Segretaria (ma non solo). Come un’Assistente Virtuale può esserti di supporto

Il lavoro di un’Assistente Virtuale è quello di svolgere attività di supporto per professionisti/e e imprenditori/trici. I task di tipo amministrativo, quindi, rientrano senz’altro tra i servizi più spesso offerti.

Tra questi:

  • Inserimento dati
  • Trascrizioni
  • Traduzioni (inglese-italiano e viceversa, nel mio caso)
  • Contabilità
  • Gestione della posta elettronica
  • Gestione del database
  • Creazione di report
  • Gestione agenda e appuntamenti
  • Organizzazione e prenotazione di viaggi

Segretaria virtuale, ma non solo

Blogger, imprenditori digitali, ma anche aziende tradizionali hanno, tra i loro obiettivi lavorativi principali, quello di ottimizzare al massimo la loro presenza online. Nella sola sfera del digital marketing c’è un’enorme quantità di task da svolgere.

Blogging e Digital Marketing

Questa è una breve lista di alcuni dei servizi frequentemente richiesti ad un’Assistente Virtuale in quest’ambito:

  • Marketing di affiliazione
  • Post e guest post
  • Ricerche online
  • Creazione di contenuti di testo e video
  • Correzione di bozze/editing
  • Ricerca di parole chiave
  • Editing e invio di podcast
  • Progettazione e gestione di siti Web
  • Gestione Blog
  • Landing page e sales page
  • Monitoraggio e analisi delle metriche del sito web
  • SEO
  • Gestione del lancio del prodotto
  • Gestione degli annunci online
  • Creazione e promozione di Webinar
  • Ricerca, creazione ed ottimizzazione SEO di immagini
  • Community management
  • Outreach di influencer/blogger/giornalisti e PR
  • Social media management
  • Email marketing

Lavoro di segretaria online. Cos’altro si può offrire da remoto

Proprio perché non si limita ai soli servizi di tipo amministrativo, Assistente Virtuale NON è sinonimo di segretaria. I servizi che può offrire, come abbiamo appena visto, possono essere senz’altro di segreteria, ma non si limitano a quelli.

Un’AV è a tutti gli effetti una vera e propria project manager.

Spesso le vengono delegati anche task come lo screening dei curricula, la selezione di eventuali nuovi membri del team e lo svolgimento di colloqui veri e propri.

Clicca qui e scopri quali vantaggi possono derivare dalla collaborazione con un’AV.

Articoli

Agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla

Gestione Agenda

In qualità di Virtual Assistant mi occupo, tra le altre cose, anche di aiutare imprenditrici e professioniste ad alleggerire il loro carico di lavoro organizzando la loro agenda di lavoro.

Perché è importante avere un’agenda

Avere un’agenda di lavoro permette di strutturare la giornata, ma anche la settimana lavorativa, in una maniera che consente di raggiungere i propri obiettivi in maniera più sicura ed efficace.

Il taglio da dare all’agenda di lavoro è del tutto personale, così come la scelta della stessa, ma le finalità sono le medesime: organizzare.

Segnare tutte le attività, in ordine di priorità, non solo eviterà di farle dimenticare, ma renderà più scorrevole il workflow. 

L’ideale è scegliere un giorno della settimana per pianificare la successiva in modo tale da sapere preventivamente a quali attività si andrà incontro e poter scaglionare bene appuntamenti, impegni e meeting di vario genere. Personalmente preferisco farlo il venerdì, a fine giornata. Dedico una parte del mio tempo all’organizzazione della settimana successiva. In questo modo so di non aver trascurato niente e ho già chiari quali saranno i task della settimana successiva. Per me e per i miei clienti.

Come tenere un’agenda

Possiamo decidere l’ordine delle priorità degli impegni lavorativi in base al criterio che preferiamo scegliendo, magari, di inserire nella prima mattina le attività che richiedono un’attenzione maggiore e collocare le attività che richiedono più tempo nelle ore della giornata in cui sappiamo di non avere interruzioni.

Ma non esiste una maniera “giusta” in senso assoluto. Esistono dei metodi organizzativi che variano da caso a caso e ogni agenda deve essere personalizzata perché sia funzionale allo scopo. 

Nonostante si tratti di un’agenda di lavoro, il mio consiglio è inserire anche gli impegni personali. Annotare visite mediche, palestra, incontri con gli insegnanti o qualsiasi attività al di fuori del nostro business ci aiuterà a far si che vita lavorativa e vita privata coesistano armoniosamente. Incluso il nostro tempo libero.

Tipi di agende

Veniamo ora alla tipologia di agende disponibili. 

Inutile dire che ne esistono di ogni genere e tipo. Tutto dipende dal nostro essere, a partire dalla scelta tra un’agenda di lavoro cartacea o elettronica

Agenda di lavoro cartacea

È opinione comune che la scrittura manuale aiuti a memorizzare meglio. Imprimendo su carta i nostri pensieri eseguiamo un lavoro fisico oltre che mentale e questo aiuta il nostro cervello a focalizzarsi su ciò che stiamo facendo.
L’agenda cartacea è personalizzabile al 100%.
Possiamo optare per un planner basico in cui indichiamo impegni e orari (o, magari, farlo diventare un bullet journal) oppure scegliere qualcosa di più elaborato che stuzzichi la creatività. Agenda Perfetta ti aiuta a capire qual è l’agenda che fa al caso tuo in maniera molto divertente.

Di contro il cartaceo si può perdere o dimenticare.

Agenda di lavoro elettronica

Chi lavora tutto il giorno al computer, chi non ama la sua scrittura a mano, chi vuole restare sempre connesso, non può far altro che scegliere un’agenda di lavoro elettronica. 

L’agenda elettronica si può sincronizzare con tutti i dispositivi che utilizziamo.
Avendola costantemente con noi, che sia sullo smartphone, sul tablet o sul pc, avremo sempre sotto controllo l’andamento della giornata/settimana pur non essendo in ufficio. Anche in questo caso è possibile inserire personalizzazioni di ogni tipo. 

Il rovescio della medaglia? Avremo sempre un promemoria che ci avviserà di qualcosa, un bip, una notifica di troppo.  

