Segreteria Virtuale. Quando dovresti usufruire del suo supporto?

Dopo aver ampiamente illustrato chi è un’Assistente Virtuale, cosa fa e quali sono i benefici della collaborazione da remoto, voglio parlarti di quali sono alcune delle condizioni  in cui il supporto di una segreteria virtuale potrebbe fare la differenza. Anche per un business ancora in fase di start-up:

  • Se ti ritrovi a pensare: “Potrei crescere di più”.
  • Se ritieni di avere abbastanza budget per poter riacquistare il tuo tempo (letteralmente).
  • Se alcuni task risultano piuttosto impegnativi, non sono in linea con la tua personalità o richiedono troppo tempo per poterli amministrare in maniera fluida e regolare (ad esempio il customer care o la gestione delle email).
  • Se ritieni che un aiuto nella gestione della tua attività potrebbe esserti utile, ma non hai la necessità di un supporto a tempo pieno.
  • Se ti senti sopraffatto/a dalla crescita improvvisa del tuo business (cosa che ti auguro) oppure hai già un altro impiego e stai creando la tua attività nei “ritagli” del tuo tempo libero.

Assistente Virtuale. Imparare a delegare.

In un certo senso, essere imprenditrice/imprenditore non significa solo possedere un business, ma delegare il più possibile affidando parti di esso in mani capaci, in modo che la tua attività possa rimanere a galla senza che tu debba dedicartici per gran parte del tuo tempo.

Delegare risulta spesso innaturale e di difficile concezione per molti imprenditori. Soprattutto per coloro a cui piace l’idea di “tenere tutto sotto controllo” e sulla quale hanno costruito tutta la loro attività.

Ma ritengo che ci sia una riflessione-chiave da fare se si desidera realizzare quel famigerato equilibrio tra lavoro e vita privata.  Facendo tutto da soli non diventa ancora più difficile raggiungerlo?

Collaborare con un’Assistente Virtuale consentirebbe di concentrarsi sulle “vere” priorità: far crescere la propria attività, trascorrere più tempo con la  famiglia o semplicemente concedersi un momento di libertà in più per riprendere fiato.

Assistente Online. Quali sono gli “strumenti del mestiere”?

Come si possono gestire da remoto i diversi task e, più in generale, intere parti di un business?

Il Web offre moltissimi servizi e altrettanti software professionali (molti dei quali disponibili gratuitamente) per amministrare le più svariate attività.

Ne ho già elencati alcuni qui e qui. Ecco un’altra carrellata dei più popolari:

  1. Dropbox.
    Servizio cloud per le condivisione e il salvataggio online di file e immagini. Molto intuitivo e semplice da usare. Una volta sincronizzati tutti i documenti all’interno di Dropbox si possono condividere in qualsiasi momento senza doverli spostare in una cartella apposita. In caso di necessità è anche un ottimo sistema di backup.
  2. Skype
    L’app più famosa di tutte per chiamare o videochiamare chiunque, in ogni parte del mondo.
  3. Wetransfer
    Il servizio online che consente di inviare via email file di grosse dimensioni (gratis fino a 2 GB).
  4. Toggl
    Il software che utilizzo per tracciare il tempo speso nei progetti e le attività che mi vengono affidate. Permette di creare report del lavoro svolto e di condividerli con il cliente.

Articoli

Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria online: gli strumenti necessari disponibili sul web.

La verità è che sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti, per la maggior parte) che permettono ad una segretaria virtuale di operare. I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere, dipendono spesso dal fatto che spesso si ignora l’esistenza di questi strumenti. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto

Come spiego nel video qui sotto, sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano. Entrambi permettono anche di preparare ed emettere preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti e lo personalizzo in base agli accordi presi. Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per apporre la mia firma e quella del/la cliente. La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale (quella fatta a mano, per intenderci) che viene poi digitalizzata e caricata su Hellosign. In questo modo la burocrazia si sfoltisce parecchio.

Ovviamente è sempre possibile stampare il contratto, firmarlo e reinviarmi la copia scansionata, se lo si preferisce.

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a nuovo/a cliente acquista un pacchetto di ore per delegarmi alcune attività, utilizzo Toggl.
Si tratta di un vero e proprio timer per tenere traccia di tutte le ore che dedico alle attività che mi sono state assegnate.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma, se lo desidera, può richiedermelo in qualunque momento) in modo che possa avere un quadro chiaro e completo di come ho svolto il mio lavoro per li/lei, giorno per giorno.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

segretaria virtualePer questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria online: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto.
Oltre a quella tutta psicologica di “perdere il controllo” di tutta o parte della propria attività, ma questo tema lo affronto nel prossimo paragrafo.

