sui social o sulle tue piattaforme web. Risposte che puoi automatizzare grazie a Manychat. 

Manychat, infatti, è un servizio gratuito che ti consente di creare il tuo chatbot professionale su Messenger e restare in contatto con gli utenti. 

Camscanner

Lavorare online, da remoto, quindi, vuol dire lavorare da qualunque posto abbia una connessione a internet efficace. Ciò vuol dire che devi portare con te solo il tuo laptop e lo smartphone. Se la usi, al massimo, l’agenda cartacea. Di sicuro, quando ti sposti, non hai a disposizione una stampante con scanner. E come fare, quindi, a inviare tutti i documenti che avresti dovuto scannerizzare a casa o in ufficio? Facile! Con Camscanner. Non devi far altro che fotografare il documento, ritagliarlo perché i contorni siano definiti, salvarlo e inviarlo o archiviarlo. È un metodo, veloce e oltremodo comodo!

Note vocali

Anche se ami scrivere e prendere appunti, siano essi su carta o digitali, può capitare che sia fuori e hai un’idea; ti viene in mente uno spunto per una qualche attività o per il prossimo articolo che pubblicherai sul tuo blog. Bene, con l’app note vocali potrai registrare i tuoi pensieri e convertirli in testi scritti. Puoi scegliere di inserire la nota nel calendario integrato se si tratta di un impegno o attivare le notifiche se ha bisogno di un reminder. 

Pomofocus

Quando si lavora da casa o si è molto stanchi può capitare di distrarsi e farsi prendere da tutto ciò che è esterno al task che stiamo svolgendo. In questi casi, per recuperare la concentrazione possiamo usare la tecnica del pomodoro con il tool Pomofocus. 

Il lavoro si suddivide in attività da 25 minuti con delle pause da 5 minuti. Impostando in Pomofocus le attività indicate dai pomodorini e avviando il timer, questo tool ci segnalerà quando è arrivato il momento di fare una pausa e quando ricominciare a lavorare. Ovviamente le tempistiche sono personalizzabili. 

 

Arrivati a questo punto, spero tu abbia trovato il servizio online da delegare; in caso contrario contattami e sarò felice di fare con te un’analisi della tua attività per capire quali sono i task che ti affaticano e svolgerli al tuo posto.

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Creare una piattaforma web: strategie e plugin

Un aspetto entusiasmante del mio lavoro è aiutare le mie clienti nella realizzazione della loro casa virtuale, ovvero le aiuto a creare una piattaforma web.

Cos’è una Piattaforma Web

Creare una piattaforma web significa creare  la tua casa virtuale. Il posto in cui puoi presentarti e ricevere visite di chi ti segue.
Immagina se un giorno dovessero decidere di chiudere i social e, di conseguenza, i tuoi profili, come faresti a mantenere i contatti con il tuo pubblico? Come puoi continuare a comunicare con loro, a raccontare della tua attività e consigliarli su aspetti importanti per il loro lavoro?
Una piattaforma web è il modo per determinare la tua presenza online e ha lo scopo di:

  • Farti conoscere a nuovi clienti
  • Fidelizzare quelli che hai già acquisito
  • Recuperare quelli che hai perso nel tempo

Come vedi è fondamentale mantenere uno spazio di tua proprietà che sia un punto di raccolta dei tuoi contenuti e attraverso il quale tu possa vendere i tuoi servizi o prodotti.

Cosa ti serve per creare una piattaforma web

Anche se hai già la tua nicchia di mercato dovrai seguire delle logiche per farti trovare dai tuoi clienti e, quindi, dai tuoi lettori. Per arrivare a loro dovrai passare dal nostro caro Google.

Come puoi farlo? Innanzitutto devi scegliere le parole chiave con le quali ti rivolgerai al tuo pubblico.

Infatti le giuste parole chiave ti aiuteranno a dare maggiore visibilità al tuo blog/sito e puoi, in questo modo, focalizzare meglio l’obiettivo ed esprimerti nel migliore dei modi. Con Google trends  puoi cercare quelle che fanno al caso tuo. Ricordati sempre di controllare anche i tuoi concorrenti perché se son finiti nella prima pagina di Google vuol dire che hanno fatto un buon lavoro. Ora tocca a te fare lo stesso! 😉

Il fattore da controllare sono i volumi di ricerca; in base a questi valori potrai capire quanto un argomento suscita interesse e tutti i dati correlati.

Pianificazione per creare una piattaforma web

Si, ok, ti ho parlato di un aspetto pratico che è quello della ricerca degli argomenti e delle parole chiave da trattare ma non penserai mica di usarle senza una strategia?!
Infatti, come in ogni progetto che si rispetti, prima di creare una piattaforma web dovrai effettuare una attenta pianificazione. E non parlo solo dell’ordine di uscita dei tuoi articoli ma proprio della struttura che avrà il tuo sito. Dovrai pensare non solo all’aspetto dinamico, ovvero il blog, ma anche a quello statico.
Di cosa parlo? Dell’estetica e della usabilità del tuo sito.
Dovrai progettare:

  1. il menu di navigazione: deve essere completo ma di facile comprensione
  2. le pagine: dovrai creare delle sezioni diverse per comunicare chi sei, perché sei lì, come possono contattarti. Solitamente le pagine che più comunemente si trovano in un sito sono:
  • Home
  • About
  • Servizi
  • Blog
  • Contatti

WordPress

Suppongo tu abbia già sentito parlare di WordPress. È il modo migliore (e probabilmente il più completo) per creare il tuo sito anche in autonomia perché è molto semplice da usare e ha moltissime integrazioni utili per rendere la tua “casa virtuale” proprio come te.
Per iniziare devi registrare dominio e hosting . Qui Alessandro Pedrazzoli ti spiega come fare.

Una volta installato WordPress dovrai scegliere il tema.
Come dicevo prima sarà la tua casa, deve rappresentarti ma ricorda che è bene seguire delle regole comuni al buon senso. Ti consiglio di dare un tocco minimalista ma rendere la navigazione semplice e intuitiva.
Quando avrai scelto l’aspetto del tuo sito potrai divertirti a installare i plugin che ti servono per lavorarci su.

Qui ti racconto qualcosa in più su WordPress.

SEO: cos’è e perchè è importante

Abbiamo visto insieme da dove partire per la creazione degli articoli ma non basterà mettere insieme delle parole e descrivere un argomento che conosci per piacere a Google.

È vero, devi rivolgerti a persone in carne ed ossa, ma se a Google non piaci lui non ti presenterà ai suoi utenti. È il gioco che dettano i motori di ricerca!
Per ovviare a ciò dovrai rifarti a dei trucchetti SEO (Seo Engine Optimization), ovvero, devi capire bene come ottimizzare il tuo lavoro per i motori di ricerca. Ti lascio il riferimento a questo articolo di Riccardo Esposito per analizzare nel dettaglio l’importanza delle regole SEO.

Immagini

Sappiamo tutti che le immagini catturano molto di più la nostra attenzione ed è per questo che svolgono un ruolo molto importante all’interno del tuo spazio. Dovrai cercare delle immagini attinenti al tuo argomento, di volta in volta, e ottimizzarle. Se non sai da dove partire per cercarle ti vengo in soccorso con questa super lista!

Visibilità

Una volta attuate queste poche e semplici regole puoi aumentare la tua visibilità condividendo i tuoi blog post sui social oppure intervistando sul tuo blog altri professionisti.

Ma sai qual è la carta vincente da attuare sempre quando hai un tuo sito? E-mail marketing.
Tengo moltissimo a questo argomento ed infatti te ne parlo qui.

L’email marketing è uno strumento potentissimo perché ti connette direttamente con il tuo cliente ma anche con il tuo potenziale cliente ed è un modo per comunicare e far sentire loro quanto sono importanti per te. Tramite le newsletter potrai fornire consigli o riservare offerte dedicate. Ma anche sottoporre dei sondaggi per testare il gradimento dei tuoi servizi.

Sei arrivata fin qui e so bene cosa ti aspetti ora, quindi ti accontenterò e ti consiglierò i plugin più interessanti da scaricare su WordPress.

Plugin utili

Quelli che elenco di seguito sono tutti plugin per WordPress. Non puoi perderteli!

  • Yoast Seo
  • Akismet
  • Editorial Calendar
  • Woocommerce
  • Social login

Yoast Seo

Yoast Seo serve a ottimizzare le pagine e gli articoli in ottica SEO, ovvero per raggiungere migliori risultati nei motori di ricerca. Dopo averlo installato come ti suggerisce Andrea di Rocco in questo articolo, potrai scrivere il tuo blog post, al di sotto del quale troverai un box in cui inserire le tue parole chiave, il titolo SEO e la Meta descrizione.
Da questo momento si attiverà un semaforino per indicarti, con i colori del semaforo, appunto, se stai facendo un buon lavoro. Fenomenale!

Akismet

Vuoi proteggere il tuo blog dallo spam indesiderato? Akismet è il plugin giusto.
Sì, purtroppo anche i blog sono soggetti a spam, soprattutto attraverso i commenti e questo rischia di far apparire il tuo blog come un blog che fa spam. Meglio intervenire subito!

Editorial Calendar

Abbiamo visto prima quanto è importante la pianificazione. Anche per la gestione dei contenuti, soprattutto se si lavora in team. Editorial Calendar ha l’aspetto di un vero calendario nel quale inserire contenuti e bozze.

Woocommerce

Se la tua intenzione è quella di fare del tuo sito un e-commerce puoi fare affidamento a woocommerce che ti permette anche di vendere prodotti affiliati, non solo in vendita diretta. Puoi gestire anche aste online e ha molte estensioni gratuite.

Social login

Con questo plugin dai ai tuoi utenti l’opportunità di restare in contatto con te e quindi di commentarti attraverso i loro account social così da non dover creare un account diverso e ricordere ulteriori informazioni.

Uno dei miei compiti da Assistente Virtuale è la gestire dei blog, quindi, se la creazione del tuo sito e la gestione del tuo blog dovesse rientrare tra le competenze da delegare contattami.

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Delegare servizi online: quando e perché

Volgiamo ormai verso la fine dell’anno ed è ora di rivedere i piani per quello nuovo.

Hai già creato il tuo planning o continui a procrastinare?
Se ti senti sopraffatta dal lavoro e oberata dai mille impegni, forse è arrivato il momento di delegare.

Già, perché dare servizi online in outsourcing ti farà sentire meno scarica e più attenta agli obiettivi del tuo core business.

Come si prende la decisione di delegare servizi online

Quando si parla di delegare servizi online ci sono sempre mille perplessità legate a una non-conoscenza reale di ciò che si nasconde dietro al verbo “delegare”.
Infatti, troppo spesso si arriva ad affidare a qualcuno parte delle nostre attività quando siamo esauste, sfinite e non abbiamo quindi una lucida visione d’insieme.

