Segreteria Virtuale. Quando dovresti usufruire del suo supporto?

Dopo aver ampiamente illustrato chi è un’Assistente Virtuale, cosa fa e quali sono i benefici della collaborazione da remoto, voglio parlarti di quali sono alcune delle condizioni  in cui il supporto di una segreteria virtuale potrebbe fare la differenza. Anche per un business ancora in fase di start-up:

  • Se ti ritrovi a pensare: “Potrei crescere di più”.
  • Se ritieni di avere abbastanza budget per poter riacquistare il tuo tempo (letteralmente).
  • Se alcuni task risultano piuttosto impegnativi, non sono in linea con la tua personalità o richiedono troppo tempo per poterli amministrare in maniera fluida e regolare (ad esempio il customer care o la gestione delle email).
  • Se ritieni che un aiuto nella gestione della tua attività potrebbe esserti utile, ma non hai la necessità di un supporto a tempo pieno.
  • Se ti senti sopraffatto/a dalla crescita improvvisa del tuo business (cosa che ti auguro) oppure hai già un altro impiego e stai creando la tua attività nei “ritagli” del tuo tempo libero.

Assistente Virtuale. Imparare a delegare.

In un certo senso, essere imprenditrice/imprenditore non significa solo possedere un business, ma delegare il più possibile affidando parti di esso in mani capaci, in modo che la tua attività possa rimanere a galla senza che tu debba dedicartici per gran parte del tuo tempo.

Delegare risulta spesso innaturale e di difficile concezione per molti imprenditori. Soprattutto per coloro a cui piace l’idea di “tenere tutto sotto controllo” e sulla quale hanno costruito tutta la loro attività.

Ma ritengo che ci sia una riflessione-chiave da fare se si desidera realizzare quel famigerato equilibrio tra lavoro e vita privata.  Facendo tutto da soli non diventa ancora più difficile raggiungerlo?

Collaborare con un’Assistente Virtuale consentirebbe di concentrarsi sulle “vere” priorità: far crescere la propria attività, trascorrere più tempo con la  famiglia o semplicemente concedersi un momento di libertà in più per riprendere fiato.

Assistente Online. Quali sono gli “strumenti del mestiere”?

Come si possono gestire da remoto i diversi task e, più in generale, intere parti di un business?

Il Web offre moltissimi servizi e altrettanti software professionali (molti dei quali disponibili gratuitamente) per amministrare le più svariate attività.

Ne ho già elencati alcuni qui e qui. Ecco un’altra carrellata dei più popolari:

  1. Dropbox.
    Servizio cloud per le condivisione e il salvataggio online di file e immagini. Molto intuitivo e semplice da usare. Una volta sincronizzati tutti i documenti all’interno di Dropbox si possono condividere in qualsiasi momento senza doverli spostare in una cartella apposita. In caso di necessità è anche un ottimo sistema di backup.
  2. Skype
    L’app più famosa di tutte per chiamare o videochiamare chiunque, in ogni parte del mondo.
  3. Wetransfer
    Il servizio online che consente di inviare via email file di grosse dimensioni (gratis fino a 2 GB).
  4. Toggl
    Il software che utilizzo per tracciare il tempo speso nei progetti e le attività che mi vengono affidate. Permette di creare report del lavoro svolto e di condividerli con il cliente.

Articoli

Perché delegare un servizio online e quale scegliere

Avere la possibilità di fruire di un servizio online ci consente di risparmiare molto tempo e non correre il rischio di vedere rimandati i nostri progetti. Infatti, da quando è scoppiata la pandemia, anche in Italia, è iniziata la caccia al servizio online.

Finalmente molta più gente ha iniziato, sul serio, a pensare al web come ad una Vera Alternativa ma soprattutto come una grande risorsa. Aziende private ed enti pubblici si sono visti costretti a lasciare ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da remoto e così abbiamo tutti scoperto che, non solo è possibile lavorare lontano dal proprio ufficio, ma è anche produttivo

Cosa significa lavorare da remoto

Pensa a quante volte può capitare di avere problemi con la mobilità cittadina, nel caso di mezzi pubblici, o privata (la macchina che non parte)! 

Quanto ti fa arrabbiare vederti costretta a chiedere un giorno di ferie o rinunciare alla riunione con il cliente solo perché la macchina non parte? Oltre il danno anche la beffa!

A questi problemi si può ovviare con il lavoro da remoto

Ovviamente, per lavorare da casa, o da qualunque postazione tu voglia è necessario avere i giusti strumenti (offline e online) e il giusto mindset

Non si deve pensare che non recarsi in azienda voglia dire fare come ci pare!