Quali sono le tipologie di agende di lavoro elettroniche

  • Excel
  • Google Calendar
  • Outlook
  • Registra orari
  • RescueTime

Excel

Più noto per la creazione e l’elaborazione dei fogli di calcolo, è uno strumento utile anche per creare un’agenda elettronica.

Dando un’occhiata ai modelli predefiniti possiamo scegliere quello che preferiamo, aggiungere i nostri eventi/impegni e modificarlo nel modo più confacente alle nostre necessità colorandolo, modificando il carattere o la sua dimensione. Possiamo aggiungere immagini se lo riteniamo opportuno. E possiamo anche stamparlo.

Google Calendar

Se hai già un account Google puoi usare in maniera del tutto naturale il suo Calendario semplicemente eseguendo l’accesso dopo aver scaricato l’applicazione. 

Questa app è sincronizzabile con tutti i dispositivi ed è semplice e intuitiva da usare. Ha un calendario preimpostato che suddivide la giornata in ore. Possiamo scegliere se aggiungere un promemoria, un evento o un’attività. Dettagliare ciò che segnamo aggiungendo il luogo, l’orario, i contatti (se sono salvati nella rubrica Google), una descrizione. Possiamo indicare se per quell’evento è prevista una videoconferenza Google Meet e creare gli inviti. Si può integrare bene con Google Keep.

Outlook Calendar

Outlook è un servizio di posta gratuito con un calendario integrato. 

Esattamente come per Google Calendar, il calendario di Outlook permette di creare appuntamenti ed eventi e condividerli, organizzare riunioni, tenere al corrente il resto del team di tutto ciò che è stato pianificato, inserire altri calendari e condividerli a loro volta. Anche in questo caso è molto semplice e intuitivo. Basta avere un account Microsoft.

Registra orari

Mi allontano dal classico concetto di agenda per presentarti questa app (disponibile sia per Android che per Apple) che richiede davvero poca applicazione per essere compresa. Registra orari, infatti, è una semplicissima app, tutta italiana, sulla quale annotare orari di lavoro, straordinari, pause, ferie e permessi; note e promemoria; stabilire la priorità delle note e impostare le notifiche in base alla priorità stabilità. È in grado di generare dei PDF e report sull’andamento che decidiamo di seguire.

Sarà facilissimo avere tutto sotto controllo!

RescueTime

Stai riprogrammando il tuo modo di lavorare e vuoi capire quali sono gli errori che commetti?

Rescue Time monitora il tempo che impieghi nelle attività quotidiane bloccando le distrazioni. Classifica gli impegni che gli sottoponiamo in base al rendimento che hanno fruttato. Inoltre offre formazione per singoli professionisti o team che desiderano essere più performanti.

È particolarmente utile per migliorare e/o potenziare la produttività

Spero di esserti stata utile con i miei consigli. Se hai bisogno di un supporto nella gestione dell’agenda dai un’occhiata al servizio dedicato oppure scrivimi

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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I Servizi di Segreteria nell’Assistenza Virtuale

Ancora troppo di frequente noto una certa confusione quando si parla di Assistenza Virtuale.

Subito la mente va ai software dei sistemi operativi (i vari Alexa, Echo, Siri, ecc..), magari ingnorando del tutto il fatto che esiste la grandissima opportunità di avvalersi di persone in carne ed ossa disponibili ad offrire un vasto ventaglio di servizi, a seconda del proprio settore professionale.

I servizi più richiesti, e applicabili a qualunque tipo di business, sono i Servizi di Segreteria.

Naturalmente un’AV, in base alle proprie esperienze e competenze, può occuparsi anche di supportare un/a professionista che richiede un servizio di gestione della propria attività a 360 gradi

Soffermiamoci sulla figura dell’AV.

Chi è e cosa fa un’ Assistente Virtuale

L’AV è una freelance che si occupa di aiutare piccoli business a crescere e a gestire al meglio tutte quelle attività che un/a piccolo/a imprenditore/trice o un/a libero/a professionista non ha il tempo di seguire.

È, quindi, una professionista che ti supporta nella realizzazione dei tuoi obiettivi di business.

In questo post Mary Tomasso spiega bene il ruolo dell’AV e quanto sia difficile riassumere in poche righe tutte le attività che può svolgere.

Certamente affidandoti ad un’AV non dovrai preoccuparti di assunzioni, di avere un ufficio preposto (o di avere un ufficio in generale), di gestire presenze, ferie e altri oneri del caso perché in qualità di freelance sono dotate di partita iva e fatturano solo i task che vengono concordati al momento della firma del contratto. 

Remote Working

Come ho già detto, i servizi di segreteria sono tra i più richiesti, soprattutto dopo gli avvenimenti degli ultimi mesi. 

Chi svolgeva il proprio lavoro in presenza, non potendo recarsi negli uffici di appartenenza, ha dovuto adattarsi a una modalità di lavoro del tutto nuova (per l’Italia più che per altri paesi, in realtà…): lo Smart Working

A parte, ovviamente, tutta quella schiera di freelance e professionisti del web che già da anni sperimentano i vantaggi del lavoro agile. 

In questo articolo ho provato a descrivere i benefici che offre questo nuovo paradigma lavorativo, ma soprattutto quali sono i servizi al completo che, grazie ad esso, posso offrire in qualità di Assistente Virtuale.

Servizi di segreteria

Tornando ai servizi di segreteria e di come posso aiutarti nella gestione dei task relativi a questo argomento. 

La mia collaborazione ti sarà di supporto nella gestione e coordinazione degli aspetti legati alla sfera organizzativa della tua attività. Insieme potremo stilare una lista delle tue necessità e accordare le modalità più opportune per la nostra collaborazione.

Ad esempio:

Ricerche Web

Ho descritto alcuni tool utili alla gestione della segreteria anche in altri articoli; oggi mi voglio soffermare sull’importanza delle ricerche web.

Siamo talmente inondati di informazioni, corsi, notizie provenienti da qualunque social e dispositivo che, spesso, ci lasciamo trasportare dalla notizia senza, però, valutare a dovere la fonte. 

A questo proposito ti segnalo questo interessante articolo di Riccardo Esposito in cui l’autore ha selezionato 8 strumenti per verificare l’origine della notizia

È molto importante conoscere la fonte per evitare di ritrovarsi a leggere delle fake news (e magari ricondividerle).

Top 5 del giorno

Come consuetudine, anche questa volta ti lascio i miei top 5 del giorno.