La delega, invece, deve avere un approccio ragionato. Perché è innanzitutto fondamentale trovare una persona di cui ci fidiamo e, per stabilire un rapporto basato sulla fiducia, ci vuole tempo.
Naturalmente oltre all’affidabilità, una caratteristica da cercare in un collaboratore/collaboratrice è la compatibilità. Ognuno di noi ha il suo carattere e anche per entrare in empatia con i collaboratori ci vuole del tempo.
Come vedi è necessario fare le opportune ricerche e testare il lavoro condiviso.

A chi delegare servizi online

Quando realizzi che è bene non sobbarcarsi più carichi di lavoro del dovuto, arriva il momento di cercare un’Assistente Virtuale.
Un’AV può aiutarti in diversi modi, a seconda delle sue specializzazioni e delle tue necessità. Io, ad esempio, mi occupo di aiutare le imprenditrici e le libere professioniste a liberare il loro tempo e ottimizzarlo curando per loro aspetti legati all’ambito amministrativo o contabile, l’ambito organizzativo e la gestione della comunicazione online e relativi contenuti sul blog, sui social e nelle newsletter (puoi consultare la mia pagina dei servizi per approfondire).

Insomma sicuramente un’Assistente Virtuale può essere la soluzione ai tuoi problemi.
Ti consiglio la lettura dei miei precedenti articoli sulla figura della Virtual Assistant in Italia, del modo in cui può esserti utile e degli altri servizi che puoi richiedere.

A cosa serve delegare servizi online

Mi è capitato che mi chiedessero perché fosse necessario delegare servizi online.
Sulla delega credo di aver già ampiamente parlato sia in quest’articolo sia in molti precedenti; sul perché i servizi debbano essere svolti online la risposta è molto semplice.
Probabilmente starai pensando che saresti più tranquilla ad avere una collaboratrice fisicamente vicina, in modo da potervi confrontare spesso sull’andamento delle attività.
Comprensibile.
Ma.
Questo ti comporterà, ovviamente, dei costi importanti, dalla sede che ospiterà la tua assistente ai costi dovuti ad un’assunzione, per non parlare di tutto il resto.

Questi costi vengono totalmente abbattuti nel momento in cui scegli di collaborare con un’Assistente da remoto.
Puoi confrontarti con lei ogni volta risulti necessario grazie ai software di comunicazione e quelli di project management.

Quindi, a cosa serve delegare servizi online? Serve ad aumentare la tua produttività.

A proposito di produttività

Come dicevamo, delegare a qualcuno una parte del tuo lavoro aiuta a concentrarti di più sui tuoi focus e ad essere, appunto, più produttiva.
E come farlo? Grazie a tanti tool disponibili sul web.

Klaviyo

Iniziamo la nostra solita carrellata di strumenti di lavoro da remoto con una piattaforma dedicata ai possessori di e-commerce.

Klaviyo, infatti, è un software che ti aiuta a gestire il marketing della tua azienda online.
Sappiamo tutti molto bene quanto sia fondamentale oggi l’email marketing e Klaviyo è lo strumento giusto per creare una connessione con il tuo pubblico.

Il suo piano base gratuito permette di avere fino a 250 contatti e inviare fino a 500 email.
Nei suoi piani a pagamento, che sono tanti e variano in base al numero di contatti che si vogliono inserire, ha moltissime funzionalità.

Offre la possibilità di esaminare davvero tante informazioni sul consumo e le abitudini dei tuoi clienti, si integra con altri strumenti di e-commerce e puoi personalizzare le newsletter.
Infatti, oltre al bagaglio fornito dal software, puoi modificare i contenuti con il sistema drag and drop, facilissimo da usare.
Altra funzione molto utile è la segmentazione dei target.
Klaviyo suddivide il pubblico in base alle operazioni di acquisto, di lettura delle newsletter creando delle liste specifiche che a loro volta si possono personalizzare, in modo da creare campagne di marketing sempre più profilate.
Insomma, Klaviyo non è solo uno strumento di email marketing ma, grazie alle integrazioni che si possono combinare, è un potente tool per la riuscita del tuo negozio online.

Shareist

Passiamo adesso al versante Social.

Naturalmente ti serve una piattaforma che ti aiuti a snellire le procedure: ricerca, creazione contenuti, immagini, pubblicazione. Se poi devi comunicare le tue idee ad una collaboratrice o un team devi essere estremamente precisa per far sì che gli altri capiscano prima di tutto cosa e come comunicare sui tuoi canali social.

Bene, shareist ti corre in aiuto perché innanzitutto ti dà la possibilità di salvare tutti i contenuti che trovi nel web e creare quindi il tuo archivio, da consultare quando ne hai bisogno. Immagini, articoli, note personali: puoi salvare tutto tramite un’apposita estensione del browser. Puoi anche suddividere tutto per argomento utilizzando dei tag.
In questo modo non perderai mai l’organizzazione dei tuoi contenuti e saprai sempre dove trovare ciò che stai cercando.

Questo è un lavoro che puoi fare da sola o con la collaborazione del tuo team che puoi invitare via e-mail. Oltre ai social puoi integrare Shareist con WordPress o Mailchimp.

Anche in questo caso si parte da un piano gratuito che si può ampliare con funzionalità presenti nei piani a pagamento.

Kanbanflow

Produttività.
Ebbene sì, è la produttività l’obiettivo di noi tutte. E la ragione stessa per cui oggi ti ho parlato dell’importanza di delegare servizi online.

Kanbanflow ha un piano gratuito molto esaustivo ed uno a pagamento con funzionalità aggiuntive davvero interessanti.

Il funzionamento di Kanbanflow è basato sul suo aspetto di tabellone, come fosse una grande bacheca su cui annotare gli obiettivi e i task pianificati e che puoi consultare dai tutti i tuoi dispositivi mobili.

La “lavagna” è divisa in colonne personalizzabili in cui inserire le tue liste.
Ogni colonna, infatti, corrisponde ad un’attività. Per far fluire bene i processi puoi stabilire a monte il numero di operazioni per attività così da non riempirti di progetti (ed evitare un burn-out).

Ogni attività può essere suddivisa in task per facilitarne il monitoraggio. Ogni azione che compi può essere gestita liberamente assegnando il grado di ripetitività o altre indicazioni che vorrai registrare sull’app.
Insomma di sicuro con Kanbanflow è molto semplice sotto controllo tutto il proprio flusso di lavoro.

Wave

Stai cercando un software per curare la tua contabilità? Ti presento Wave.

Con Wave puoi seguire a fatturazione attiva e passiva e puoi farlo gratuitamente.

È un software basato sul cloud , quindi puoi lavorarci da remoto, anche con degli eventuali collaboratori.

Wave ti permette di analizzare i report finanziari della tua attività con il suo sistema di partita doppia.
Puoi creare fatture professionali e scansionare e salvare quelle ricevute, analizzare i tuoi rapporti su flussi di cassa, scadenze, profitti e perdite, catalogare spese e acquisti e inserire i tuoi preventivi.
Insomma alleggerisce di parecchio la gestione contabile della tua attività.

Collaboriamo?

E tu, hai già deciso quali servizi delegare?
Sia che abbia le idee chiare su quali sono le tue maggiori incombenze sia che ti senta sopraffatta dal carico quotidiano ma non sappia ancora cosa fare, puoi contattarmi in qualunque momento.

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

 

 

Come personalizzare Facebook: strategie e consigli

Credo che ad oggi siano davvero poche le persone che non usano Facebook.

Che sia per interagire con amici e parenti sul proprio profilo personale o per motivi di business, Facebook resta certamente uno dei social più popolari e utilizzati.

Scopri come personalizzare Facebook al meglio

Per una panoramica generale del funzionamento di Facebook dal punto di vista professionale ti consiglio questo post con degli spunti interessanti per un primo approccio  di tipo “professionale”al social network.

Come sai, mi occupo anche della gestione dei Social Media, quindi, oggi voglio darti delle dritte sull’importanza della scrittura dei post.
Voglio focalizzarmi su quest’obiettivo perché la personalizzazione delle pagine Facebook passa non solo dagli aggiustamenti tecnici, quali immagini di profilo e copertina, ma anche dai contenuti, che devono rispecchiare caratteristiche ben precise.
I social devono il loro successo alla loro potenza comunicativa.
Per essere credibile sui social devi pubblicare post brevi, concreti, accattivanti e che abbiano delle buone immagini.
Bene, ma da dove partire per creare una strategia dei contenuti di testo valida e che ti permetta di riscuotere il successo che meriti?

Come personalizzare Facebook: le strategie

Ricerca degli argomenti

Il primo passo da compiere è la ricerca, all’interno del tuo settore, degli argomenti che suscitano maggiore interesse nel tuo pubblico.
Essendo tu un’esperta della materia che tratti, sicuramente avrai già un’idea di ciò che il tuo pubblico chiede.
Se invece cerchi nuovi spunti li potrai trovare tra le richieste che i tuoi clienti ti fanno più di frequente oppure su uno strumento con il quale Big G ci viene in soccorso: Google Trends, dove potrai trovare tutte le ricerche che gli utenti fanno su Google. È semplicemente meraviglioso!

Qui trovi altri consigli sui tool utili alla gestione dei tuoi social e qui ti parlo del social listening grazie al quale puoi interrogare direttamente il tuo pubblico sui quali siano i suoi gusti e le sue necessità.

Creazione calendario editoriale

Una volta raccolti gli argomenti, inizia creando un calendario editoriale. Nella stesura ti consiglio di partire dai giorni festivi o comunque i più importanti per la tua attività (ad esempio, il 21 settembre è la giornata mondiale della gratitudine; può tornarti utile se sei una Life coach 😉) così da avere immediatamente un’idea dei giorni in cui collocare determinate informazioni e preparare una suddivisione degli argomenti per categorie e, perché no, creare delle rubriche in giorni prestabiliti.

Orari di pubblicazione

Altro consiglio che ritengo fondamentale. Ci sono degli studi che indicano che gli orari migliori per pubblicare contenuti su Facebook sono di prima mattina e nella fascia oraria che va dalle 13 alle 16. Questo può essere vero in molti casi, ma non è detto che siano gli orari più adeguati al tuo pubblico di riferimento.
Quindi inizia pubblicando in questi orari se sei appena approdata su Facebook.

Se invece hai già iniziato a postare dei contenuti da un po’, vai a dare un’occhiata agli Insights (cioè i dati statistici) della tua pagina e controlla quali sono i post che hanno ottenuto il maggior tasso di interazione (il cosiddetto engagement) da parte della tua audience.
In questo modo saprai qual è il miglior orario di pubblicazione dei tuoi contenuti.

