Segreteria Virtuale. Quando dovresti usufruire del suo supporto?

Dopo aver ampiamente illustrato chi è un’Assistente Virtuale, cosa fa e quali sono i benefici della collaborazione in remoto, voglio parlarti di quali sono alcune delle condizioni  in cui il supporto di una segreteria virtuale  sarebbe l’ideale. Anche per un business giovane:

  • Ti ritrovi a pensare: “Potrei crescere di più”.
  • Ritieni di avere abbastanza budget per poter (letteralmente) riacquistare il tuo tempo.
  • Alcuni task risultano piuttosto impegnativi, non sono in linea con la tua personalità, richiedono troppo tempo per poterli amministrare in maniera fluida e regolare (ad esempio il customer care o la gestione delle email).
  • Ritieni che un aiuto nella gestione della tua attività potrebbe esserti utile, ma non necessariamente a tempo pieno.
  • Ti senti sopraffatto/a dalla crescita improvvisa del tuo business (cosa che ti auguro), oppure hai già un altro impiego e stai creando la tua attività nei ritagli di tempo.

Assistente Virtuale. Imparare a delegare

In un certo senso, essere imprenditrice/imprenditore non significa solo possedere un business, ma delegare il più possibile, lasciando parti di esso in mani capaci, in modo che la tua attività possa rimanere a galla senza che tu debba dedicartici per gran parte del tuo tempo.

Delegare risulta spesso innaturale e di difficile concezione per molti imprenditori. Soprattutto per coloro a cui piace l’idea di “tenere tutto sotto il controllo” e sulla quale hanno costruito tutta la loro attività.

Ma ritengo sia una riflessione chiave da fare se si desidera realizzare quel famigerato equilibrio tra lavoro e vita privata.  Facendo tutto da soli non diventa ancora più difficile da raggiungere?

Collaborare con un’Assistente Virtuale consentirebbe di concentrarsi sulle “vere” priorità: far crescere la propria attività, trascorrere più tempo con la  famiglia o semplicemente concedersi un momento in più per riprendere fiato.

Assistente Online. Quali sono gli “strumenti del mestiere”?

Come si possono gestire da remoto i diversi task e, più in generale, intere parti di un business?

Il Web offre moltissimi servizi e software online professionali (molti dei quali disponibili gratuitamente) finalizzati ad amministrare le più variegate attività.

Ne ho già elencati alcuni qui e qui. Ecco un’altra carrellata dei più popolari:

  1. Dropbox.
    Servizio cloud per le condivisione e il salvataggio online di file e immagini. Molto intuitivo e semplice da usare. Una volta sincronizzati tutti i documenti all’interno di Dropbox si possono condividere in qualsiasi momento senza doverli spostare in una cartella apposita. In caso di necessità è anche un ottimo sistema di backup.
  2. Skype
    L’app più famosa di tutte per chiamare o videochiamare chiunque e in ogni parte del mondo.
  3. Wetransfer
    Il servizio online che consente di inviare per email file di grosse dimensioni (gratis fino a 2 GB).
  4. Toggl
    Il software che utilizzo per tracciare il tempo speso nei progetti e le attività che mi vengono affidate. Permette di creare report del lavoro svolto e di condividerli con il cliente.

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