  • Zen Pen
  • Smush
  • All Top
  • Hellobar
  • Diigo

Zen Pen

Hai presente la sensazione che si prova davanti ad un romanticissimo foglio bianco? 😍

Quella meravigliosa voglia di riempirlo con tutte le parole che vengono fuori dalla mente e che magicamente, una dopo l’altra, arricchiscono e decorano il bianco di quel foglio.

Oggi, per ragioni di praticità e rapidità abbiamo un po’ abbandonato l’abitudine di scrivere a mano e ci ritroviamo su piattaforme che ci inviano input di scrittura automatica e ottimizzata distraendoci, a volte, dal nostro primario obiettivo: la scrittura

ZenPen fa proprio questo: restituirci la magia di quel foglio bianco senza distrazioni. Assolutamente da provare!

Smush 

Chiunque gestisca un blog o un sito WordPress ha ben chiara l’idea che bisogna ottimizzare le immagini prima di pubblicarle. Ma se, una volta trovata l’immagine perfetta, invece di dover ogni volta ottimizzare le immagini avessimo un bel plugin che lo facesse in automatico? Sarebbe senz’altro un bel risparmio di tempo. 

Per farlo puoi utilizzare WP Smush. 

Scaricandolo puoi giocare con le tue immagini comprimendole, ridimensionandole e ottimizzandole.

Tutto ciò che devi fare, oltre a scaricare Smush gratuitamente, è inserire le tue immagini.

Il plugin penserà al resto 😉

All Top

Se stai preparando il tuo calendario editoriale o semplicemente vuoi restare aggiornat@ su ciò che succede nel mondo non puoi perderti All Top. 

È un aggregatore istantaneo di notizie, ovviamente tutte prese da fonti attendibili

Puoi selezionare la sezione di tuo interesse e All Top ti indicherà i siti da cui attingere le notizie più recenti e più rilevanti. 

Puoi anche creare una tua pagina personalizzata e aggiungere i tuoi blog o siti preferiti per non restare indietro con gli aggiornamenti e leggerli quando ti è più comodo. 

Hellobar

Arriva per tutti il momento di pensare alla famosa Lead Generation, ovvero la conversione di contatti in possibili clienti.

Hellobar ci permette di generare pop-up e aumentare gli iscritti alle nostre newsletter

È di facile utilizzo ed ha un piano gratuito. 

Basta scaricare il plugin e troveremo il nostro pop-up già sul nostro sito. Possiamo personalizzarlo e scegliere la presentazione estetica che preferiamo.

Diigo

Diigo è uno strumento utilissimo perché raccoglie tutti quei dati che rischieremmo di perderci mentre navighiamo per il web.

Con il piano gratuito possiamo già ottenere tanto:

  • Tenere nota dei punti salienti di un sito che stiamo visionando
  • Raccogliere i testi online di nostro interesse, come una vera biblioteca
  • Raccogliere tag nelle pagine web per un facile recupero
  • Aggiungere note direttamente alle pagine web visitate
  • Condividere le nostre informazioni con gruppi di amici

Questo e molto altro è Diigo. Io lo considero un po’ come un gruppo di studio

 

Spero di averti fornito spunti utili per il tuo lavoro e di averti chiarito gli aspetti legati ai servizi che posso offrirti e a come si strutturerebbe la nostra collaborazione

Se hai deciso di recuperare il tuo tempo contattami per capire se possiamo lavorare insieme.

 

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Assistenti Virtuali: tra segreterie online e servizi di Web Marketing

Quella dell’Assistente Virtuale è una figura completa che offre la possibilità di aiutarti a gestire il tuo business ottimizzando gli aspetti legati al tuo progetto ma delegabili, quali, ad esempio, i servizi svolti dalle segreterie online o i servizi di Web Marketing.

Mi spiego meglio.

Arriva un momento nella vita del tuo business in cui ti accorgi di non poter gestire tutto in autonomia. 

All’inizio di ogni attività siamo colti da entusiasmo, grinta, energie e, sicuramente, abbiamo anche poco reddito da investire in una collaborazione; ma ad un certo punto, ti rendi conto che il lavoro aumenta, le mansioni anche e che far tutto sola non è più una scelta saggia.

Ciò che ci frena a cercare aiuto nei primi momenti di “piena lavorativa” è la paura di non trovare una persona che possa svolgere i tasks in maniera impeccabile come avremmo fatto noi!

Ma ciò che contraddistingue un Assistente Virtuale professionista è la capacità di sapersi adattare alle tue necessità. Insieme si può trovare un sistema di lavoro armonico, condiviso e ottimale.

Quali supporti può fornirti un AV

Un AV può fornirti il supporto per 

  • la segreteria 
  • l’amministrazione
  • la contabilità
  • la creazione di Newsletter
  • la gestione dei tuoi profili social
  • la cura del tuo blog

Come ti dicevo all’inizio, affidare una parte del tuo lavoro ad un’AV è come avere delle segreterie online o degli uffici di Web Marketing a tua disposizione, ricevendo sempre affidabilità ed efficienza. 

L’importanza delle segreterie online e del web marketing nello sviluppo di un Business

I servizi di segreteria online, come ho raccontato in un articolo, sono di estremo vantaggio per tutte le figure che non possono assumere una collaboratrice fissa o che svolgono il loro esercizio interamente sul web. 

Alla stessa maniera i servizi di Web Marketing sono fondamentali per la presenza sul web della nostra impresa.

Dopo aver chiarito quanto sia importante avvalersi di un’Assistente Virtuale e come può esserci utile, voglio mostrarti come faccio a combinare i miei impegni e a mantenere salda la concentrazione ma soprattutto la collaborazione con i miei clienti attraverso dei tool molto semplici e pratici e alla portata di tutti.

5 Trucchi “furbi” …del mestiere

  • Any.do
  • FreeBusy
  • Mindmeister
  • Cold Turkey
  • InvoiceToMe

Any.do

Se pensi al tuo lavoro, ma anche alla tua vita, cosa vorresti aggiungere? Sono certa che la risposta più gettonata sarà: il Tempo.

Ebbene, non ho il potere di aggiungere tempo ai tuoi giorni ma posso fare in modo che il tuo tempo si gestito al meglio 😉 con Any.do, ovviamente! 