Torniamo alla creazione del post

Chi approda su Facebook lo fa, nella maggior parte dei casi, nel tempo libero, per distrarsi dalla giornata lavorativa o proprio nella pausa, quindi si aspetta di leggere qualcosa di veloce e ricco di significato. Cerca quindi di essere estremamente sintetica, focalizza l’obiettivo e rendilo semplice. Usa un linguaggio immediato, non troppo articolato, che sia di rapida comprensione.

L’importanza della SEO

Anche su Facebook bisogna rispettare delle regole SEO importanti per non annoiare il lettore (e per rendere felici i motori di ricerca). Quali?

  • I grassetti: a meno che il tuo post non sia composto da una sola frase è bene richiamare l’attenzione sulle parole più rilevanti.
  • Gli spazi: se si tratta di un blog post ai tuoi follower non farà piacere leggere un poema, in cui tutte le frasi siano unite. Suddividi i paragrafi così che la lettura risulti più scorrevole e piacevole. Valuta anche di assegnare un’emoji all’inizio di ogni paragrafo, se questo si sposa bene con la tua strategia di comunicazione.
  • Le immagini: è stimato che un post con una bella immagine ha più risonanza di un post “anonimo”. Cerca, quindi, delle immagini che rappresentino al meglio ciò che vuoi esprimere. Se non hai foto personali relative alla tua attività potrai trovare un aiutino qui.

Interazioni

Adesso ti faccio una domanda: quale può essere lo scopo di avere una pagina Facebook se non quello di entrare direttamente in contatto con i propri clienti?

Essenzialmente Facebook è nato per accorciare le distanze. E che tu abbia un profilo personale o una pagina Business lo scopo è esattamente il medesimo. Pertanto, fa’ in modo che i tuoi contenuti creino sempre una connessione a livello emotivo tra te (o il tuo brand) e il tuo pubblico e invitalo a interagire il più possibile.

I tuoi followers saranno felici di sentirsi coinvolti e tu potrai avvicinarti sempre di più alla risoluzione dei loro problemi e quindi fidelizzarli.

Analisi dei dati

Una volta impostate le linee guida che vorrai seguire nella gestione delle tue pagine hai bisogno di capire se i tuoi sforzi stanno funzionando o se è il caso di sistemare qualcosa. Ecco che ti vengono di nuovo in aiuto gli Insights della pagina.

Quali sono gli argomenti che hanno riscosso più successo?
Che tipo di contenuti erano (testo, foto, video, sondaggi ecc.)?

In che giorni e in che orari li hai pubblicati?

Agisci quindi di conseguenza adattando la tua strategia comunicativa ai gusti e alle abitudini del tuo pubblico e continua a controllare i dati con regolarità.

Come dici? Vuoi sapere qual è il bonus di oggi?

Ti accontento subito!

Aggregatori di notizie

  • Informazione.it
  • Reddit
  • Spidwit
  • Feedly
  • Google news

Informazione.it

È un portale di informazione dalla struttura molto semplice e pulita, variegato nelle fonti e suddiviso per categorie in modo tale da trovare velocemente le notizie di tuo interesse. Nel menu è anche possibile fare anche una ricerca per regione così da essere aggiornati sulle notizie locali.

Reddit

Reddit è invece somigliante a un forum in cui gli utenti possono confrontarsi commentando le notizie raggruppate. Parliamo di un colosso internazionale che fornisce notizie appartenenti a un numero sempre maggiore di argomenti e in moltissime lingue. È suddiviso in categorie, chiamate sub-reddit.

Spidwit

Spidwit è un aggregatore specifico per i social perché, oltre a distribuire le notizie per categoria di interesse, ti aiuta nell’impostazione dei post e delle immagini dando la possibilità di modificare le immagini o i grafici di cui abbiamo bisogno. Simpatica anche l’opportunità di creare dei meme rendendo così i post virali.

Feedly

Feedly è un modo facile e veloce per avere ogni giorno una piccola e personalizzata rassegna stampa disegnata sui nostri interessi. Infatti, tramite le categorie offerte è possibile scegliere quelle inerenti la nostra curiosità e, in automatico, Feedly ci invierà notifiche sulle nuove notizie simili. Inoltre le notizie possono essere archiviate in cartelle per una veloce consultazione successiva e se non hai il tempo di leggere subito la notizia trovata, puoi salvarle per leggerle in un secondo momento.

Google News

Ovviamente non può mancare nell’elenco un servizio offerto da Google.
Distribuito in 60 nazioni e 35 lingue, rappresenta sicuramente la maggior fonte di notizie al mondo. È davvero un’edicola digitale che raccoglie notizie delle più importanti testate mondiali. Ha una tecnologia in grado di valutare i nostri interessi e creare in automatico una sezione di notizie dedicata.

Come personalizzare Facebook? Chiedi agli esperti

Spero di essere riuscita ad aprirti una strada verso la personalizzazione delle tue pagine Facebook, ma ricorda che per garantire un aspetto professionale della tuo brand è importante essere sempre aggiornati e per questo puoi rivolgerti a dei professionisti.

Nel mio lavoro da Assistente Virtuale mi occupo della gestione dei social, quindi non esitare a contattarmi per valutare insieme la direzione migliore per personalizzare Facebook.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Piattaforme e-learning: tra preparazione e promozione

Hai un’idea per un corso che vorresti mettere in vendita, ma vuoi saperne di più su come funzionano le Piattaforme e-learning?
Benissimo, mettiti comod@ e continua a leggere.
Ti darò dei preziosi suggerimenti sulle piattaforme disponibili e sulla preparazione di un lancio perfetto!

L’importanza della promozione nell’e-learning

Nel mio precedente articolo ti ho raccontato quali sono i primi passi da muovere nella creazione di un corso di formazione professionale online e come, in qualità di Assistente Virtuale, posso offrire il mio supporto (in particolare ai Coach) che decidono di sfruttare questo tipo di infoprodotto.

Oggi ti mostrerò quanto sia importante affidarsi al web per una promozione efficace.

Molti professionisti si rivolgono al mondo virtuale per approfondire le proprie competenze perché, attraverso il web, si può accedere al piano formativo che più si adatta alle proprie esigenze stando comodamente a casa, senza rinunciare a tutte le altre attività.

I piani on demand, infatti, prevedono una fruizione del servizio non legata a tempi e scadenze specifici.
Chiaramente è un notevole vantaggio per tutti coloro che hanno moltissimi impegni, ma sanno di non poter rinunciare a una regolare formazione professionale.

Però la concorrenza può essere tanta e devi convincere il tuo pubblico a scegliere te.

Aspetti operativi

Detto ciò, passiamo agli aspetti operativi della messa in vendita del tuo corso.

Come ben immagini, per effettuare una vendita devi mettere in atto una comunicazione efficace.

Avrai già delineato le caratteristiche del tuo studente ideale nel momento in cui hai deciso di creare per lei/lui il tuo corso, quindi sai bene a chi ti rivolgi, quali sono le sue esigenze, che lavoro fa e quali sono i suoi social di riferimento.

Questi aspetti sono molto importanti per promuovere il tuo corso.
Come ti dicevo, molti altri coach hanno pensato di utilizzare il web per diffondere i loro percorsi formativi.

Va da sé, quindi, che dovrai affidarti a delle tecniche di web marketing per farti notare nel mercato dell’ e-learning.

Quando il tuo corso sarà pronto dovrai seguire alcuni passaggi fondamentali.

  1. Test: hai fatto certamente un buon lavoro nell’esposizione degli argomenti, del resto padroneggi la materia; è per questo che hai deciso di istruire gli altri. Ma le tue nozioni potrebbero non essere sufficienti a conquistare i tuoi studenti. Proprio per questo motivo è necessario fare dei test del prodotto. Puoi contattare dei colleghi e chiedere di giudicare il tuo lavoro o chiedere a ex allievi di fare da beta testers.
  2. Recensioni: uno dei requisiti su cui si fonderà l’acquisto dei tuoi clienti è la cosiddetta social proof, la riprova sociale. Se il prodotto è valido è bene che i tuoi futuri clienti lo sappiano. In questo caso puoi proporre il tuo corso in forma gratuita ad un gruppo ristretto di persone e chiedere loro di lasciare una recensione.
  3. Promozione: prima di passare alla promozione a pagamento ti consiglio di interagire con i gruppi di settore. Mi riferisco soprattutto ai social perché lì potresti trovare gran parte degli studenti interessati. Sia Facebook che LinkedIn hanno infatti gruppi in cui è possibile farsi notare per i propri contenuti. E se condividi contenuti di valore apparirai sicuramente affidabile e sarà più semplice far sì che i tuoi potenziali studenti si fidino di te e accetteranno di acquistare un tuo corso. Ovviamente devono essere gruppi o community in linea con il tuo pubblico target di riferimento.
  4. Offerte: questa opzione la considero un’appendice della promozione. Ritengo, infatti, che sia opportuno “premiare” i propri contatti proponendo delle offerte in anteprima. Bada bene che dovranno avere un termine queste offerte!

Lancio

Bene, ora che sai quali sono le fasi per far conoscere il tuo corso devi preparare una buona landing page.

Attraverso questa operazione di web marketing avrai la possibilità di trasformare gli utenti in possibili clienti. Per essere leale ed estremamente comunicativ@ dovrai trattare gli argomenti che lo studente cerca quando approda sulla tua pagina, ovvero

  • Prezzo e durata: le prime informazioni che ogni acquirente vuole conoscere sono il prezzo e il tempo che dovrà investire in questa formazione. Metti bene in evidenza il costo del corso e affiancalo ai vantaggi che ne trarrà.
  • Vantaggi: è buona norma, appunto, evidenziare i vantaggi che si possono ottenere seguendo il corso. Nozioni di base generalizzate ma utili a rassicurare il tuo studente sul buon acquisto.
  • Recensioni: ti ho spiegato come puoi procurartele e sono davvero fondamentali perché un potenziale cliente si fidi di te. Senza le recensioni degli altri studenti, i futuri non avranno un’idea chiara del perché devono scegliere te, cosa ti differenzia dagli altri.
  • Programma: ovviamente devi descrivere gli argomenti che tratterai nel corso. Prima di acquistare i tuoi studenti vorranno sapere i temi affrontati per capire se sono in linea con le loro aspettative.
  • Qualifiche: se decidi di mettere a disposizione dei tuoi studenti un attestato o una certificazione di qualche tipo devi specificarlo così da dare un valore maggiore al tuo corso.
  • CV: hanno deciso di acquistare da te il corso che li porterà ad aggiungere competenze al loro Curriculum Vitae; è una scelta professionalizzante quella di raccontare loro le tue esperienze formative e lavorative perché abbiano un quadro completo su chi sei e perché fanno bene ad acquistare il tuo corso.

Se vuoi approfondire l’argomento dai un’occhiata ai consigli del team di Balena Lab su come scrivere una sales page.

Piattaforme di e-learning

Finora abbiamo visto come fare promozione; adesso voglio parlarti finalmente delle piattaforme e-learning.
Quali scegliere e come faciliteranno la messa online del tuo corso.

