Come organizzare un'agenda

Come organizzare un’agenda: modelli e compilazione

Settembre è arrivato e mi auguro che questa pausa estiva ti abbia portato una nuova energia per affrontare il nuovo anno lavorativo e scolastico. Ma come possiamo pensare di completare le attività se non sappiamo come organizzare un’agenda?

Pronte a ricominciare?

Abbiamo visto insieme come usare l’agenda di lavoro e quale preferire tra i modelli cartacei o elettronici. Oggi voglio parlare di come organizzare un’agenda.

Che ci piaccia o no, dobbiamo farcene una ragione: la nostra memoria non è sufficiente a contenere la mole di informazioni che accumuliamo giornalmente!
Dalle notizie che ci stanno più a cuore come i compleanni dei nostri cari, gli anniversari, gli orari di scuola dei nostri figli fino agli impegni di lavoro o gli orari della palestra, l’agenda rappresenta un punto chiave per la nostra organizzazione e ci aiuta ad alleggerire lo stress di non dover affollare la mente di informazioni da ricordare.

Metodi e abitudini utili su come organizzare un’agenda

Nel mio lavoro da Assistente Virtuale ho adottato dei metodi per rendere ciclica l’assegnazione dei task giornalieri. Ho scelto un giorno della settimana per fissare le attività ordinarie e prestabilite e, nello stesso giorno, preferibilmente a fine settimana, faccio una revisione degli impegni che avrò per farmi un’idea del carico della settimana successiva ed essere in grado di inserire gli imprevisti.

Questo è un metodo che applico sia nel caso in cui stia gestendo la mia agenda che nel caso in cui debba organizzare l’agenda di un imprenditore.
Naturalmente è opportuno creare una propria routine, un’abitudine personale che ci spinga ad utilizzare ogni giorno l’agenda.
Per questo motivo il mio consiglio è quello di inserire, insieme agli impegni di lavoro, anche gli impegni personali. In questo modo avrai sempre sotto controllo gli incastri perfetti tra vita privata e vita lavorativa.

Tipologia di agenda

Passiamo adesso a vedere le tipologie di agenda cartacea in commercio.
Esistono moltissime agende diverse per tipo di planner, datario, formato, dimensione. E per ogni tipo di esigenza.
Vediamo insieme alcuni dei modelli disponibili.

12 mesi

La più comune è, senza dubbio, l’annuale, 12 mesi. Molto utile per chi ha bisogno di chiudere le attività con l’anno solare. Parte da gennaio e termina a dicembre dello stesso anno. Solitamente sono datate e c’è la possibilità di scegliere il modello tra la visualizzazione giornaliera, settimanale e a volte può essere presente un riepilogo annuale. Può presentare le festività territoriali in modo da aver chiara l’idea di come organizzare un’agenda in base ai giorni festivi.

16 mesi/18 mesi

È la mia preferita. Partono da metà anno (luglio o settembre) per terminare a dicembre dell’anno successivo.
Ideale per chi ha del lavoro terminato nella prima parte dell’anno o per chi ha attività cicliche in partenza dalla seconda metà dell’anno.

Giornaliere/Notebook

Non sono datate. Adatte a un pubblico attento all’ambiente e molto pratico.
Hanno fogli bianchi personalizzabili per evitare di lasciare pagine inutilizzate.

Settimanali

Con queste agende si ha la visuale della settimana su due pagine di seguito. Possono essere sviluppate in verticale o in orizzontale. Personalmente preferisco la visuale verticale e con l’indicazione dell’orario per righe perché mi permette con un colpo d’occhio di vedere la quantità di impegni di tutta la settimana e capire la gestione giornaliera oraria.

Rilegate, ad anelli o a spirale?

Anche questa caratteristica dell’agenda rappresenta la persona e la sua organizzazione.
Se usi l’agenda per inserire tutti gli impegni o annotazioni della tua vita ma non vuoi una visualizzazione unica avrai bisogno di divisori tra le varie aree tematiche. Puoi utilizzare divisori dello stesso formato dell’agenda o delle linguette su cui segnare l’argomento trattato.

Come organizzare un’agenda

Una volta scelta l’agenda che fa per te, dovrai iniziare a compilarla.

