Servizi di segreteria online: quali delegare ad un'Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come delegare in remoto.

Ho già illustrato alcuni tools e servizi di segreteria online che si possono svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e le possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più numerose.
Grazie agli strumenti che oggi la Rete ci mette a disposizione, infatti, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria, amministrazione e back-office che si desiderano.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte (quando non tutte) delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti. Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione è possibile crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo attraverso tools online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely in caso di clientela internazionale.
Può inoltre occuparsi della creazione di un database, del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc.).
Più in generale, si possono ricoprire praticamente tutte le attività di receptionist e di gestione conti bancari e di pagamenti di cui si ha bisogno: dall’invio bonifici al saldo di bollette o fatture proprie.

Delegare la gestione di email, calendario e pianificazione di eventi

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori. Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass e la mail aziendale, anche se già esistente, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tours e visite
  • Planning tappa per tappa in caso di viaggi di piacere o “on-the-road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive).
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore e sulle attività ecc. ecc.)
  • Inserimento dati in Word o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online.
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti.

Servizio di ricerche in internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Delegarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole quantità di tempo.

Webinars, meetings e video conferenze

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Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di eventuali sondaggi e feedback
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria. È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle. E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella serie di servizi online che rientrano nella più ampia categoria del web marketing: dalla gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), al blogging e il SEO copywriting, all’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, richiedimi un preventivo o contattami.
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