  • Teachable
  • Thinkific
  • A Tutor
  • Docebo
  • Skillshare

Teachable

È una piattaforma a pagamento. Ha, però, un piano mensile base economico rispetto a quello che offre. Ti permette di mettere online il tuo corso pensando solamente alla stesura dello stesso.
Ti mette in contatto con un numero illimitato di studenti, ricevi il pagamento istantaneamente se lo desideri.
Nel tuo profilo puoi inserire un autore  che ti aiuti a gestire il corso e puoi accedere tu stess@ ai corsi per formatori a cui sei interessat@.
Ha una struttura di email marketing integrata così da informare gli studenti senza che debba pensarci tu.
Inoltre include i principali strumenti di condivisione sia per quanto riguarda i social sia le newsletter che le automazioni (Zapier).
Puoi collegare il tuo sito al tuo profilo ed è intuitivo e personalizzabile. Sei sempre aggiornat@ sulle vendite e sull’andamento dei tuoi studenti.

Thinkific

Thinkific offre la possibilità di provare gratuitamente il funzionamento. E in quel piano si possono aggiungere fino a 3 corsi con un numero di studenti illimitato e arricchirli con quiz e sondaggi.
Con i piani a pagamento puoi inserire moltissime funzionalità e integrazioni con altri strumenti che possono facilitare il tuo insegnamento.
Puoi personalizzarlo come preferisci e inserire tutti i supporti multimediali che ti servono. Puoi creare un tuo sito all’interno della stessa piattaforma e personalizzarlo come desideri (anche partendo dai temi offerti). Accetta tutte le carte di credito, il pagamento è istantaneo e offre avanzati strumenti di marketing per la promozione del tuo corso.

A Tutor

A Tutor è una piattaforma di e-learning nella quale creare una rete di contatti con cui condividere interessi.
Si possono inserire le tipologie di corsi più disparate e ci sono spazi social per condividere foto.
Offre un sistema di valutazione degli studenti e un efficiente servizio di messaggistica.
Inoltre si possono archiviare i file utili e pianificare le lezioni.

Docebo

È una piattaforma per l’e-learning che utilizza l’intelligenza artificiale. La tecnologia presente su Docebo fornisce un aiuto nella scelta del percorso formativo poiché, grazie all’uso di immagini o file audio, Docebo crea dei tag testuali attraverso cui la machine learning della piattaforma indirizza l’utente facendogli risparmiare molto tempo. Si possono integrare alcuni strumenti per l’inserimento di registrazioni o slide ed è possibile tenere traccia del coinvolgimento degli studenti valutandone l’apprendimento.
Il costo di Docebo varia in base all’utilizzo che se ne fa, pertanto vengono offerti dei preventivi personalizzati.

Skillshare

È una piattaforma su cui è possibile trovare qualsiasi corso ti venga in mente. Si possono inserire corsi con lezioni della durata massima di 30 minuti e suddivise per capitoli.
L’apprendimento è di gran lunga semplificato ed economico.
Si può accedere per abbonamento ma lo si può testare gratuitamente per due mesi.
È molto utilizzata da diverse grandi aziende per la formazione dei propri dipendenti.

Hai bisogno di aiuto? Chiedi a me.

So bene quanto lavoro ci sia dietro la preparazione di un corso e la sua promozione, per questo ti posso supportare nella creazione del tuo corso su queste piattaforme. Ad esempio creando un account per te e caricando i contenuti che hai creato (testi, audio, video ecc.) e suddividendoli già nelle singole lezioni del tuo corso. Vuoi creare un diploma per chi conclude i tuoi corsi? Ti aiuto a fare quello…e molto altro!

Se vuoi saperne di più consulta la pagina dei miei servizi oppure contattami.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Come organizzare un’agenda: modelli e compilazione

Settembre è arrivato e mi auguro che questa pausa estiva ti abbia portato una nuova energia per affrontare il nuovo anno lavorativo e scolastico. Ma come possiamo pensare di completare le attività se non sappiamo come organizzare un’agenda?

Pronte a ricominciare?

Abbiamo visto insieme come usare l’agenda di lavoro e quale preferire tra i modelli cartacei o elettronici. Oggi voglio parlare di come organizzare un’agenda.

Che ci piaccia o no, dobbiamo farcene una ragione: la nostra memoria non è sufficiente a contenere la mole di informazioni che accumuliamo giornalmente!
Dalle notizie che ci stanno più a cuore come i compleanni dei nostri cari, gli anniversari, gli orari di scuola dei nostri figli fino agli impegni di lavoro o gli orari della palestra, l’agenda rappresenta un punto chiave per la nostra organizzazione e ci aiuta ad alleggerire lo stress di non dover affollare la mente di informazioni da ricordare.

Metodi e abitudini utili su come organizzare un’agenda

Nel mio lavoro da Assistente Virtuale ho adottato dei metodi per rendere ciclica l’assegnazione dei task giornalieri. Ho scelto un giorno della settimana per fissare le attività ordinarie e prestabilite e, nello stesso giorno, preferibilmente a fine settimana, faccio una revisione degli impegni che avrò per farmi un’idea del carico della settimana successiva ed essere in grado di inserire gli imprevisti.

Questo è un metodo che applico sia nel caso in cui stia gestendo la mia agenda che nel caso in cui debba organizzare l’agenda di un imprenditore.
Naturalmente è opportuno creare una propria routine, un’abitudine personale che ci spinga ad utilizzare ogni giorno l’agenda.
Per questo motivo il mio consiglio è quello di inserire, insieme agli impegni di lavoro, anche gli impegni personali. In questo modo avrai sempre sotto controllo gli incastri perfetti tra vita privata e vita lavorativa.

Tipologia di agenda

Passiamo adesso a vedere le tipologie di agenda cartacea in commercio.
Esistono moltissime agende diverse per tipo di planner, datario, formato, dimensione. E per ogni tipo di esigenza.
Vediamo insieme alcuni dei modelli disponibili.

12 mesi

La più comune è, senza dubbio, l’annuale, 12 mesi. Molto utile per chi ha bisogno di chiudere le attività con l’anno solare. Parte da gennaio e termina a dicembre dello stesso anno. Solitamente sono datate e c’è la possibilità di scegliere il modello tra la visualizzazione giornaliera, settimanale e a volte può essere presente un riepilogo annuale. Può presentare le festività territoriali in modo da aver chiara l’idea di come organizzare un’agenda in base ai giorni festivi.

16 mesi/18 mesi

È la mia preferita. Partono da metà anno (luglio o settembre) per terminare a dicembre dell’anno successivo.
Ideale per chi ha del lavoro terminato nella prima parte dell’anno o per chi ha attività cicliche in partenza dalla seconda metà dell’anno.

Giornaliere/Notebook

Non sono datate. Adatte a un pubblico attento all’ambiente e molto pratico.
Hanno fogli bianchi personalizzabili per evitare di lasciare pagine inutilizzate.

Settimanali

Con queste agende si ha la visuale della settimana su due pagine di seguito. Possono essere sviluppate in verticale o in orizzontale. Personalmente preferisco la visuale verticale e con l’indicazione dell’orario per righe perché mi permette con un colpo d’occhio di vedere la quantità di impegni di tutta la settimana e capire la gestione giornaliera oraria.

Rilegate, ad anelli o a spirale?

Anche questa caratteristica dell’agenda rappresenta la persona e la sua organizzazione.
Se usi l’agenda per inserire tutti gli impegni o annotazioni della tua vita ma non vuoi una visualizzazione unica avrai bisogno di divisori tra le varie aree tematiche. Puoi utilizzare divisori dello stesso formato dell’agenda o delle linguette su cui segnare l’argomento trattato.

Come organizzare un’agenda

Una volta scelta l’agenda che fa per te, dovrai iniziare a compilarla.

Di seguito ti mostro come organizzare un’agenda.
Il mio consiglio è quello di partire dalle informazioni piacevoli. Quando si dà il via a una nuova abitudine l’ideale è iniziare da ciò che ci fa stare a cuor leggero.
Anche se hai una memoria di ferro la vita frenetica potrebbe distoglierti dai pensieri più dolci…meglio non rischiare! 😉

  • Cerca subito le date a te più care per segnare compleanni e anniversari.
  • Ricordati di prevedere uno spazio in cui segnare delle note mensili e delle informazioni utili. Potrebbero essere l’orario di ricevimento degli insegnanti dei tuoi figli o i numeri da contattare in caso di emergenza.
  • Vuoi impostare una pagina con delle informazioni da tenere costantemente sotto mano? Puoi utilizzare dei simpatici segnalibro. Qui ne trovi alcuni.
  • Per facilitare la differenziazione tra le attività da svolgere e quelle già svolte puoi usare simboli o colori diversi. Ti aiuteranno a visualizzare immediatamente il posizionamento dei vari task. Ma, mi raccomando, ricordati di creare una legenda!
  • Riguardo le attività da segnare, ricorda sempre di creare un ordine cronologico. Inserirle in uno spazio temporale definito ti aiuterà a portare a termine tutto (o quasi) senza distrazioni.
  • Infine, puoi tenere riservate delle pagine all’inizio o alla fine dell’agenda, o dei singoli mesi, per tenere sotto controllo le spese.

Se sei creativa puoi optare per un’agenda con disegni o citazioni.
Per il lunedì potresti optare per  quelle con aforismi motivazionali. Saranno una carica in più per affrontare al meglio la nuova settimana!

Consigli pratici per il completamento dei task

Passiamo ora nel vivo dei consigli utili per organizzare un’agenda.

  1. Parti dal segnare tutte le attività di cui conosci già giorno e orario anche se si tratta di appuntamenti/ eventi che ritieni di poter ricordare (compleanni, ricevimenti, manifestazioni, corsi, ecc).
  2. Suddividi la giornata in due parti: produttività e attività accessorie. Solitamente la mattina si ha la mente fresca e si riescono ad affrontare i task più impegnativi e che richiedono più attenzione; la seconda parte potrai dedicarla agli appuntamenti o a quelle attività che non richiedono un’attenzione eccessiva.
  3. Quando prendi gli appuntamenti tieni sempre un margine di tempo per raggiungere il posto dell’appuntamento o comunque per rivedere delle note in merito.
  4. Luogo dell’incontro: qualora la persona da incontrare sia troppo lontana opta per un incontro online.
  5. Scrivi tutti gli impegni che hai durante la giornata. Non aver paura di scrivere troppo sull’agenda! Questo non significa che dovrai scrivere dei poemi ma potrai appuntate brevemente anche tutti quei piccoli task che dovrai affrontare ma che non devi trascurare. Suddividere il tuo lavoro in attività più piccole ti farà sentire più produttiva nel momento in cui prenderai visione del raggiungimento dell’obiettivo.
  6. Dedica uno spazio anche alle telefonate. A meno che non siano impreviste, cerca di ritagliare uno spazio a telefonate che sai già saranno necessarie. Se lo sono potrebbero durare qualche minuto ed è giusto stabilire un tempo dedicato per non interrompere altre attività.
  7. Tieni sempre presente che la giornata è fatta di 24 ore e che non potrai impiegarle tutte per lavorare, quindi cerca di bilanciare gli impegni e non inserire quante più cose possibili. Distribuisci i giusti task nella settimana prefissando un obiettivo.
  8. Non sottovalutare le pause. Sono utili al recupero psicofisico e ti permetteranno di mantenere il giusto apporto di energie.