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o conti bancari (quando mi viene delegata l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e “blindata”.
Si tratta di LastPass (il mio preferito: offre un’infinità di funzioni ed è totalmente gratuito), 1Password o Dashlane.

Anti-Virus e VPN

segretaria onlineIn merito alla sicurezza del pc, mi sono (ovviamente) dotata di un anti-virus.

Mi sono attrezzata anche per Wi-Fi non privati (cioè tutti quelli che non sono quello di casa mia…).

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working devo collegarmi ad una rete Wi-Fi pubblica.
Ed è risaputo che presentano dei rischi maggiori perché sono un ottimo canale per attacchi esterni a dati sensibili e file privati.

Fortunatamente la soluzione esiste ed è piuttosto semplice: basta utilizzare un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) e collegarsi al Wi-Fi tramite essa.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Questo è possibile perché tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN ti consiglio questa utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che per me è, di fatto, una sconosciuta?

segretaria virtualeOvviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non esiste fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, a dirla tutta).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati sensibili, informazioni personali e, in ultima analisi, alla gestione stessa di una parte del suo business?

Ti invito ad una riflessione: la sopravvivenza stessa del mio business dipende esclusivamente dalla mia reputazione.
Oltre che eticamente deprecabile (e penalmente perseguibile), fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani. 

In ogni caso, la community delle Assistenti Virtuali italiane si è resa conto che fosse necessario dare un segnale concreto di affidabilità e professionalità e si è dotata già da diverso tempo di un codice etico (a cui aderisco anch’io ovviamente!) il quale

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli  Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Puoi consultarlo qui.

Vuoi saperne di più?

Hai ancora dei dubbi? Puoi richiedermi una consulenza gratuita per parlarne di persona. Sarò felice di rispondere a tutte le tue domande.

Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

  • Brainstorming sui regali di Natale.
  • Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
  • Invio di biglietti d’auguri.
  • Organizzazione della cena aziendale.
  • Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

assistente virtualeCome Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

assistente virtualeSe hai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno puoi delegare tutto ad un’ Assistente Virtuale. Un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.

Oppure puoi delegarle la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network.

Immagini di branding per le festività

assistente virtualeUn’Assistente Virtuale che sappia creare immagini online può farne di specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale.

Può inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che le indicherai o semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

assistente virtualeAssicurati che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale. Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.

Gestione della newsletter

holiday seasonSe hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto.

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornire tu il contenuto della newsletter alla tua Assistente Virtuale e ci penserà lei a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure, se vi conoscete da più tempo, puoi delegare l’intero task a lei.

Amministrazione e contabilità

holiday seasonCon la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare. La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

  • Gestione dei propri conti e pagamenti.
  • Procedure e pratiche fiscali.
  • Richiesta di fatture a clienti e fornitori.

 

Organizzazione viaggi

assistente virtualePuoi avvalerti del mio supporto per:

  • Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
  • Prenotazione di voli e alberghi.
  • Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

assistente virtualeTi chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto?

Se voi saperne di più contattami.

Servizi di segreteria online: quali delegare ad un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.
Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.
Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

servizi segreteria onlineUn’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo
attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.
Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).
Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici alla gestione delle fatture attive e passive.

Delegare la gestione di telefonate ed email

servizi segreteria onlineRispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.
Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂
Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

servizi segreteria onlineIn questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

  • Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
  • Organizzazione di tour e visite
  • Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

servizi segreteria onlineQuesto tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:
  • Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
  • Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
  • Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
  • Creazione fogli di calcolo
  • Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
  • Conversione di file in formati differenti
  • Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

servizi segreteria onlineCreo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.
Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano. 
Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

servizi segreteria online
Prima dell’evento:
  • Ricerca e primo contatto con i relatori
  • Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
  • Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
    (per relatori e partecipanti)
Durante l’evento:
  • Registrazione del webinar
  • Risoluzione di eventuali problemi tecnici
  • Moderazione degli interventi
Dopo l’evento:
  • Follow-up con i partecipanti
  • Invio di sondaggi e feedback necessari
  • Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

servizi segreteria online Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.
Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, contattami senza impegno: cercheremo di adattare i miei servizi alle tue esigenze.