È il tool che ci permette di organizzare dettagliatamente ogni fase della nostra vita: progetti lavorativi, appuntamenti, e persino la lista della spesa!

È di estrema comodità perché possiamo sincronizzare tutti i dispositivi, compresi smartwatch e assistenti vocali (elettronici 😅).

FreeBusy

FreeBusy è una vera man forte nella pianificazione online di riunioni mettendo in contatto il personale interno all’azienda con i partecipanti esterni. 

Basta condividere la propria disponibilità e FreeBusy sincronizzerà gli orari messi a disposizione con quelli presenti nei nostri calendari. In questo modo, i fruitori dei nostri servizi dovranno solo connettersi sui nostri portali per programmare l’incontro o sincronizzare i loro impegni con le disponibilità presenti per programmare una riunione. 

Mindmeister

Mindmeister è un sistema di mappe mentali. Le mappe mentali sono importanti per tanti motivi:

  • migliorano la memoria
  • strutturano le idee
  • incentivano la creatività
  • facilitano la collaborazione

Tutto questo è racchiuso in Mindmeister. Possiamo usarlo per mettere a frutto idee, per prendere appunti, per comunicare un nostro progetto e collaborare con il team ma anche per rendere più semplici i concetti dei nostri corsi.

Per fare tutto ciò possiamo iscriverci con un piano base gratuito, che non guasta mai 😉

Cold Turkey

Inutile negare che siamo costantemente e letteralmente bombardati di notizie, notifiche, chiamate e chi più ne ha più ne metta! Mantenere alta la concentrazione sembra quasi un’utopia!

Ma ecco che interviene Cold Turkey che ci aiuta a incrementare la produttività applicando un blocco a tutte le app, siti e giochi che potrebbero distrarci dal portare a termine il nostro obiettivo. 

Con il solo piano gratuito potremo risparmiare il tempo che perderemmo a riprendere in mano la situazione dopo esserci deconcentrati o per disattivare le notifiche ad ogni dispositivo.

InvoiceToMe

Poteva mancare un suggerimento per la gestione delle fatture? Ovviamente no!

Ed ecco che ti parlo di Invoicetome. E’ un generatore di fatture online. Ha la grafica molto basica ma riesce egregiamente a svolgere la sua mansione. 

Ha dei modelli precompilati in cui non dovremo far altro che inserire le informazioni che vogliamo appaiano in fattura e i dati utili. Al resto ci penserà il calcolatore automatico.  

Naturalmente, ha un piano base gratuito. 

Sono certa che questi tool renderanno la nostra collaborazione un gioco da ragazzi! Consulta la pagina dei miei servizi per trovare quello più adatto a te.

 

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Assistenza Virtuale: servizio di segreteria online per coach

Uno dei ruoli che può impersonare l’Assistente Virtuale è quello di affiancare i Business Coach o Life Coach offrendo un servizio di segreteria online a 360 gradi.

Online perché, la comunicazione e il marketing di questa professione sono completamente virtuali o perché il loro pubblico è più facilmente raggiungibile via web

Il coaching oggi

Quella della coach è una figura che, in passato, ha sempre svolto le sue mansioni in presenza. E anche adesso se, ad esempio, organizza e tiene eventi dal vivo.

Solitamente si programmavano sessioni singole o di gruppo per migliorare tutti quegli aspetti legati alla mentalità dell’imprenditore (nel caso del Business Coaching). Oggi buona parte di questa professione si è trasferita sul web

D’altronde tutti i task relativi alla gestione di questo business possono essere effettuati da remoto.

Come un’AV può aiutare una coach

Proprio perché quella della coach è un’attività che può essere svolta (quasi) interamente online, può necessitare di un supporto nel back office, nella gestione degli aspetti amministrativi e organizzativi legati ai prodotti/servizi di coaching che si intende offrire. O nel front office per gestire i rapporti con la clientela e ottimizzare il servizio di consulenza.

Il servizio di segreteria online, in concreto, consiste nel fornire supporto per gli aspetti legati a:

  • fatturazione, attraverso l’uso di software quali ad esempio Fatture In Cloud
  • inserimento dati per il monitoraggio clienti o prodotti/servizi tramite Excel
  • preparazione form di iscrizione o sondaggi con Google Moduli o Monkey Survey
  • servizi di web marketing
  • gestione delle email con Spark o degli appuntamenti con Calendly

È incredibile come sia semplice collaborare pur non essendo nello stesso ufficio. 

Servizi legati all’attività di Coaching

In qualità di coach online avrai sicuramente bisogno di creare:

  • eventi o webinar
  • corsi 
  • presentazioni 
  • articoli per il tuo blog
  • newsletter
  • social media

Ti stai chiedendo come puoi fare tutto questo da sola, vero? 

Non sei sola!

Da AV ti aiuto a concentrati sul tuo servizio di coaching mentre io gestirò tutte quelle mansioni che gli ruotano attorno e che sono altrettanto importanti.

Ecco una panoramica su come posso esserti utile attraverso alcuni tool che possono semplificarci il lavoro.

I tool che non devono mancare

  • Google Classroom
  • Grammarly
  • GoToWebinar
  • Mailerlite
  • Monkey Survey

Google Classroom

Secondo me rappresenta davvero una classe virtuale

Si possono invitare gli studenti ad unirsi alla classe, inserire video, presentazioni, documenti, immagini e ricevere i commenti degli iscritti così da fornire loro un supporto costante.

Inoltre si possono inserire esercizi da assegnare e analizzare l’avanzamento dell’apprendimento. È un po’ come tornare a scuola ma in modo assolutamente “cool”.

Grammarly

Devi scrivere degli articoli per il blog oppure creare un corso in un’altra lingua? 

Ecco che entra in gioco Grammarly per correggere eventuali refusi o errori ortografici e grammaticali

Si può effettuare l’iscrizione anche con l’account Google o Facebook e aggiungere l’estensione a Chrome. A quel punto semplicemente inizia a scrivere e Grammarly ti consiglierà tutte le correzioni da fare al testo. 

E tutto con il piano gratuito; il servizio premium permette di aggiungere suggerimenti più dettagliati.

GoToWebinar

GoToWebinar è senza dubbio un’ottima piattaforma per il servizio di webinar.

È molto semplice da usare ma ciò che la rende, a mio parere, più accattivante è la possibilità di interagire con gli utenti mediante l’invio di sondaggi live. 