Se ritieni che gestire tutto ciò sia troppo complicato e preferisci un aiuto nell’organizzazione dell’agenda puoi delegare un’Assistente Virtuale.
Questo, insieme ad altri, è uno dei servizi di cui mi occupo. Qui puoi trovare i miei servizi al completo e qui delle idee sui task da delegare.
Ricorda che organizzare un’agenda nel modo corretto favorirà la gestione delle tue giornate e di conseguenza ti aiuterà ad affrontare il lavoro con serenità e apparirai più rilassato e con un’immagine più professionale agli occhi dei tuoi clienti.

E il Bullet Journal?

Il Bullet Journal è un modo diverso di concepire l’agenda.
È sicuramente adatto a chi non vuole sentirsi vincolato agli schemi di un’agenda tradizionale e ha bisogno di esprimere la creatività.
È composta da fogli bianchi, liberi o puntinati, su cui segnare note o impegni dando libero spazio alla fantasia.

La si può suddividere per mesi o in base alle aree tematiche. Alcuni hanno più bullet journal: quelli fissi, dove sono segnate le date importanti o attività cicliche, e un “bullet” per il lavoro; oppure c’è chi ha animali domestici e tiene un’agenda dedicata alle loro attività, appuntamenti con il veterinario, acquisti ripetuti, ecc.

Insomma, il BuJo è strettamente personale e ognuno può decidere come utilizzarlo al meglio.
Qui trovi dei consigli su come personalizzare il tuo.

Per chi ama l’artigianato

Insomma esiste una grande varietà di agende adatte alle esigenze di ognuno e per tutte le tasche. Se ami l’artigianato puoi dare un’occhiata su Etsy per trovare le più belle agende artigianali, dai modelli vintage a quelli più originali.

Supporti digitali

Lo so, lo so, adesso starai pensando che vorresti gestire i task in maniera digitale.

Bene, allora, dopo aver visto nel dettaglio i tipi di agende cartacee, ti darò dei consigli pratici su come riportare e condividere le attività (anche con un team di lavoro) usando “agende” digitali.

  • Toodledo
  • I done this
  • Nozbe
  • Basecamp
  • Wrike

Toodledo

È uno strumento utile a migliorare la produttività e l’organizzazione poiché con Toodledo è semplice creare liste, inserire e condividere note, e rendicontare le attività e le abitudini.
Si possono suddividere le attività per settore. Ad esempio puoi scegliere le attività legate alla vita privata, al lavoro, agli hobby. È tutto personalizzabile, molto intuitivo da utilizzare e si sincronizza con tutti i dispositivi. Si possono impostare dei promemoria e ci si può registrare gratuitamente.

I done this

Hai bisogno di affidare compiti al tuo team? I done this ti permette di creare liste di operatività suddivise per collaboratore e vedere l’aggiornamento costante sui lavori svolti anche via mail. Non solo potrai vedere se un task è stato svolto ma potrai leggere i commenti dei tuoi collaboratori e capire se un’attività ha richiesto particolari attenzioni o se se sono state trovate difficoltà ed è preferibile rimandarla.
Credo sia un valore aggiunto all’efficienza di squadra.

Nozbe

Il lavoro da remoto può diventare un vero stress se non funziona la comunicazione con i propri colleghi e collaboratori. Un altro task manager che ti viene in soccorso è Nozbe che velocizza le comunicazioni di gruppo.
Con Nozbe puoi creare o importare dei progetti e creare la tua squadra di riferimento. Puoi creare dei compiti singoli o di gruppo in base alle necessità e per ogni task puoi attivare commenti e chat in modo da non rimanere mai indietro con gli aggiornamenti.
Anche la ricerca dei progetti è facilissima perché puoi identificarli con dei Tag. Puoi decidere di impostare degli alert sulle priorità o su attività particolarmente importanti e puoi, inoltre, inviare via email il task di interesse. Il piano gratuito prevede la collaborazione fino a 5 utenti.

Basecamp

Basecamp ha l’interfaccia simile a quella di un social network ed è proprio per questo che è semplice da usare per i team che devono collaborare da remoto.
Anche in questo caso si suddividono le attività, si possono affidare a persone specifiche e stabilire le priorità e la comunicazione è semplice, veloce e mantiene una grafica ordinata. Qual è la caratteristica fantastica di Basecamp? Permette di creare una sezione con le domande frequenti o nuove accessibili agli utenti senza disturbarli durante il loro lavoro.

Wrike

Questo tool di project management oltre a favorire la gestione del lavoro è utile anche per la crescita aziendale. Con la sua struttura pone l’obiettivo di responsabilizzare le aree di competenza affidando compiti precisi divisi per settore operativo.
Con Wrike è possibile creare un progetto suddividendolo nelle varie fasi e segnalare i passaggi nel dettaglio così che anche gli altri collaboratori possano seguirne l’avanzamento.
Anche Wrike è gratuito fino a 5 utenti ed è un software coinvolgente per i gruppi di lavoro.

Come vedi ci sono molti task manager tutti brillanti.

Esattamente come per le agende devi decidere quello che fa per te, quello che ti rappresenta di più.

E tu hai già trovato il modo migliore per organizzare l’agenda?
Nella pagina dedicata ai miei servizi ti indico come posso aiutarti seguendo e organizzando la tua agenda per te.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Ferie e relax: come come farle al meglio grazie alla delega e quali servizi online utilizzare

Dopo un anno particolarmente faticoso dal punto di vista lavorativo ma anche emotivo, mi auguro che anche tu possa finalmente prenderti qualche giorno di riposo. Ma come fare per non restare indietro con gli impegni? In altre parole: come si gestiscono le ferie quando si lavora da remoto?

Di seguito ti do delle indicazioni per organizzare al meglio il tuo lavoro e le tue vacanze grazie all’utilizzo di alcuni servizi online.

Se seguirai i miei consigli riuscirai a riposare senza sentirti in colpa e a mantenere una gestione efficiente delle tue attività sia durante le vacanze sia al tuo rientro.

Partiamo con la pianificazione delle ferie

È buona norma, prima di partire per le vacanze, condividere con colleghi, clienti e collaboratori le date in cui saremo assenti. Perché, se è vero che dobbiamo staccare la spina, è vero anche che dobbiamo farlo senza complicare la vita a chi lavora con noi e senza avere lo stress di ricevere chiamate evitabili per domande e comunicazioni di lavoro mentre siamo via.

Per assicurarti una comunicazione efficiente, innanzitutto ricordati di inserire le date in cui non sarai operativ@ in un calendario condiviso (ad esempio Google Calendar) con colleghi e/o collaboratori e impostare una mail di risposta automatica (autoresponder) in cui informi che sarai fuori dall’ufficio “dal – al” e che al tuo rientro avrai premura di rispondere a tutte le email ricevute.

A proposito di email…

So bene che avrai la tentazione di controllare la posta con una frequenza maniacale, ma occhio a non cadere nella trappola del “solo 2 minuti” perché, in vacanza come nei giorni di pieno ritmo lavorativo, è importante stabilire un momento preciso per la lettura della posta. Se poi riesci ad evitarla del tutto mentre sei in vacanza, anche meglio, direi 🙂

Non definire le tempistiche contribuisce all’aumento di ansia per aver perso la notifica.

Trovi altri suggerimenti sulla gestione delle email qui e qui.

Check list

Stilare delle check list ti aiuterà a fare chiarezza sul da farsi.

Non si tratta solo di un mero elenco, ma di una vera e propria presa di visione e definizione temporale dei task senza la quale non avresti piena consapevolezza del carico di lavoro e delle tempistiche. Chiara Battaglioni, Professional Organizer, ci racconta quali tipi di liste usare.

Fai, quindi, un recap degli appuntamenti e delle scadenze che avrai al ritorno e dei task delegabili in tua assenza.

Task delegabili

Già, ho parlato tanto di attività delegabili.

Da AV, offrendo servizi online, seguo i miei clienti anche in vacanza così che possano godersi appieno il loro relax ed io al loro posto mi occupo di ciò che possono non seguire direttamente.

Cosa devi fare, quindi, prima di organizzare la tua vacanza? Cercare una persona di fiducia a cui affidare mansioni improrogabili. Lei farà in modo che tutto prosegua senza intoppi.

Appuntamenti, quando fissarli

Dovrai preoccuparti di gestire gli appuntamenti sia nella fase che precede le vacanze che nella fase immediatamente successiva.

Questo perché

  • Prendere un appuntamento il giorno prima della partenza non ti permetterà di dedicarti alle attività di riordino dell’ufficio e gestione delle ultime attività. E perché prima che possa dedicarti alle esigenze che il cliente ti comunicherà passerà del tempo e avrai bisogno di rinfrescare la memoria.
  • Prendere un appuntamento appena rientrata delle vacanze non ti darà la giusta concentrazione. Dovrai riprendere in mano la situazione lasciata alla partenza, controllare le email che avrai opportunamente catalogato in ordine di priorità e tornare al “mood” lavorativo.

Evitare domande superflue

Se non prepari un corretto “manuale di esecuzione lavori” da lasciare ai colleghi o a chi si occuperà del tuo lavoro, corri il rischio di ricevere chiamate scomode e superflue durante le vacanze.

Per evitare che ciò accada puoi scrivere un vademecum da condividere, ad esempio, mediante un tool di project management (es. Trello). Oppure creare dei fogli di calcolo con indicazioni per l’accesso ai file che hai bisogno di condividere.

La cosa fondamentale, ma spesso trascurata, sono le password di accesso ai vari account.

Per rendere fluida la condivisione dei vari progetti può essere d’aiuto l’utilizzo di un gestore di password. In questo modo puoi condividere le credenziali in modo sicuro con gli utenti che devono prendere parte al progetto senza lasciare tracce su fogli volanti o email.

Preparazione documenti

Abbiamo visto le varie fasi e preparativi da affrontare prima di partire.

Per lasciare piena autonomia d’azione a chi ci sostituirà è bene preparare dei modelli operativi. Basterà creare un fac-simile che il tuo collaboratore dovrà solo modificare.

Il vantaggio di operare con archivi o sistemi digitali è quello di usufruire di piattaforme che facilitano il compito di creazione di tali modelli ma anche della loro condivisione.