Di seguito ti mostro come organizzare un’agenda.
Il mio consiglio è quello di partire dalle informazioni piacevoli. Quando si dà il via a una nuova abitudine l’ideale è iniziare da ciò che ci fa stare a cuor leggero.
Anche se hai una memoria di ferro la vita frenetica potrebbe distoglierti dai pensieri più dolci…meglio non rischiare! 😉

  • Cerca subito le date a te più care per segnare compleanni e anniversari.
  • Ricordati di prevedere uno spazio in cui segnare delle note mensili e delle informazioni utili. Potrebbero essere l’orario di ricevimento degli insegnanti dei tuoi figli o i numeri da contattare in caso di emergenza.
  • Vuoi impostare una pagina con delle informazioni da tenere costantemente sotto mano? Puoi utilizzare dei simpatici segnalibro. Qui ne trovi alcuni.
  • Per facilitare la differenziazione tra le attività da svolgere e quelle già svolte puoi usare simboli o colori diversi. Ti aiuteranno a visualizzare immediatamente il posizionamento dei vari task. Ma, mi raccomando, ricordati di creare una legenda!
  • Riguardo le attività da segnare, ricorda sempre di creare un ordine cronologico. Inserirle in uno spazio temporale definito ti aiuterà a portare a termine tutto (o quasi) senza distrazioni.
  • Infine, puoi tenere riservate delle pagine all’inizio o alla fine dell’agenda, o dei singoli mesi, per tenere sotto controllo le spese.

Se sei creativa puoi optare per un’agenda con disegni o citazioni.
Per il lunedì potresti optare per  quelle con aforismi motivazionali. Saranno una carica in più per affrontare al meglio la nuova settimana!

Consigli pratici per il completamento dei task

Passiamo ora nel vivo dei consigli utili per organizzare un’agenda.

  1. Parti dal segnare tutte le attività di cui conosci già giorno e orario anche se si tratta di appuntamenti/ eventi che ritieni di poter ricordare (compleanni, ricevimenti, manifestazioni, corsi, ecc).
  2. Suddividi la giornata in due parti: produttività e attività accessorie. Solitamente la mattina si ha la mente fresca e si riescono ad affrontare i task più impegnativi e che richiedono più attenzione; la seconda parte potrai dedicarla agli appuntamenti o a quelle attività che non richiedono un’attenzione eccessiva.
  3. Quando prendi gli appuntamenti tieni sempre un margine di tempo per raggiungere il posto dell’appuntamento o comunque per rivedere delle note in merito.
  4. Luogo dell’incontro: qualora la persona da incontrare sia troppo lontana opta per un incontro online.
  5. Scrivi tutti gli impegni che hai durante la giornata. Non aver paura di scrivere troppo sull’agenda! Questo non significa che dovrai scrivere dei poemi ma potrai appuntate brevemente anche tutti quei piccoli task che dovrai affrontare ma che non devi trascurare. Suddividere il tuo lavoro in attività più piccole ti farà sentire più produttiva nel momento in cui prenderai visione del raggiungimento dell’obiettivo.
  6. Dedica uno spazio anche alle telefonate. A meno che non siano impreviste, cerca di ritagliare uno spazio a telefonate che sai già saranno necessarie. Se lo sono potrebbero durare qualche minuto ed è giusto stabilire un tempo dedicato per non interrompere altre attività.
  7. Tieni sempre presente che la giornata è fatta di 24 ore e che non potrai impiegarle tutte per lavorare, quindi cerca di bilanciare gli impegni e non inserire quante più cose possibili. Distribuisci i giusti task nella settimana prefissando un obiettivo.
  8. Non sottovalutare le pause. Sono utili al recupero psicofisico e ti permetteranno di mantenere il giusto apporto di energie.

Se ritieni che gestire tutto ciò sia troppo complicato e preferisci un aiuto nell’organizzazione dell’agenda puoi delegare un’Assistente Virtuale.
Questo, insieme ad altri, è uno dei servizi di cui mi occupo. Qui puoi trovare i miei servizi al completo e qui delle idee sui task da delegare.
Ricorda che organizzare un’agenda nel modo corretto favorirà la gestione delle tue giornate e di conseguenza ti aiuterà ad affrontare il lavoro con serenità e apparirai più rilassato e con un’immagine più professionale agli occhi dei tuoi clienti.

E il Bullet Journal?

Il Bullet Journal è un modo diverso di concepire l’agenda.
È sicuramente adatto a chi non vuole sentirsi vincolato agli schemi di un’agenda tradizionale e ha bisogno di esprimere la creatività.
È composta da fogli bianchi, liberi o puntinati, su cui segnare note o impegni dando libero spazio alla fantasia.