L’organizzazione deve sempre essere alla base della nostra produttività. Per consigli dettagliati sulla gestione delle tue giornate e dei tuoi impegni ti rimando a questi articoli: come organizzare un’agenda: modelli e compilazione, agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla.

L’importanza di delegare

Che tu sia una libera professionista o l’amministratore delegato di un’azienda ti sarai accorta che non puoi far tutto da sola. Non perché non ne sia capace ma perché è una buona abitudine concentrarci su poche cose e farle bene, portarle a compimento. 

Per realizzare tutti i progetti, depennare i task giornalieri hai bisogno di delegare alcune attività. 

Che tipo di servizio online puoi richiedere

Pensaci, qual è il servizio online che maggiormente ti farebbe comodo? 

Le scelte sono tante; dipende anche dal tuo raggio d’azione e da ciò che ti piace meno fare. 

Per darti un’idea dei servizi di cui puoi non occuparti personalmente e che puoi delegare ti faccio un elenco dei servizi che offro in qualità di Assistente Virtuale e che puoi approfondire dettagliatamente nella pagina “Recupera il tuo tempo”.

  • Servizi di segreteria
  • Servizi di tipo amministrativo
  • Organizzazione viaggi 
  • Organizzazione eventi online (meeting, webinar, ecc.)
  • Ricerche internet
  • Gestione del blog
  • Gestione Social media

Come si svolge il servizio online

Abbiamo capito che alla base del lavoro da remoto deve esserci una buona connessione internet. Ed è proprio grazie alla connessione che potrai trovare le/la persona con cui collaborare online e seguire l’andamento del lavoro. Ci sono vari mezzi, di cui ho parlato in altri post, utili alla condivisione dei progetti (Trello), allo scambio di idee sul lavoro svolto (Nozbe) e anche alla conversazione (Skype, Zoom). Infatti, seppur lavoriamo da remoto non dobbiamo mai tralasciare il fattore umano. È grazie alle nostre emozioni che proviamo empatia per gli altri e lo stesso accade con i nostri collaboratori. Per cui, anche se siamo impossibilitati in alcuni casi a vederci personalmente, una videocall ci aiuterà ad accorciare le distanze o a risolvere problemi che senza il nostro “partner in crime” non potremmo risolvere. 

Perché è importante scegliere un servizio online

Per me è fondamentale avere la possibilità di offrire questo servizio online perché in questo modo riesco a non avere confini nel mio lavoro. Posso lavorare e quindi conoscere persone lontane offrendo loro il mio aiuto e la mia professionalità. Grazie al web è possibile conoscere professionisti vicini e lontani senza limiti geografici.

Pensa a tutte quelle persone definite “Nomadi digitali” che riescono a viaggiare, scoprire il mondo ma continuando a lavorare. Tutto questo comporta un arricchimento culturale e umano non indifferente.

Tool per remote worker

Adesso, come sempre, ti mostrerò una panoramica di tool che semplificano il remote work.

  • Zapier
  • Manychat
  • Camscanner
  • Note vocali
  • Pomofocus

Zapier

Zapier è per tutti uno strumento di automazione; per me è un salvavita! 😜

Infatti, grazie a Zapier, si possono collegare tra loro più di 1000 app per rendere automatico il tuo lavoro. 

Hai certamente delle attività ripetitive come, ad esempio, pubblicare su Facebook gli articoli del tuo blog (ma possono essere tante e molto diverse). Bene, creando uno Zap, ovvero un link tra il blog, detto Trigger, e Facebook, cioè l’azione finale, puoi rendere automatica la pubblicazione senza conoscere il linguaggio di programmazione e senza l’aiuto di un programmatore. Cosa chiedere di più?! 😉

Manychat

Hai mai sentito parlare dei bot? No, non intendo i Buoni Ordinari del Tesoro 😆ma un sistema automatico di intelligenza artificiale che svolge delle azioni al posto tuo in maniera automatica: in questo caso crea dei Chatbot. I Chatbot, ti permettono di curare i tuoi clienti pur non essendo impegnata in prima persona alle risposte da loro poste sui social o sulle tue piattaforme web. Risposte che puoi automatizzare grazie a Manychat. 

Manychat, infatti, è un servizio gratuito che ti consente di creare il tuo chatbot professionale su Messenger e restare in contatto con gli utenti. 