Si possono invitare gli utenti con delle email pre-impostate e si può personalizzare il webinar con il proprio nome e logo, ad esempio. 

Prima dell’avvio possiamo anche provare la presentazione. Questo ci aiuterà ad evitare o diminuire eventuali problemi tecnici durante la diretta (che anche possiamo registrare e visualizzare in un secondo momento). 

GoToWebinar non è gratis, ma per tutti i benefici che se ne traggono, i prezzi sono abbastanza vantaggiosi.

MailerLite

Stai creando dei contenuti da condividere con il tuo pubblico e hai bisogno di un servizio di newsletter semplice, economico, automatico?

MailerLite è lo strumento giusto. E gratuito fino a 1000 iscritti, che non guasta mai 🙂

Offre l’opportunità di creare una strategia di email marketing e utilizzare dei modelli per creare email accattivanti e piacevoli. 

Monkey Survey

Potresti aver bisogno di creare una scheda cliente, un sondaggio per capire in che direzione devi portare il business o cercare degli argomenti per il tuo prossimo corso. 

La soluzione professionale potrebbe essere Monkey Survey, che offre anche un piano gratuito.

Ogni sondaggio avrà il suo titolo specifico. Si può scegliere il tipo di risposte da ricevere tra chiuse, aperte, menù a tendina, ecc. Si possono personalizzare anche i colori ed è possibile condividerlo via mail o sui social.

Con questi tool ti ho mostrato solo una piccola parte di ttti gli strumenti che si possono utilizzare per gestire un business da remoto in maniera efficiente.

Se vuoi avere maggiori informazioni su come potremmo collaborare insieme,contattami qui o consulta la pagina dei servizi.

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Segretaria online: la produttività a portata di tool

Chi è la segretaria online?

Una segretaria online segue tutte le attività che affideresti alla tua segretaria in sede ma da un ufficio lontano dal tuo, così che tu non debba sostenere costi di assunzione, contributi e altri costi fissi legati alle utenze e alle postazioni.

Remote working: flessibilità online

Con la capillare diffusione della tecnologia è sempre più facile pensare al lavoro da remoto: sia dal punto di vista del professionista che necessita di un supporto assistenziale, come quello fornito da una segretaria online, sia da chi vuole proporre sul mercato le proprie competenze e vuole farlo online.

Indubbiamente sono notevoli i vantaggi offerti dallo smart working. Primo fra tutti la flessibilità.

Il lavoratore si sente più motivato a svolgere le sue attività professionali avendo la “libertà” di programmare il proprio piano d’azione. Da una recente indagine svolta da FPA si evince che anche i dipendenti delle pubbliche amministrazioni hanno ottenuto vantaggi dal “nuovo” approccio al lavoro, come descritto da Rosaria Amato in un articolo della Repubblica. Occhio però a non confondere smart working e telelavoro!

Puoi trovare approfondimenti in merito qui.

Assistente o segretaria?

Negli ultimi anni si è sviluppata (anche in Italia) la figura dell’Assistente Virtuale. Si tratta di un profilo professionale in grado di offrire una vasta gamma di servizi. Alcune prediligono l’aspetto amministrativo o puramente segretariale, altre il web marketing, servizi telefonici o moltissimi altri ruoli che si possono svolgere da remoto.

Quello della segreteria online è, certamente, un ruolo chiave dell’assistenza all’imprenditoria e alla libera professione, sebbene rappresenti solo una parte dei servizi che un’AV può offrire.

Collaborazioni e skills: come ti supporta una segretaria online

Ciò che ancora desta qualche remora è l’approccio organizzativo e i metodi di collaborazione attuabili a distanza.

Oggi la distanza non è più un problema. Ti spiego perché.

Come potrai immaginare, per svolgere qualsiasi lavoro da casa (ma non solo), non basta avere un pc e connessione a internet. È necessario aver maturato delle competenze e avere la professionalità giusta per rimanere focalizzati sull’obiettivo.

A questo si aggiunge l’obbligo di avere familiarità con i più rilevanti software e tool che permettano di portare a termine tutte le attività delegate.

Vuoi sapere quali sono quelli indispensabili per me?

Eccoli.

5 tool “salvavita”

Di seguito ti mostro i tool che utilizzo più di frequente:

  • Calendly
  • Invoiceninja
  • Spark
  • Skype
  • Toggle

Calendly

Caso A:

Devi prendere un appuntamento e ogni volta che provi a chiamare il numero è sempre occupato.

Caso B:

I tuoi clienti si lamentano perché non riescono a raggiungerti telefonicamente (del resto non puoi far tutto!)  e così ti inondano di mail per chiederti un appuntamento. Tu di solito rispondi elencando manualmente le tue disponibilità, aspettare una risposta e inviare una conferma.

Non più!

Calendly è il servizio che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti. E indovina un po’? Ha una versione gratuita.

Come funziona?

Una volta effettuata la registrazione colleghiamo l’account al nostro calendario, creiamo un evento e segnaliamo le preferenze orarie da indicare ai clienti. Condividiamo il link nella maniera in cui preferiamo (mail, social, sito) e gli utenti non dovranno far altro che scegliere la data e l’orario più consono alle loro esigenze. Facile, vero?

Invoiceninja

Sei un freelance con Partita Iva estera e hai bisogno di una soluzione per preparare le fatture per i tuoi clienti e automatizzare i processi?

Don’t panic!

Invoiceninja è il sistema in open source che ti permetterà di fare tutto ciò e in più ti aiuterà a tenere traccia dei tempi e a creare attività.

Puoi registrare tutti i passaggi, dall’inizio del progetto alla ricezione del pagamento. Tutto in un unico contenitore.

Spark

Sei sempre in viaggio e hai bisogno di gestire le email in un modo più smart?

Spark è la soluzione che fa per te!

Stile minimal dalle massime possibilità. Puoi unire più account e ridurre il numero di notifiche.

Com’è possibile?

Ha un sistema di riconoscimento che permette di mettere in evidenza le email provenienti da persone (e non notifica lo spam!). In più offre la possibilità di collaborare con il team…tutto da uno smartphone!

Ne consegue una notevole riduzione di tempi e distrazioni. Utile no?