La si può suddividere per mesi o in base alle aree tematiche. Alcuni hanno più bullet journal: quelli fissi, dove sono segnate le date importanti o attività cicliche, e un “bullet” per il lavoro; oppure c’è chi ha animali domestici e tiene un’agenda dedicata alle loro attività, appuntamenti con il veterinario, acquisti ripetuti, ecc.

Insomma, il BuJo è strettamente personale e ognuno può decidere come utilizzarlo al meglio.
Qui trovi dei consigli su come personalizzare il tuo.

Per chi ama l’artigianato

Insomma esiste una grande varietà di agende adatte alle esigenze di ognuno e per tutte le tasche. Se ami l’artigianato puoi dare un’occhiata su Etsy per trovare le più belle agende artigianali, dai modelli vintage a quelli più originali.

Supporti digitali

Lo so, lo so, adesso starai pensando che vorresti gestire i task in maniera digitale.

Bene, allora, dopo aver visto nel dettaglio i tipi di agende cartacee, ti darò dei consigli pratici su come riportare e condividere le attività (anche con un team di lavoro) usando “agende” digitali.

  • Toodledo
  • I done this
  • Nozbe
  • Basecamp
  • Wrike

Toodledo

È uno strumento utile a migliorare la produttività e l’organizzazione poiché con Toodledo è semplice creare liste, inserire e condividere note, e rendicontare le attività e le abitudini.
Si possono suddividere le attività per settore. Ad esempio puoi scegliere le attività legate alla vita privata, al lavoro, agli hobby. È tutto personalizzabile, molto intuitivo da utilizzare e si sincronizza con tutti i dispositivi. Si possono impostare dei promemoria e ci si può registrare gratuitamente.

I done this

Hai bisogno di affidare compiti al tuo team? I done this ti permette di creare liste di operatività suddivise per collaboratore e vedere l’aggiornamento costante sui lavori svolti anche via mail. Non solo potrai vedere se un task è stato svolto ma potrai leggere i commenti dei tuoi collaboratori e capire se un’attività ha richiesto particolari attenzioni o se se sono state trovate difficoltà ed è preferibile rimandarla.
Credo sia un valore aggiunto all’efficienza di squadra.

Nozbe

Il lavoro da remoto può diventare un vero stress se non funziona la comunicazione con i propri colleghi e collaboratori. Un altro task manager che ti viene in soccorso è Nozbe che velocizza le comunicazioni di gruppo.
Con Nozbe puoi creare o importare dei progetti e creare la tua squadra di riferimento. Puoi creare dei compiti singoli o di gruppo in base alle necessità e per ogni task puoi attivare commenti e chat in modo da non rimanere mai indietro con gli aggiornamenti.
Anche la ricerca dei progetti è facilissima perché puoi identificarli con dei Tag. Puoi decidere di impostare degli alert sulle priorità o su attività particolarmente importanti e puoi, inoltre, inviare via email il task di interesse. Il piano gratuito prevede la collaborazione fino a 5 utenti.

Basecamp

Basecamp ha l’interfaccia simile a quella di un social network ed è proprio per questo che è semplice da usare per i team che devono collaborare da remoto.
Anche in questo caso si suddividono le attività, si possono affidare a persone specifiche e stabilire le priorità e la comunicazione è semplice, veloce e mantiene una grafica ordinata. Qual è la caratteristica fantastica di Basecamp? Permette di creare una sezione con le domande frequenti o nuove accessibili agli utenti senza disturbarli durante il loro lavoro.

Wrike

Questo tool di project management oltre a favorire la gestione del lavoro è utile anche per la crescita aziendale. Con la sua struttura pone l’obiettivo di responsabilizzare le aree di competenza affidando compiti precisi divisi per settore operativo.
Con Wrike è possibile creare un progetto suddividendolo nelle varie fasi e segnalare i passaggi nel dettaglio così che anche gli altri collaboratori possano seguirne l’avanzamento.
Anche Wrike è gratuito fino a 5 utenti ed è un software coinvolgente per i gruppi di lavoro.

Come vedi ci sono molti task manager tutti brillanti.

Esattamente come per le agende devi decidere quello che fa per te, quello che ti rappresenta di più.

E tu hai già trovato il modo migliore per organizzare l’agenda?
Nella pagina dedicata ai miei servizi ti indico come posso aiutarti seguendo e organizzando la tua agenda per te.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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