Sono piccole attenzioni molto semplici per le quali non impiegherai molto tempo, ma che ti aiuteranno a passare una vacanza tranquilla.

Riepilogo delle 7 regole della “vacanza senza stress”

  1. Comunica per tempo le date di assenza a clienti e collaboratori
  2. Imposta un autoresponder e datti un tempo definito per controllare la posta
  3. Prepara una check list per definire appuntamenti e scadenze al tuo rientro
  4. Delega qualcuno che possa coprire i task importanti in tua assenza
  5. Organizza gli appuntamenti nel giusto periodo
  6. Lascia ai tuoi collaboratori indicazioni dettagliate sulle attività da svolgere
  7. Prepara modelli fruibili in tua assenza

Ricorda che le vacanze servono a recuperare l’equilibrio psicofisico necessario per riprendere il pieno ritmo lavorativo (e non) al tuo ritorno. Devi rigenerarti allontanando ogni tipo di stress.

Se hai bisogno di qualcuno a cui delegare dei task durante il tuo meritato riposo consulta la pagina dei miei servizi online e questo articolo su come funziona la collaborazione con me.

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Come lavorare online: risorse e consigli utili

Credo che, presto o tardi, a tutti sia capitato di porsi la fatidica domanda: come posso lavorare online?

E, soprattutto in questo 2020, la seconda frase più gettonata è diventata “lavorare in Smart Working”. 

Spesso è usata in modo improprio come sinonimo di Telelavoro e, quindi, per indicare un lavoro svolto da remoto.
Ma ci sono delle differenze di non poco conto. 

Chi si chiede, invece, come lavorare online spesso mira a dirottare tutto il proprio lavoro nel mondo virtuale e a creare e gestire un suo proprio business.

Quali lavori si possono svolgere online?

Se anche tu aspiri a “metterti in proprio”, senza ombra di dubbio posso consigliarti il mio lavoro, ovvero quello dell’Assistente Virtuale.

Per questa categoria, come per la maggior parte delle professioni online, non esiste una qualifica unica e riconosciuta ma è sicuramente fortemente consigliabile avere esperienza pregressa e la consapevolezza che è necessario formarsi costantemente. 

I sistemi informatici, le legislazioni e le tipologie di professionisti con cui ci si interfaccia online cambiano continuamente ed è quindi utile essere sempre al passo con ogni minima mutazione che avviene nel Web.

Ogni Assistente Virtuale può poi decidere di specializzarsi sugli aspetti per i quali ha sviluppato maggiori competenze; su questo ho scritto un articolo. (Puoi vedere quali sono i miei settori d’azione nella pagina dedicata ai miei servizi).

Esattamente come per le AV, per ogni lavoro online è bene avere una preparazione reale e non improvvisarsi. È quindi preferibile partire da qualcosa che si sappia già fare in partenza. 

Ad esempio, se sei un insegnante di lingue o ambisci a diventarlo perché conosci molto bene la materia potresti vendere i tuoi corsi online invece di tenere delle classi in presenza. In questo modo il tuo corso diverrebbe un infoprodotto (un mercato immenso sul web), ovvero una “merce” replicabile, riutilizzabile e che ti garantirebbe un introito passivo.

Questo principio vale per qualsiasi cosa preveda un insegnamento: che si tratti di Yoga, cucina, business, finanza, o altro ancora. 

Oggi il pubblico disposto ad acquisire informazioni è vastissimo proprio grazie alle possibilità che offre la Rete.

10 professioni digitali

Se l’insegnamento non fa per te, ma sai destreggiarti ben nel mondo dell’informatica, sappi che anche la domanda in questo campo è enorme. Come si fa oggi a sopravvivere senza un PC e una connessione internet? 

È diventato fondamentale per la natura stessa delle professioni digitali, oltre che per distrarci e passare del tempo libero.

Esistono una varietà infinita di possibilità di lavorare online. Di seguito ti fornisco un elenco di professioni che si possono svolgere da remoto, ma sono solo una parte di quello che si potrebbe fare.

  • Creatore di siti web (web designer)
  • Esperto SEO/SEM
  • Copywriter/Content Writer
  • Social Media Manager
  • Community Manager
  • Digital Strategist
  • Web Analist/Data Scientist
  • Web Project Manager
  • Online Store Manager
  • User Experience Designer

Se sei agli inizi, non farti impressionare dallo sforzo che c’è dietro perché con passione e applicazione è possibile raggiungere brillantemente i propri obiettivi e creare la propria carriera “da remoto”. Io emolte altre colleghe ne siamo la prova 🙂

Pro e Contro dei lavori online

Lavorare online in autonomia ti permette di svincolarti da contratti poco qualificanti e da dogmi legati al mondo del lavoro in presenza. Per riuscirci, però, non bastala sola creatività (elemento comunque essenziale). Servono anche autodisciplina e struttura. Devi essere consapevole che il tuo lavoro dipende da te, sia in termini di qualità che di quantità.

Non basterà, infatti, studiare e dire di voler fare una determinata professione per avviarla.

Sarà necessario applicare opportune strategie di marketing per riuscire a trovare i clienti.
Bisogna essere proattivi e definire bene le caratteristiche della propria attività e del proprio pubblico target di riferimento.

E adesso passiamo all’azione!

Dopo averti proposto questa panoramica sul mondo delle professioni online ecco, come sempre, i miei 5 consigli di tool e piattaforme da utilizzare.

  • Hemingway editor
  • Crello
  • Figma
  • Remote Year
  • Remote.io

Hemingway editor

Se hai deciso di iniziare la tua carriera digitale nel mondo della scrittura e/o nella traduzione in inglese, ti presento Hemingway editor. 

Si tratta di un editore online gratis che ti aiuta ad essere il più performante possibile quando scrivi un testo.
È accattivante e intuitivo perché, grazie all’uso dei colori, ti dà indicazioni su errori di sintassi, uso improprio di verbi, avverbi, frasi e regala preziosi suggerimenti su come rendere più immediato e coinvolgente il tuo testo. 

Crello

Crello è un software per creare la grafica per i social o per il web in generale. 

Non è necessario essere dei web designer professionisti per poterlo utilizzare, anzi. È uno strumento molto semplice che offre la possibilità di creare dei contenuti di qualità. 

Ha numerosi modelli a cui ispirarsi ed ha una versione freemium e una premium.

Figma

Ecco qui una piattaforma basata sul cloud pensata per professionisti che lavorano (anche) in team. Permette di creare progetti web condivisi con i propri collaboratori partendo da zero. Ognuno potrà contribuire aggiungendo la sua parte al lavoro comune e firmarla. 

Anche in questo caso abbiamo una versione gratuita e una pro.

Remote Year

Il tuo sogno nel cassetto è diventare un Nomade Digitale?

Bene, se vuoi vedere il mondo senza correre il rischio di trascurare il lavoro Remote Year è la soluzione che fa per te! Iscrivendoti riceverai una consulenza su un programma di viaggio da fare insieme ad altre persone che vogliono vivere la tua stessa esperienza. Il progetto prevede l’organizzazione completa: spostamenti, alloggio, aree di lavoro, attività e iniziative comunitarie locali. Insomma tu dovrai solo pensare al posto che vorrai visitare, al resto ci pensa Remote Year.

Remote.io

È una piattaforma di raccolte di lavori da remoto.

Se sei alla ricerca di un lavoro da remoto puoi consultare la bacheca degli annunci e trovare il lavoro che fa per te, che si tratti di lavoro autonomo o da dipendente. È molto utile anche per la ricerca di validi collaboratori che ti affianchino nei tuoi progetti.

Spero di averti chiarito almeno un po’ le idee su come lavorare online e se hai bisogno di saperne di più di un’eventuale collaborazione con me scrivimi pure!

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Creare corsi online: quali sono i primi passi

Capita spesso che le clienti mi chiedano supporto quando decidono di creare corsi online.

È ormai pratica comune quella di affidarsi al Web per accrescere la propria cultura proprio perché si è superata del tutto l’idea che per seguire o tenere un corso ci si debba necessariamente trovare in un posto fisico.

Soprattutto in seguito al lockdown di quest’anno, siamo stati costretti a ripensare il nostro modo di approcciarci al lavoro, ma anche di relazionarci, comunicando e condividendo contenuti tramite piattaforme di videoconferenza.

Perché creare corsi online e chi può farlo

I corsi online sono indicati sia per chi ha già avviato una carriera da formatore sia per chi sente il bisogno di reinventarsi e condividere le proprie competenze (anche) al di fuori dei canali tradizionali.

I corsi vengono ideati e costruiti ad hoc per un determinato target e programmati in base ai contenuti che si vogliono trasmettere, ma anche scegliendone la struttura.

Da dove partire per creare un corso online

Quando progetti di creare un corso online devi innanzitutto avere ben chiaro chi è il tuo pubblico di riferimento.
In secondo luogo devi preparare e organizzare il materiale didattico partendo dal programma.

A questo punto devi decidere se vendere i tuoi pacchetti in formato video, solo audio o raccogliere i tuoi appunti in un ebook

Sarebbe ideale se le tre modalità fossero tutte reperibili con l’acquisto del corso perché, in questo modo, si dà la possibilità a chi si iscrive di scegliere la modalità di apprendimento in cui più si rispecchia. 

Queste modalità di apprendimento da remoto garantiscono al formatore una rendita passiva perché, una volta eseguiti gli aspetti pratici legati alla costruzione del corso, lo si può vendere su piattaforme web in maniera automatica. 

Una volta stabiliti questi punti chiave, si può partire con la creazione del materiale, la fase di registrazione degli audio o dei video, le foto, ecc. 

Come diffondere i corsi online

A questo punto devi decidere come diffondere e, quindi, vendere il tuo corso. 

Hai due possibilità:

  • affidarti a una piattaforma esterna e pubblicare il tuo corso pagando una commissione. In questo caso potrebbe essere più facile raggiungere dei potenziali clienti interessati all’argomento ma devi essere consapevole che non sono tuoi clienti. Infatti, nella maggior parte dei casi, l’utente finale è attratto da una piattaforma di facile fruizione (ad esempio Udemy) a un prezzo competitivo  e si legherà alla piattaforma più che a te.
  • pubblicare tramite il tuo sito: in questo caso le operazioni di marketing spettano interamente a te ma in compenso avrai un pubblico fortemente in target, che potrai fidelizzare e a cui potrai vendere altri tuoi prodotti.
    Questa opzione è quella che ho utilizzato anch’io per il mio corso (gratis) “Semplifica e Organizza il Tuo Business”.

Del punto uno, ovvero le piattaforme dedicate all’ e-learning, ti parlerò in un altro articolo. 

Oggi voglio soffermarmi sugli aspetti pratici legati alla creazione del corso che ti permetteranno di dare una forma al tuo sistema formativo

Pronta per scoprire gli attrezzi del mestiere?