Skype

Non ha certamente bisogno di presentazioni. E’ uno dei più conosciuti sistemi di comunicazione gratuiti online.

Chiamate e videochiamate ovunque; sistema di chat, condivisione schermo e ha anche l’alternativa alle tradizionali chiamate. Infatti, acquistando uno dei pacchetti pensati da Microsoft si può chiamare verso i numeri fissi e mobili in tutto il mondo a prezzi vantaggiosi.

Toggl

Creare progetti, misurarne il tempo e tenerne traccia non è mai stato così facile!

Puoi inserire i progetti per tipologia o dividerli per clienti; inserire collaboratori e affidare loro i task per lo svolgimento delle attività; controllare il tempo e condividerne i risultati.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che utilizzo per collaborare con i miei clienti. Se ritieni di aver bisogno di un supporto consulta il pacchetto ufficio felice.

E tu di quali tools hai bisogno?

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Perché avvalersi del supporto di una Segreteria Virtuale

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

  • gestione agenda
  • gestione email aziendale
  • organizzazione eventi (anche online)
  • organizzazione viaggi
  • contabilità
  • gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

  • uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
  • un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
  • una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
  • qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

  • la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
  • la flessibilità oraria;
  • la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

Fase 2. Le migliori risorse gratuite per aiutarti a ripartire

In queste settimane ho deciso di dedicare una parte del mio tempo a cercare informazioni e risorse gratuite che potessero aiutare, sotto diversi aspetti, freelance e professionisti con partita iva.

Alcune le ho inserite nella mia ultima newsletter e, visto il buon riscontro che ho avuto dalle iscritte, ho pensato di aggiornare la lista.

Principalmente quelli che raccolgo sono sempre siti, articoli e corsi a sostegno del business e della formazione.

Come per la newsletter, però, ci tengo a segnalare anche dei servizi a tutela della nostra salute.
Perché questo lockdown è stato senz’altro una misura necessaria per rispondere a una situazione d’emergenza, ma allo stesso ha agito come un vero e proprio shock sulle nostre vite. A 360 gradi.

È proprio dalla salute, quindi, che vorrei partire.

SUPPORTO PSICOLOGICO

SUPPORTO ECONOMICO

  • Qui puoi consultare tutte le principali misure per le famiglie, i lavoratori e le imprese introdotte dal Decreto Rilancio.
  • Tra le varie novità in tema di welfare, anche un secondo bonus di 600 euro per i possessori di lavoratori autonomi.
  • Se hai fatto domanda già a marzo e ancora non hai ricevuto il primo accredito, prova a fare un controllo seguendo le indicazioni che la commercialista Laura Rubini dà in questo post.
  • Ti consiglio di consultare anche tutti gli interventi di sostegno economico previsti nella tua Regione di residenza.  Qui trovi una comoda tabella riassuntiva, Regione per Regione.
  • Se risiedi nella Regione Lazio dai un’occhiata anche agli aiuti previsti dal progetto “Nessuno Escluso”.
  • Se vivi fuori dall’Italia, invece, potrebbe esserti utile quest’articolo di ACTA che riassume le principali misure adottate da alcuni paesi europei.

SUPPORTO ALLA FORMAZIONE E AL BUSINESS

  • Qui puoi consultare l’archivio di tutti i podcast dell’iniziativa “Attiviamo Energie Positive“: un progetto molto interessante di Produzioni Dal Basso che è stato attivo durante l’intera fase di lockdown.
  • Facebook ha pubblicato un documento in cui condivide diversi consigli di strategia per il business. Lo trovi qui.
  • Se per te l’inglese non è un problema, devo assolutamente segnalarti il corso “Smart From Scratch” di Smart Passive Income, pensato per aiutarti a trovare un’idea di business vincente e sostenibile (o magari a rivedere quella attuale).
Creato da Pat Flynn, che gestisce con successo diversi progetti online, solitamente il corso è in vendita a 249 dollari, ma è stato reso gratuito (per un periodo limitato di tempo) proprio per rispondere a questo momento così particolare.

IL MIO CONTRIBUTO

Ti ricordo anche il mio corso gratuito “Semplifica e Organizza il Tuo Biz”.  Nove email più un bonus finale in cui ti parlo di:

1. Organizzazione, time management ed ufficio virtuale
2. Pillole di personal branding
3. Blog e sito internet
4. Newsletter e list-building
5. Business internazionali e clientela estera
6. Social media e pubblicità
7. Fisco per lavoratori autonomi
8. Legge, welfare e associazioni di categoria per freelance
9. Formazione per freelance

E sì: anche queste risorse sono tutte gratis 🙂

Nella speranza che quest’emergenza abbia avuto un impatto minimo sulla tua salute, il tuo lavoro e, in generale, la tua vita tutta, mi auguro davvero che questo post possa esserti d’aiuto in maniera concreta.

Se hai domande per me, nella pagina contatti trovi tutti i posti e i modi per farmele.
Se invece vuoi sapere se posso esserti di supporto in qualche maniera dai un’occhiata qui e qui.

E se conosci qualcuno a cui potrebbe essere utile questo post, puoi condividerlo con i pulsanti qui sotto.

A presto!

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

Sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti per di più) che permettono ad una segretaria virtuale di operare.
I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere nascono più che altro dal fatto che molti di questi strumenti non si conoscono. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Su internet sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano (ne parlo anche nel video qui in basso).
Con entrambi è anche possibile preparare preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti che personalizzo in base agli accordi presi.
Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per firmarlo e inviare una richiesta di firma anche al/la cliente.
La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale fatta a mano che viene poi digitalizzata e caricata sulla piattaforma. Immagina quanto si sfoltisca la burocrazia 🙂

È sempre possibile adottare il metodo “old school” (stampare, firmare ed inviarmi la copia scansionata del contratto) se lo si preferisce 🙂

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a cliente acquista uno dei miei pacchetti, utilizzo Toggl per tenere traccia del tempo che dedico alle attività che mi ha assegnato.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma può richiedermelo in qualunque momento, ovviamente) in modo che possa avere un quadro completo di quali task ho eseguito, in che data e per quanto tempo.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto (oltre al timore di perdere il controllo di tutta o parte della propria attività. Ne parlo nel prossimo paragrafo).

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o i conti bancari (se mi affidano l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e blindata.
Si tratta di, 1Password Dashlane o LastPass (che è il mio preferito perché offre un’infinità di funzioni ed è gratuito).