7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail…e tutte le novità dell’ultima versione.

googleÈ inutile girarci intorno: l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono tanti:

  • Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
  • Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
  • È totalmente gratuito.
  • Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in caselle dedicate).
  • C’è dentro tutto il mondo Google: drive, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc.
    In altre parole, aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di “big G”.

Utilizzare un account Gmail per il proprio lavoro può aiutare già parecchio ad ottenere una casella di posta funzionale e professionale.
In più esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali.
Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se si vuole crearne una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, gli account social e addirittura dei contenuti dinamici e una propria foto.
Inserire una fotografia nella firma in calce alle email è solitamente qualcosa di poco considerato, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che

Gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Per questa funzione esiste un’estensione comoda e gratuita: Right-In-Box.
Oltre a programmare l’invio di un’email per una data ed un orario specifici, funziona anche come reminder per aiutarci a rispettare scadenze, inoltrare follow-up e svolgere qualunque attività lavorativa che richieda un minimo di organizzazione della propria casella di posta aziendale.
Insomma un’estensione piccola piccola, ma che rende la gestione del proprio lavoro molto più fluida e semplice.

Inviare email da un indirizzo diverso da Gmail

Ormai è inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica.
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, è possibile centralizzare le nostre email esistenti deviandole tutte nella nostra casella Gmail in modo che possano essere gestite unicamente da lì.
In questo modo, non solo riceveremo tutta la nostra posta elettronica in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica far partire i nostri messaggi.

Risposte predefinite e autoresponder

Ecco altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessuna estensione perché già presenti in Gmail:

1. Le risposte predefinite. Si possono configurare dalle Impostazioni e cliccando poi su Avanzate.
Possono far guadagnare molto tempo se si ricevono spesso email dal contenuto simile (ad esempio la richiesta di primo contatto o di informazioni da parte di potenziali clienti).

2. Il risponditore automatico. È molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile farlo in tempi brevi.
È completamente personalizzabile e si attiva anch’esso dalle Impostazioni.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali e consente l’annullamento dell’invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione.
Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione configurata!

Usare gli alias (e gestire le newsletter)

Ho già parlato in questo post di Gmail Unsubscriber: un’estensione da installare per evitare che le decine di newsletter a cui siamo iscritti ci intasino la casella di posta.
Con Gmail si può anche sfruttare la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso, ma grazie a questa funzione, ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

La nuova interfaccia di Gmail e tutte le novità

Lo scorso aprile Google ha letteralmente “rifatto il look a Gmail ideando una nuova interfaccia e aggiungendo moltissime nuove funzionalità. Risultato: il suo utilizzo è ancora più veloce, smart e sicuro. Sia da desktop che da mobile.
Ecco le novità più interessanti.

#1. La grafica

In perfetto stile Google, il nuovo design di Gmail è “fresco, ordinato e pulito”.
Sono state introdotte tre modalità di visualizzazione tra cui scegliere (Default, Comfortable, Compact) con una diversa densità e quantità di elementi grafici.
Inoltre l’accesso alle altre app di Google (Calendar, Hangouts, Drive ecc.) è diventato più rapido e intuitivo.

#2. La lettura posticipata delle email o “email snoozing”

Con questa funzione, puoi mettere un’email in modalità “snooze” (cioè posticipata) per una data e/o un orario futuri.
Supponiamo che tu riceva un’email a cui non puoi rispondere immediatamente. Cliccando sull’icona dell’orologio puoi impostare la data e l’ora in cui sai che avrai modo di gestirla.
segretaria part time

#3. L’attivazione della modalità “riservata”

Questa nuova funzione è un’incredibile miglioramento della sicurezza delle nostre email.
Si attiva cliccando sull’icona del lucchetto in fondo alle email e permette di inviare messaggi di posta che non possono essere inoltrati, copiati, scaricati o stampati.
È perfetta per assicurarci che eventuali informazioni sensibili contenute nei messaggi di posta rimangano solo tra noi e il destinatario.

google

#4. L’email che “si autodistrugge”

È tutto vero: l’immagine qui sopra mostra che è anche possibile selezionare un periodo di tempo trascorso il quale il messaggio email…si autodistruggerà!