  • Screencast-o-matic
  • Avidemux
  • Weschool
  • DocHub
  • Quizlet

Screencast-o-matic

Inizio questa lista parlandoti di un tool per registrare lo schermo del pc. 

Grazie a questo software potrai realizzare lezioni e video tutorial in maniera molto semplice. 

Ha una versione gratuita il cui limite è la registrazione di video di 15 minuti (e per alcuni tipi di tutorial potrebbero anche bastare), ma volendo ottenere di più, c’è la possibilità di acquistare due pacchetti diversi con una spesa minima che ti danno accesso anche a una serie di funzionalità per editare e montare i video. 
Per approfondimenti su Screencast-o-matic puoi consultare questa guida

Avidemux 

Se non hai bisogno di registrare il tuo desktop, ma devi effettuare delle registrazioni di persone e luoghi e hai bisogno di editare il video puoi farlo con Avidemux. 

Avidemux è un software basico che, una volta scaricato, permette di effettuare delle piccole operazioni di montaggio.

È compatibile con molti sistemi operativi ed è molto intuitivo. Puoi tagliare, filtrare, codificare molti tipi di file e automatizzare le operazioni impostando il lavoro alla base. 

Weschool

WeSchool è una piattaforma che permette di creare corsi inserendo contenuti multimediali e verifiche. Si può utilizzare inserendo il proprio indirizzo email e non è quindi legata ad un provider specifico. È molto intuitivo e permette di creare corsi online aggiungendo il materiale che si desidera, inserendo anche link ad altre piattaforme restando sempre su Weschool. 

È l’ideale per chi vuole creare un corso online usando un’unica piattaforma data la sua suddivisione in Wall, Board, Test e Valutazione. 

DocHub 

Potrebbe tornare utile, nella creazione dei corsi online, un editor di PDF. 

DocHub è un editor che nella sua versione gratuita permette di modificare fino a 5 documenti al mese.

Con DocHub è possibile visualizzare, modificare, firmare i documenti senza doverlo installare sul proprio pc.
Si può eseguire ogni tipo di modifica, dai testi all’inserimento delle immagini, fino all’aggiunta di una firma digitale. Una volta effettuate le modifiche è possibile scaricare o condividere il file.

Quizlet 

Vuoi rendere i tuoi corsi unici e divertenti? Devi assolutamente conoscere Quizlet!

Quizlet nasce come strumento educativo per l’apprendimento delle lingue, ma si applica con facilità ad ogni argomento che prevede un lessico specifico o nozioni da tenere bene a mente. 

Consente di realizzare giochi e quiz divertenti che aiutino, appunto, a memorizzare i contenuti.
Stimola la mente e crea un coinvolgimento maggiore nel corso.

Anche in questo caso sono disponibili una versione gratuita e una a pagamento. 

Se vuoi avere altre informazioni utili alla tua professione di Coach clicca qui e se hai bisogno di aiuto per mettere in piedi il tuo corso contattami!

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla

Gestione Agenda

In qualità di Virtual Assistant mi occupo, tra le altre cose, anche di aiutare imprenditrici e professioniste ad alleggerire il loro carico di lavoro organizzando la loro agenda di lavoro.

Perché è importante avere un’agenda

Avere un’agenda di lavoro permette di strutturare la giornata, ma anche la settimana lavorativa, in una maniera che consente di raggiungere i propri obiettivi in maniera più sicura ed efficace.

Il taglio da dare all’agenda di lavoro è del tutto personale, così come la scelta della stessa, ma le finalità sono le medesime: organizzare.

Segnare tutte le attività, in ordine di priorità, non solo eviterà di farle dimenticare, ma renderà più scorrevole il workflow. 

L’ideale è scegliere un giorno della settimana per pianificare la successiva in modo tale da sapere preventivamente a quali attività si andrà incontro e poter scaglionare bene appuntamenti, impegni e meeting di vario genere. Personalmente preferisco farlo il venerdì, a fine giornata. Dedico una parte del mio tempo all’organizzazione della settimana successiva. In questo modo so di non aver trascurato niente e ho già chiari quali saranno i task della settimana successiva. Per me e per i miei clienti.

Come tenere un’agenda

Possiamo decidere l’ordine delle priorità degli impegni lavorativi in base al criterio che preferiamo scegliendo, magari, di inserire nella prima mattina le attività che richiedono un’attenzione maggiore e collocare le attività che richiedono più tempo nelle ore della giornata in cui sappiamo di non avere interruzioni.

Ma non esiste una maniera “giusta” in senso assoluto. Esistono dei metodi organizzativi che variano da caso a caso e ogni agenda deve essere personalizzata perché sia funzionale allo scopo. 

Nonostante si tratti di un’agenda di lavoro, il mio consiglio è inserire anche gli impegni personali. Annotare visite mediche, palestra, incontri con gli insegnanti o qualsiasi attività al di fuori del nostro business ci aiuterà a far si che vita lavorativa e vita privata coesistano armoniosamente. Incluso il nostro tempo libero.

Tipi di agende

Veniamo ora alla tipologia di agende disponibili. 

Inutile dire che ne esistono di ogni genere e tipo. Tutto dipende dal nostro essere, a partire dalla scelta tra un’agenda di lavoro cartacea o elettronica

Agenda di lavoro cartacea

È opinione comune che la scrittura manuale aiuti a memorizzare meglio. Imprimendo su carta i nostri pensieri eseguiamo un lavoro fisico oltre che mentale e questo aiuta il nostro cervello a focalizzarsi su ciò che stiamo facendo.
L’agenda cartacea è personalizzabile al 100%.
Possiamo optare per un planner basico in cui indichiamo impegni e orari (o, magari, farlo diventare un bullet journal) oppure scegliere qualcosa di più elaborato che stuzzichi la creatività. Agenda Perfetta ti aiuta a capire qual è l’agenda che fa al caso tuo in maniera molto divertente.

Di contro il cartaceo si può perdere o dimenticare.

Agenda di lavoro elettronica

Chi lavora tutto il giorno al computer, chi non ama la sua scrittura a mano, chi vuole restare sempre connesso, non può far altro che scegliere un’agenda di lavoro elettronica. 

L’agenda elettronica si può sincronizzare con tutti i dispositivi che utilizziamo.
Avendola costantemente con noi, che sia sullo smartphone, sul tablet o sul pc, avremo sempre sotto controllo l’andamento della giornata/settimana pur non essendo in ufficio. Anche in questo caso è possibile inserire personalizzazioni di ogni tipo. 

Il rovescio della medaglia? Avremo sempre un promemoria che ci avviserà di qualcosa, un bip, una notifica di troppo.  

Quali sono le tipologie di agende di lavoro elettroniche

  • Excel
  • Google Calendar
  • Outlook
  • Registra orari
  • RescueTime

Excel

Più noto per la creazione e l’elaborazione dei fogli di calcolo, è uno strumento utile anche per creare un’agenda elettronica.

Dando un’occhiata ai modelli predefiniti possiamo scegliere quello che preferiamo, aggiungere i nostri eventi/impegni e modificarlo nel modo più confacente alle nostre necessità colorandolo, modificando il carattere o la sua dimensione. Possiamo aggiungere immagini se lo riteniamo opportuno. E possiamo anche stamparlo.

Google Calendar

Se hai già un account Google puoi usare in maniera del tutto naturale il suo Calendario semplicemente eseguendo l’accesso dopo aver scaricato l’applicazione. 

Questa app è sincronizzabile con tutti i dispositivi ed è semplice e intuitiva da usare. Ha un calendario preimpostato che suddivide la giornata in ore. Possiamo scegliere se aggiungere un promemoria, un evento o un’attività. Dettagliare ciò che segnamo aggiungendo il luogo, l’orario, i contatti (se sono salvati nella rubrica Google), una descrizione. Possiamo indicare se per quell’evento è prevista una videoconferenza Google Meet e creare gli inviti. Si può integrare bene con Google Keep.

Outlook Calendar

Outlook è un servizio di posta gratuito con un calendario integrato. 

Esattamente come per Google Calendar, il calendario di Outlook permette di creare appuntamenti ed eventi e condividerli, organizzare riunioni, tenere al corrente il resto del team di tutto ciò che è stato pianificato, inserire altri calendari e condividerli a loro volta. Anche in questo caso è molto semplice e intuitivo. Basta avere un account Microsoft.

Registra orari

Mi allontano dal classico concetto di agenda per presentarti questa app (disponibile sia per Android che per Apple) che richiede davvero poca applicazione per essere compresa. Registra orari, infatti, è una semplicissima app, tutta italiana, sulla quale annotare orari di lavoro, straordinari, pause, ferie e permessi; note e promemoria; stabilire la priorità delle note e impostare le notifiche in base alla priorità stabilità. È in grado di generare dei PDF e report sull’andamento che decidiamo di seguire.

Sarà facilissimo avere tutto sotto controllo!

RescueTime

Stai riprogrammando il tuo modo di lavorare e vuoi capire quali sono gli errori che commetti?

Rescue Time monitora il tempo che impieghi nelle attività quotidiane bloccando le distrazioni. Classifica gli impegni che gli sottoponiamo in base al rendimento che hanno fruttato. Inoltre offre formazione per singoli professionisti o team che desiderano essere più performanti.

È particolarmente utile per migliorare e/o potenziare la produttività

Spero di esserti stata utile con i miei consigli. Se hai bisogno di un supporto nella gestione dell’agenda dai un’occhiata al servizio dedicato oppure scrivimi

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Impara a delegare per alleggerire la tua vita e il tuo lavoro

Quando si parla di delegare i tipi di reazione sono due:

  1. Chi rabbrividisce al solo pensiero di affidare a qualcuno ciò che sa fare benissimo e che nessuno farebbe mai come lui/lei.
  2. Chi accoglie con favore la possibilità di condividere gli sforzi per il bene di corpo e psiche.

Citando Treccani, delegare significa “Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece”

Si può pensare alla delega in molti modi diversi.

Ciò che serve, principalmente, a far sì che la delega porti i risultati sperati è la consapevolezza che qualcun altro sappia far bene come noi. Ognuno di noi ha ideato e curato nei dettagli un proprio progetto, cresciuto come un figlio. È normale sentire un forte legame con le attività quotidiane di gestione della propria attività, ma è giusto saper riconoscere i propri limiti sia quando si parla di competenze sia quando si parla di tempo

Facciamo un esempio.

Delegare nel Coaching

Sei una Coach. Di Business, Life, Language, Travel, Spiritual, o qualsiasi altro ramo.

Hai iniziato, come nella maggior parte dei casi, disegnando da sola il tuo Business Plan; ti sei occupata da sola di smaltire tutta la burocrazia del caso; hai aperto le tue pagine social, il sito e magari altro ancora.

