segretaria online

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

La verità è che sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti, per la maggior parte) che permettono ad una segretaria virtuale di operare. I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere, dipendono spesso dal fatto che spesso si ignora l’esistenza di questi strumenti. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Come spiego nel video qui sotto, sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano. Entrambi permettono anche di preparare ed emettere preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti e lo personalizzo in base agli accordi presi. Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per apporre la mia firma e quella del/la cliente. La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale (quella fatta a mano, per intenderci) che viene poi digitalizzata e caricata su Hellosign. In questo modo la burocrazia si sfoltisce parecchio.

Ovviamente è sempre possibile stampare il contratto, firmarlo e reinviarmi la copia scansionata, se lo si preferisce.

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a nuovo/a cliente acquista un pacchetto di ore per delegarmi alcune attività, utilizzo Toggl.
Si tratta di un vero e proprio timer per tenere traccia di tutte le ore che dedico alle attività che mi sono state assegnate.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma, se lo desidera, può richiedermelo in qualunque momento) in modo che possa avere un quadro chiaro e completo di come ho svolto il mio lavoro per li/lei, giorno per giorno.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto.
Oltre a quella tutta psicologica di “perdere il controllo” di tutta o parte della propria attività, ma questo tema lo affronto nel prossimo paragrafo.

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o conti bancari (quando mi viene delegata l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e “blindata”.
Si tratta di LastPass (il mio preferito: offre un’infinità di funzioni ed è totalmente gratuito), 1Password o Dashlane.

Anti-Virus e VPN

segretaria onlineIn merito alla sicurezza del pc, mi sono (ovviamente) dotata di un anti-virus.

Mi sono attrezzata anche per Wi-Fi non privati (cioè tutti quelli che non sono quello di casa mia…).

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working devo collegarmi ad una rete Wi-Fi pubblica.
Ed è risaputo che presentano dei rischi maggiori perché sono un ottimo canale per attacchi esterni a dati sensibili e file privati.

Fortunatamente la soluzione esiste ed è piuttosto semplice: basta utilizzare un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) e collegarsi al Wi-Fi tramite essa.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Questo è possibile perché tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN ti consiglio questa utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che per me è, di fatto, una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non esiste fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, a dirla tutta).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati sensibili, informazioni personali e, in ultima analisi, alla gestione stessa di una parte del suo business?

Ti invito ad una riflessione: la sopravvivenza stessa del mio business dipende esclusivamente dalla mia reputazione.
Oltre che eticamente deprecabile (e penalmente perseguibile), fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani. 

In ogni caso, la community delle Assistenti Virtuali italiane si è resa conto che fosse necessario dare un segnale concreto di affidabilità e professionalità e si è dotata già da diverso tempo di un codice etico (a cui aderisco anch’io ovviamente!) il quale

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Puoi consultarlo qui.

Vuoi saperne di più?

Hai ancora dei dubbi? Puoi richiedermi una consulenza gratuita per parlarne di persona. Sarò felice di rispondere a tutte le tue domande.

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