Il VPN per le reti Wi-Fi pubbliche

segretaria onlineQuando non si utilizzano connessioni private o protette da password il rischio che “occhi indesiderati” accedano ai nostri dati sensibili aumenta sensibilmente.

Per fortuna esistono delle soluzioni semplici, valide ed efficaci per proteggerci da questo tipo di attacchi e salvaguardare la nostra privacy.

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working, personalmente utilizzo un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) per collegarmi al Wi-Fi.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Funziona così: tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN, diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN puoi dare un’occhiata a quest’utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che, di fatto, per me è una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non c’è fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, in effetti).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati e informazioni personali o alla gestione di una parte della sua attività in cui ha investito soldi, tempo e fatica e da cui dipende il suo sostentamento?

Risposta brutalmente onesta: la sopravvivenza stessa del mio business dipende dalla sopravvivenza del tuo.
E dalla mia reputazione.
Fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.

Non solo.

Tralasciando – si fa per dire – le conseguenze penali di un tale gesto, la questione è soprattutto etica. E per me l’etica conta. Tanto.

La community di Assistenti Virtuali italiane ha ritenuto doveroso dare una risposta concreta ai suoi clienti e si è dotata da diverso tempo di un codice etico che

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Ovviamente aderisco anch’io al codice.
Se vuoi, puoi consultare qui la versione integrale.

Vuoi saperne di più?

Posso occuparmi di molti task amministrativi per gestire il tuo biz in maniera fluida ed efficiente. Dai un’occhiata al mio pacchetto “Ufficio Felice” (ma anche a tutti gli altri) e fammi sapere se potrebbe aiutarti a liberare tempo prezioso.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

  • Brainstorming sui regali di Natale.
  • Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
  • Invio di biglietti d’auguri.
  • Organizzazione della cena aziendale.
  • Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

assistente virtualeCome Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

assistente virtualeHai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno?
Ottima idea: un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.
Hai paura di non avere il tempo materiale per occupartene?
Nessun problema: anche questo incarico può essere delegato per intero ad un’Assistente Virtuale.

Oppure puoi delegarmi la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network o sul tuo sito/blog.

Immagini di branding per le festività

assistente virtualecome Assistente Virtuale posso creare immagini online specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale e secondo i colori e le linee del tuo brand.

Posso inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che desideri, inserirle all’interno del tuo blog (come header o immagini a corredo degli articoli) o
semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

assistente virtualePuoi affidarti a me per assicurarti che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale.
Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.
Il periodo delle vacanze, in cui presumibilmente le visite degli utenti saranno inferiori, è perfetto per la manutenzione del sito internet.

Gestione della newsletter

holiday seasonSe hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto 🙂

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornirmi tu il contenuto della newsletter e ci penserò io a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure puoi delegarmi l’intero task.

Amministrazione e contabilità

holiday seasonCon la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare.

La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

  • Gestione di conti e pagamenti.
  • Procedure e pratiche fiscali di chiusura dell’anno contabile.
  • Richiesta e invio di fatture a clienti e fornitori.

Organizzazione viaggi

assistente virtualePuoi avvalerti del mio supporto per:

  • Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
  • Prenotazione di voli e alberghi.
  • Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

assistente virtualeTi chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto? 🙂

Se voi saperne di più, clicca e scopri “Ufficio Felice”, il pacchetto che ho pensato per tutte le attività amministrative che vorresti delegare.

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Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.
Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo
attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.
Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).
Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici; dalla gestione delle fatture attive e passive alla compilazione e l’invio degli F24.

Delegare la gestione di telefonate ed email

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂
Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tour e visite
  • Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
  • Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

servizi segreteria online
Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
    (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di sondaggi e feedback necessari
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, scopri i pacchetti che ho pensato per te.

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7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail…e tutte le novità dell’ultima versione.

googleÈ inutile girarci intorno: l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono tanti:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in caselle dedicate).
  • C’è dentro tutto il mondo Google: drive, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc.
    In altre parole, aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di “big G”.

Utilizzare un account Gmail per il proprio lavoro può aiutare già parecchio ad ottenere una casella di posta funzionale e professionale.
In più esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali.
Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se si vuole crearne una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, gli account social e addirittura dei contenuti dinamici e una propria foto.
Inserire una fotografia nella firma in calce alle email è solitamente qualcosa di poco considerato, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che

Gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Una volta creato il messaggio da inviare tocca la freccia a destra del tasto “Invia” e clicca su “Programma l’invio”

come utilizzare Gmail

quindi seleziona la data e l’ora desiderati tra quelli suggeriti oppure clicca su “Scegli data e ora”.
come funziona gmail

Inviare email da un indirizzo diverso da Gmail

Ormai è inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica.
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, è possibile centralizzare le nostre email esistenti deviandole tutte nella nostra casella Gmail in modo che possano essere gestite unicamente da lì.
In questo modo, non solo riceveremo tutta la nostra posta elettronica in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica far partire i nostri messaggi.

In altre parole, possiamo far diventare Gmail un vero e proprio “hub” di tutta la nostra corrispondenza.

Risposte predefinite e autoresponder

Ecco altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessuna estensione perché già presenti in Gmail:

1. Le risposte predefinite. Si possono configurare dalle Impostazioni e cliccando poi su Avanzate.
Possono far guadagnare molto tempo se si ricevono spesso email dal contenuto simile (ad esempio la richiesta di primo contatto o di informazioni da parte di potenziali clienti).

2. Il risponditore automatico. È molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile farlo in tempi brevi.
È completamente personalizzabile e si attiva anch’esso dalle Impostazioni.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali e consente l’annullamento dell’invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione.
Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione configurata!

Usare gli alias (e gestire le newsletter)

Ho già parlato in questo post di Gmail Unsubscriber: un’estensione da installare per evitare che le decine di newsletter a cui siamo iscritti ci intasino la casella di posta.
Con Gmail si può anche sfruttare la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso, ma grazie a questa funzione, ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

La nuova interfaccia di Gmail e tutte le novità

Lo scorso aprile Google ha letteralmente “rifatto il look a Gmail ideando una nuova interfaccia e aggiungendo moltissime nuove funzionalità. Risultato: il suo utilizzo è ancora più veloce, smart e sicuro. Sia da desktop che da mobile.
Ecco le novità più interessanti.