Accanto a tutto questo c’è il tuo VERO lavoro: l’insegnamento. Che si può tradurre in:

  • corsi
  • appuntamenti
  • la registrazione e la cura dei clienti
  • la fatturazione
  • gli archivi

E potremmo aggiungere altri task ancora. 

Immagino che tu voglia far bene la tua attività, ma che, com’è normale che sia, non sia esperta in tutto. È necessario quindi imparare a delegare proprio per non iniziare ad arrancare nel proprio business e affrontare tutto con più concentrazione e leggerezza, come descritto in questo articolo di Milena Rota.

Ecco che entra in gioco la delega

Puoi trovare una persona che ti affianchi nella gestione di una o più mansioni, che ti alleggerisca il lavoro e, perché no, la vita. Perché se devi occuparti di TUTTO ciò che ruota attorno al tuo business non avrai certamente il tempo di dedicarti a ciò che ami fare al di fuori del tuo lavoro. La famiglia, il tuo tempo libero in tutte le sue forme. 

Quando siamo così prese dal dover e saper far tutto anche la passione più grande può trasformarsi in una gabbia dorata. 

Ovviamente è necessario scegliere la persona più affine a sé e al tipo di attività di cui si ha bisogno. E Qsfera dà dei consigli interessanti su come sceglierla.

Per quanto l’aiuto che io posso fornire a una Coach in qualità di assistente virtuale, ti segnalo degli articoli in cui ti elenco i servizi che offro e alcuni tool utili a migliorare il flusso di lavoro e la nostra collaborazione. 

Non finisce qui!

Collaborazione virtuale

Anche oggi ho scovato per te i miei top-5-tool per facilitare il lavoro.

  • Yammer
  • GoMoodboard
  • Twitch
  • Startup Stock Photos
  • Writerack

Yammer 

Yammer è una piattaforma di proprietà Microsoft, simile a Slack, utile a ottimizzare la collaborazione e condivisione all’interno di un team. Si tratta di un vero e proprio Social Network interno all’azienda che tende a ridurre le criticità legate al dispendio di tempo ed energie. Grazie a questo strumento si possono condividere documenti, progetti e i loro avanzamenti; ed essere sempre connessi e informati pur non dovendo partecipare a lunghe riunioni. È un modo veloce e pratico per creare gruppi, pubblicare annunci e impostare sondaggi. La caratteristica che lo rende “wow” è la possibilità di trasmettere eventi senza utilizzare altre piattaforme. E poi, inutile dirlo, ha un piano gratuito, che non guasta mai.

GoMoodboard

Se ancora non sai cos’è una mood board devi assolutamente scoprirlo! Letteralmente è una tavola dell’umore. Permette di posizionare graficamente ciò che stiamo ideando. Una tipologia di mappa mentale più dettagliata perché permette di accostare note scritte a foto, disegni, schemi. 

Con GoMoodboard puoi crearla digitalmente scegliendo tra modelli predefiniti o personalizzandola come preferisci e vederla sui tuoi dispositivi. Selezioni le immagini dal web e le raccogli nella tua bacheca. Puoi decidere se renderla pubblica o tenerla privata e sarà un ottimo modo per raccontare le tue idee ai tuoi clienti o creare la strategia di comunicazione del tuo brand.

Twitch

Nato per ospitare lo streaming di videogiochi, è oggi una validissima alternativa a Youtube. Si tratta di una piattaforma live streaming di proprietà di Amazon e conta milioni di utenti attivi ogni giorno. Permette di trasmettere anche dirette ed ha un occhio di riguardo per la qualità dei contenuti condivisi. 

È un modo per restare connesse con i clienti e condividere informazioni, consigli utili e appuntamenti. 

Startup Stock Photos

È un sito che offre immagini gratuite relative alla vita di ufficio che puoi aggiungere alla lista che avevo creato a suo tempo.
Se vuoi parlare della tua attività online e mostrare agli utenti contenuti relativi all’organizzazione di un ufficio che includano smartphone, notebook, appunti cartacei e digitali ecc. puoi visitare Startup Stock Photos.

Writerack

I tuoi clienti sono su Twitter? Hai molto da dire ma 280 caratteri penalizzano i tuoi testi?

Puoi utilizzare Writerack che interverrà creando un tweetstorm, ovvero una tempesta di tweet.
Potrai raccontare la tua storia inserendo il testo completo su Writerack, dopo aver collegato l’account, e lui provvederà a formattare il testo rendendolo semplice, chiaro e pronto per la pubblicazione che ovviamente avverrà in automatico. 

Hai già in mente cosa poter delegare? Scrivimi per iniziare la nostra collaborazione!

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali

Virtual Assistant in Italia: chi è e cosa fa

Chi è la Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura nata di recente. 

È ormai sotto gli occhi di tutti che le forme lavorative, l’approccio al lavoro e le modalità di collaborazione stiano radicalmente cambiando.

Il titolo di Virtual Assistant viene usato per la prima volta da Anastacia Brice a fine anni ‘90 negli Stati Uniti quando, in seguito al suo lavoro di assistente esecutiva e responsabile di organizzazione di viaggi, si trova a collaborare ad un progetto chiamato Coach U in qualità di “Allenatrice di Donne”.

La professione della VA (o AV in italiano) quindi si rivolge in particolar modo a una clientela di Liberi Professionisti e Coach. Da qui la necessità di fondare la prima scuola di coaching per AV.

La figura della Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura emergente, esercitata e conosciuta ancora da poche persone. Fornisce servizi diversi spaziando dalla segreteria all’amministrazione, dalla contabilità alla gestione dei contenuti in tutte le sue forme.

Che tipo di professione è e di cosa si occupa

Ogni VA o VOM (Virtual office Manager) sceglie il proprio settore di azione sulla base delle proprie competenze e vocazioni.

Nonostante non sia una professione riconosciuta da un ordine professionale specifico (come tutte le professioni “nuove”, d’altronde), è opportuno avere un’adeguata formazione per poter supportare business owners e affiancare i clienti nella gestione della loro attività. Un aspetto di cui personalmente mi occupo molto è il Digital Marketing.

Digital Marketing: cos’è 

Il Digital Marketing è l’intero processo di comunicazione di un’azienda sul web.

Non è solo la gestione del sito o di una pagina Facebook, come spiega Manuela Gianni in questo articolo, ma si tratta dell’applicazione di una strategia integrata dei sistemi attraverso cui viene impostata la presenza online. 

Ci sono degli elementi fondamentali dai quali non può prescindere una corretta ed efficace redazione di una strategia. Vediamo quali sono:

  • Definizione del giusto target di riferimento
  • Impostazione del Tone of Voice 
  • Stabilire un legame con il cliente (o potenziale tale) attraverso le interazioni 

Entriamo, ora, nel vivo della comunicazione per il Web e andiamo a scoprire i punti chiave di una corretta creazione e gestione dei contenuti

Creazione e gestione dei contenuti

Quando parliamo di contenuti per il Web ci riferiamo a contesti che vanno oltre la creazione di un “banale” post per Facebook. Dico banale non perché la sua impostazione sia semplice ma perché è comune che la mente si rivolga in maniera quasi esclusiva al social blu.

I contenuti di cui un’azienda ha bisogno per imporsi nel web possono prevedere, chiaramente, i post per i social, la creazione di articoli per il sito o blog, la preparazione di una newsletter, la redazione di testi per articoli in un e-commerce.

Prima di fare tutto ciò bisogna stabilire delle regole precise per coinvolgere il pubblico.
Qui ho raccolto alcune regole che servono a capire come orientarti nel mondo della scrittura per il web, ma ci sono molti altri punti chiave a cui deve far riferimento chi scrive sul web. 

Punti descritti perfettamente da Riccardo Esposito nel suo articolo in cui elenca le regole base del copywriting

Quindi quando parliamo di gestione e creazione contenuti possiamo spaziare da testi a immagini per più forme comunicative. 

Ma con quali supporti tecnologici?

Ecco una panoramica di tool utili a farti entrare nel mondo del digital marketing (fermo restando che nulla può sostituire la preparazione e la professionalità di un/a professionista in carne e ossa):

Un aiutino per gestire il Digital Marketing

  • Google Trends
  • BuzzSumo
  • SeoProfiler
  • Google Search Console
  • Copyscape

Google Trends

Non potevo non aprire questa lista con Big G.

Sia che tu stia iniziando a muovere i primi passi nel tuo business, sia che tu abbia già messo ampiamente piede nel mondo virtuale, non potrai più fare a meno di Google Trends. È un database che racchiude una vastissima quantità di ricerche effettuate dagli utenti e ti aiuta a monitorare tendenze, gusti e attività del tuo pubblico target. In questo modo possiamo essere preparati e impostare una strategia di marketing digitale.

BuzzSumo

Con Buzzsumo puoi analizzare e confrontare i contenuti più funzionali e performanti rispetto ad un determinato argomento. 

Puoi effettuare una ricerca di keywords applicando dei filtri per selezionare in maniera mirata gli argomenti di maggior interesse. Inoltre permette di analizzare l’argomento nei siti/blog dei nostri competitor per capire cosa riscuote più successo. La funzione di ricerca Keyword può anche farci analizzare i contenuti più seguiti su Facebook per capire cosa funziona di più. 

Non ti basta? Insieme a molte altre funzioni che puoi trovare qui, BuzzSumo ti aiuta anche a capire come proporre l’argomento dandoti dei suggerimenti molto utili. 

SeoProfiler 

Dopo aver creato contenuti di valore è opportuno che la nostra presenza sia gradita ai motori di ricerca. Con SeoProfiler possiamo controllare la presenza di errori nelle nostre pagine Web e migliorare le classifiche di ricerca.
Tenere traccia delle classifiche e monitorare i rapporti delle visualizzazione desktop e mobile; ottimizzare i collegamenti al sito, eliminando ciò che non è pertinente e molto altro. Ci dà anche la possibilità di verificare l’efficacia di questi strumenti con una demo gratuita.

Google Search Console 

Restiamo in casa Google per scoprire un servizio gratuito che ci permette di monitorare e gestire la presenza del nostro sito nei risultati delle ricerche Google. GSC permette di risolvere problemi di indicizzazione, visualizzare dati sul traffico, mostrare siti che hanno incluso link al nostro sito e risolvere problemi di usabilità.

Copyscape 

Copyscape è un servizio che permette di individuare l’esistenza di plagi online e verifica se ci siano contenuti simili in altre pagine sul web. Inserendo l’URL del testo madre ci restituisce un elenco di contenuti simili. C’è anche la possibilità di ricevere notifiche via email quando vengono trovati nuovi forme testi copiati in tutto o in parte dall’originale. 

Per conoscere altri dettagli su questo aspetto del mio lavoro e capire in che modo puoi delegare a me la gestione della presenza online della tua attività  contattami e sarò felice di darti tutte le informazioni di cui hai bisogno.

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


Ho letto la Privacy Policy e autorizzo al trattamento dei miei dati personali