segretaria online

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

La verità è che sul web esistono già da tempo tutti i tools (gratuiti, per la maggior parte) che permettono ad una segretaria virtuale di operare. I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere, dipendono spesso dal fatto che spesso si ignora l’esistenza di questi strumenti. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Come ho già avuto modo di illustrare nel video qui in basso, sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano. Entrambi permettono anche di preparare ed emettere preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti per crearne uno nuovo e personalizzarlo in base agli accordi presi. Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per apporre la mia firma e quella del/la cliente. La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale (quella fatta a mano, per intenderci) che viene poi digitalizzata e caricata su Hellosign. In questo modo la burocrazia si sfoltisce parecchio.

Ovviamente è sempre possibile stampare il contratto, firmarlo e reinviarmi la copia scansionata, se lo si preferisce.

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Quando i nuovi clienti acquistano un pacchetto di ore per delegarmi alcune attività, utilizzo Toggl per registrare i task che svolgo per loro. Si tratta di un vero e proprio timer per tenere traccia di tutto ciò che svolgo per loro durante le ore di lavoro. Tra le varie funzioni disponibili, c’è anche la creazione di report. Una volta esaurito il numero di ore acquistate preparo il report e lo invio al/la cliente (ma, qualora lo desiderasse, può richiedermelo in qualunque momento): può così avere un quadro chiaro e completo di quanto tempo ho impiegato per ciascun task, giorno per giorno.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a quest’articolo.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito (quando, ad esempio, mi vengono delegati  l’organizzazione di viaggi o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e “blindata”. Si tratta di LastPass (il mio preferito: offre un’infinità di funzioni ed è totalmente gratuito), 1Password o Dashlane.

Anti-Virus e VPN

segretaria onlineIn merito alla sicurezza del pc, mi sono (ovviamente) dotata di un anti-virus.

Mi sono attrezzata anche per Wi-Fi non privati (cioè tutti quelli che non sono quello di casa mia…).

Spesso mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working. Dovendomi, quindi, collegare ad una rete Wi-Fi pubblica. Ed è risaputo quanto queste siano rischiose perché sono un ottimo canale per attacchi esterni a dati sensibili e file privati.

Fortunatamente la soluzione esiste ed è piuttosto semplice: basta utilizzare un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) e collegarsi al Wi-Fi tramite essa.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Questo è possibile perché tutto il traffico dati del dispositivo connesso non arriva direttamente al Wi-Fi, ma passa prima all’interno della rete VPN diventando, di fatto, inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN ti consiglio questa utilissima mini-guida.

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che per me è, di fatto, una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare -né tanto meno esistere- se da entrambe le parti non esiste fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, a pensarci bene).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo. Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati sensibili, informazioni personali e, in ultima analisi, alla gestione stessa di una parte del suo business?

Ti invito, però, ad una riflessione: la sopravvivenza stessa del mio business dipende esclusivamente dalla mia reputazione. Oltre che eticamente deprecabile (e penalmente perseguibile), fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.

In ogni caso, la community delle Assistenti Virtuali italiane si è resa conto che fosse necessario dare un segnale  rassicurante e concreto di affidabilità e professionalità dotandosi, già da diverso. tempo di un codice etico (al quale ho aderito anch’io, ovviamente), il quale

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Puoi consultarlo qui.

Vuoi saperne di più?

Hai ancora dei dubbi? Mi piacerebbe potermi confrontare con te. Lascia un commento o contattami.

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