#1. La grafica

In perfetto stile Google, il nuovo design di Gmail è “fresco, ordinato e pulito”.
Sono state introdotte tre modalità di visualizzazione tra cui scegliere (Default, Comfortable, Compact) con una diversa densità e quantità di elementi grafici.
Inoltre l’accesso alle altre app di Google (Calendar, Hangouts, Drive ecc.) è diventato più rapido e intuitivo.

#2. La lettura posticipata delle email o “email snoozing”

Con questa funzione, puoi mettere un’email in modalità “snooze” (cioè posticipata) per una data e/o un orario futuri.
Supponiamo che tu riceva un’email a cui non puoi rispondere immediatamente. Cliccando sull’icona dell’orologio puoi impostare la data e l’ora in cui sai che avrai modo di gestirla. Gmail ti farà ricevere di nuovo la mail nel giorno e nell’orario che gli hai indicato.
segretaria part time

#3. L’attivazione della modalità “riservata”

Questa nuova funzione è un incredibile miglioramento della sicurezza delle nostre email.
Si attiva cliccando sull’icona del lucchetto in fondo alle email e permette di inviare messaggi di posta che non potranno poi essere inoltrati, copiati, scaricati o stampati da chi riceve la nostra mail.
È perfetta per assicurarci che eventuali informazioni sensibili contenute nei messaggi di posta rimangano solo tra noi e il destinatario.

google

#4. L’email che “si autodistrugge”

È tutto vero: l’immagine qui sopra mostra che è anche possibile selezionare un periodo di tempo trascorso il quale il messaggio email…si autodistruggerà!

#5. Proteggere le email con una password

Cliccando sempre sull’icona a lucchetto e selezionando “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno una password tramite SMS (assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo) con cui potranno aprire il messaggio di posta.

virtual office

#6. Utilizzare Gmail offline

Attivando questa modalità dall’apposito menù, ti sarà possibile comporre email anche senza una connessione Internet. I messaggi verranno salvati e sincronizzati per l’invio non appena tornerai online.

Esistono diverse altre funzioni da scoprire nella nuova versione di Gmail (risposte intelligenti, follow-up, ecc).
Per conoscerle tutte puoi dare un’occhiata alla guida online appositamente predisposta da Google.

Ormai ti sarà chiaro che le funzionalità offerte da Gmail possono semplificare moltissimo il tuo lavoro.

Hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business?
Vorresti delegarmi la gestione della casella di posta aziendale?
Scopri il pacchetto che ho pensato per te.

P.S. Dimenticavo!
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Ufficio virtuale: 10 tool per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Quando, come Assistente Virtuale, mi viene affidata la gestione del back office commerciale, spesso mi trovo a ricoprire tanti incarichi: dall’organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti. O dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi, prime note e così via.
E mi capita anche di doverlo fare in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per essere sicura di raggiungere risultati concreti in tempi rapidi cerco sempre di avvalermi di tool affidabili e performanti.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office molto più fluida ed efficace.

PrimaErp per la gestione dei progetti

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progetti e per la fatturazione.
Ciò che apprezzo molto di questo software è la flessibilità: può essere utilizzato da team distribuiti, singoli lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse le multinazionali.

Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro semplice perché permette di catalogare in maniera molto intuitiva le schede di ogni singolo cliente.
Non solo: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

Google Drive per la creazione e la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 Giga di spazio di archiviazione gratuito per creare e condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro.
Una vera e propria Suite per l’ufficio.
Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare un file, inviarlo via email, attendere un feedback su eventuali modifiche e poi scaricarlo e modificarlo nuovamente (e andare avanti in questo rimbalzo senza fine).
La documentazione è tutta nello stesso posto. I file si aggiornano in tempo reale mentre ci lavori e sono accessibili, modificabili e scaricabili in ogni momento, da tutti i membri del team.

Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotel o noleggio auto.
E nemmeno del più popolare.
Ma a differenza degli altri trovo l’interfaccia di Hipmunk molto più intuitiva e user-friendly.
Perché oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi, ti consente anche di visualizzare gli alberghi sulla mappa e personalizzare al meglio la prenotazione in base alle richieste del/la cliente (vicino al centro città, all’aeroporto, alla spiaggia ecc.)
Inoltre Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica “transazione”.
In più si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di “ospiti”) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

Buffer per il social media management

Anche se il social media management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda.
L’interfaccia di Buffer permette di visualizzare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed eventualmente modificarli, riprogrammarli o eliminarli).
Oltre alla possibilità di impostare una data ed un orario distinti per ciascuna piattaforma social, Buffer esegue un’analisi automatica dei dati e dell’audience e crea dei report facilmente consultabili.
Inoltre suggerisce i giorni e le ore migliori per la pubblicazione dei contenuti.

Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli.
Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e visualizzarli in un unico colpo d’occhio sul calendario.

Due.com per la fatturazione e i pagamenti online

Nella gestione di un back office commerciale il ciclo attivo e passivo delle fatture è una procedura tanto importante quanto delicata.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow fluido ed affidabile.
Sul web esistono diversi tool gratuiti, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture e le transazioni online.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali ed è ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

Gmail Unsubcriber per la gestione e il decluttering della casella di posta

Prima domanda da un milione di dollari: quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero?
Gmail Unsubscriber è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email automatiche che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e in pochi secondi restituisce un elenco di tutte le liste a cui siamo iscritti.
A quel punto si possono selezionare ed eliminare tutte le newsletter che non ci interessano più, in pochissimi clic.

LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Seconda domanda da un milione di dollari: quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Decine? Centinaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni e dati sensibili come i conti bancari online o i siti per processare pagamenti come PayPal.
Secondo una delle regole non scritte della sicurezza sul Web, è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per più di un account.
Allora come facciamo a memorizzare tutte le password che creiamo?
Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esistono tantissimi tool per snellire drasticamente i tuoi task quotidiani e rendere il flusso di lavoro agile e veloce.

La lista non si esaurisce qui e per ogni punto potrei indicare almeno altri 3 strumenti alternativi.
Se vuoi sapere come posso aiutarti nella gestione da remoto del tuo ufficio, dai un’occhiata al mio pacchetto “Ufficio Felice” oppure contattami senza impegno.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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