#5. Proteggere le email con una password

Cliccando sempre sull’icona a lucchetto e selezionando “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno una password tramite SMS (assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo) con cui potranno aprire il messaggio di posta.

virtual office

#6. Utilizzare Gmail offline

Attivando questa modalità dall’apposito menù, ti sarà possibile comporre email anche senza una connessione Internet. I messaggi verranno salvati e sincronizzati per l’invio non appena tornerai online.

Esistono diverse altre funzioni da scoprire nella nuova versione di Gmail (risposte intelligenti, follow-up ecc).
Per conoscerle tutte puoi dare un’occhiata alla guida online appositamente predisposta da Google.

Ormai ti sarà chiaro che le funzionalità offerte da Gmail possono semplificare moltissimo il tuo lavoro.

Hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business?
Vorresti delegarmi la gestione della casella di posta aziendale?
Parliamone di persona.

 

 

Ufficio virtuale: 10 tool per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Quando, come Assistenti Virtuali, veniamo in caricate della gestione del back office commerciale, dobbiamo ricoprire molteplici incarichi di responsabilità: dall’organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti. O dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi.
Spesso e volentieri in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per assicurarsi dei risultati concreti e in tempi rapidi è fondamentale affiancare le proprie skill organizzative a dei supporti tecnologici affidabili e performanti.
Fortunatamente questi strumenti esistono e sono sempre più sofisticati.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office molto più fluida ed efficace.

1) PrimaErp per la gestione dei progetti

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progetti e per la fatturazione.
Ciò che apprezzo molto di questo software è la flessibilità: può essere utilizzato da team distribuiti, singoli lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse multinazionali.

2) Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro semplice perché permette di catalogare in maniera molto intuitiva le schede di ogni singolo cliente.
E non solo: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

3) Google Drive per la creazione e la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 giga di spazio di archiviazione gratuito per creare e condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro.
Una vera e propria Suite per l’ufficio.
Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare file da pc, allegarli in una mail, inviarli, attendere un feedback per poi scaricarli e modificarli nuovamente (e continuare in questo rimbalzo infinito di file ed email).
La documentazione è tutta nello stesso posto, accessibile, modificabile e scaricabile in ogni momento da tutti i membri del team.

4) Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotel o noleggio auto.
E nemmeno del più popolare.
Ma a differenza degli altri trovo l’interfaccia di Hipmunk molto più intuitiva e user-friendly.
Perché oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi, ti consente anche di visualizzare gli alberghi sulla mappa e personalizzare al meglio la prenotazione in base alle richieste del/la cliente (più o meno vicino al centro città, all’aeroporto, alla spiaggia ecc.)
Inoltre Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica transazione.
In più si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

5) Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di partecipanti) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

6) Buffer per il social media management

Anche se il social media management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda.
L’interfaccia di Buffer permette di visualizzare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed eventualmente modificarli, riprogrammarli o eliminarli).
Oltre alla possibilità di impostare una data ed un orario distinti per ciascuna piattaforma social, Buffer esegue un’analisi automatica dei dati e dell’audience e crea dei report facilmente consultabili.
Inoltre suggerisce i giorni e le ore migliori per la pubblicazione dei contenuti.

7) Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli.
Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e visualizzarli in un unico colpo d’occhio sul calendario.

8) Due.com per la fatturazione e i pagamenti online

Nella gestione di un back office commerciale le fatture ricoprono un ruolo primario.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow quanto più fluido ed affidabile possibile.
Sul web esistono diversi tool gratuiti, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture e le transazioni online.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali ed è ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

9) Gmail Unsubcriber per la gestione e il decluttering della casella di posta

Quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero?
Gmail Unsubscriber è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e in pochi secondi ci restituirà un elenco di tutte le liste a cui siamo iscritti.
A quel punto si possono selezionare ed eliminare tutte le newsletter che non ci interessano più, in pochissimi clic.

10) LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Decine? Centinaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni e dati sensibili come i conti bancari online o i siti per processare pagamenti come PayPal.
Secondo una delle regole non scritte della sicurezza sul Web, è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per più di un account.
Allora come facciamo a memorizzare tutte le password che creiamo?
Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esistono tantissimi tool per snellire drasticamente i nostri task quotidiani e rendere il flusso di lavoro agile e veloce.

La lista non si esaurisce qui e per ogni punto potrei indicare almeno altri 3 strumenti alternativi.
Se vuoi sapere come posso aiutarti nella gestione da remoto del tuo ufficio, richiedimi una consulenza gratuita.
Mi farebbe molto piacere poterci confrontare di persona.