Camscanner

Lavorare online, da remoto, quindi, vuol dire lavorare da qualunque posto abbia una connessione a internet efficace. Ciò vuol dire che devi portare con te solo il tuo laptop e lo smartphone. Se la usi, al massimo, l’agenda cartacea. Di sicuro, quando ti sposti, non hai a disposizione una stampante con scanner. E come fare, quindi, a inviare tutti i documenti che avresti dovuto scannerizzare a casa o in ufficio? Facile! Con Camscanner. Non devi far altro che fotografare il documento, ritagliarlo perché i contorni siano definiti, salvarlo e inviarlo o archiviarlo. È un metodo, veloce e oltremodo comodo!

Note vocali

Anche se ami scrivere e prendere appunti, siano essi su carta o digitali, può capitare che sia fuori e hai un’idea; ti viene in mente uno spunto per una qualche attività o per il prossimo articolo che pubblicherai sul tuo blog. Bene, con l’app note vocali potrai registrare i tuoi pensieri e convertirli in testi scritti. Puoi scegliere di inserire la nota nel calendario integrato se si tratta di un impegno o attivare le notifiche se ha bisogno di un reminder. 

Pomofocus

Quando si lavora da casa o si è molto stanchi può capitare di distrarsi e farsi prendere da tutto ciò che è esterno al task che stiamo svolgendo. In questi casi, per recuperare la concentrazione possiamo usare la tecnica del pomodoro con il tool Pomofocus. 

Il lavoro si suddivide in attività da 25 minuti con delle pause da 5 minuti. Impostando in Pomofocus le attività indicate dai pomodorini e avviando il timer, questo tool ci segnalerà quando è arrivato il momento di fare una pausa e quando ricominciare a lavorare. Ovviamente le tempistiche sono personalizzabili. 

 

Arrivati a questo punto, spero tu abbia trovato il servizio online da delegare; in caso contrario contattami e sarò felice di fare con te un’analisi della tua attività per capire quali sono i task che ti affaticano e svolgerli al tuo posto.

 

P.S. Dimenticavo!

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Vendere corsi di formazione: formati e tool

Che piaccia oppure no, quando si crea un percorso formativo bisogna anche pensare all’aspetto commerciale, ovvero: come vendere i corsi di formazione

Ogni professionista che si rispetti, terminata la fase legata agli aspetti puramente formativi, deve pensare a come promuovere il proprio corso; e quindi a come monetizzarlo.

Nei miei precedenti articoli sui corsi online ti ho parlato dei primi passi da muovere per creare un corso e delle piattaforme e-learning migliori su cui farlo.

Oggi voglio presentarti una tipologia di prodotto da vendere quando scegli la strada della formazione: gli Infoprodotti

Cosa Sono gli Infoprodotti

Come suggerisce il nome stesso, sono prodotti informativi e digitali utili all’accrescimento delle proprie competenze. Fondamentalmente sono dei piccoli corsi  in cui racchiudi il tuo sapere, in una specie di formato “libricino”. 

Puoi crearli sotto forma di e-book e venderli dal tuo sito o tramite affiliati. Che sono sempre un ottimo modo per monetizzare in maniera passiva. Infatti, una volta creato, non dovrai far altro che seguire delle semplici linee guida per la sua messa in vendita.

Prima di capire come vendere corsi di formazione vediamo ancora più da vicino gli infoprodotti.

Caratteristiche dei corsi di formazione

Probabilmente ti starai chiedendo quanto dev’essere lungo un infoprodotto per essere valido.

Non c’è una lunghezza giusta o sbagliata. È tutto relativo al contenuto e agli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Se si tratta del tuo primo infoprodotto ti consiglio di creare un ebook breve, ma denso di informazioni.
Cerca di comunicare ciò che sai bene, ma sinteticamente. Questo servirà a facilitare il primo lancio e a dare sicurezza a te che ti affacci per la prima volta nel mondo degli infoprodotti. La modalità con cui diffonderlo la stabilisci tu (freebie per l’iscrizione alla newsletter, prodotto a pagamwnto, ecc). 

Le varie tipologie di corsi di formazione

Vediamo insieme quanti modi ci sono per realizzare il tuo infoprodotto.

Raccogliere le tue conoscenze 

Certamente puoi fare riferimento alle tue passioni e alle tue competenze scrivendo di qualcosa che conosci bene al punto da riuscire a raccogliere e mettere nero su bianco idee, concetti e teorie. Puoi farlo sotto forma di contenuto scritto e arricchirlo con grafici o immagini. Personalizzalo come preferisci perché sia accattivante e allo stesso tempo immediato. 

Ricorda che se l’utente finale apprezza il tuo lavoro sarà invogliato a comprare ancora. 

Raccolta di articoli

Se hai un tuo blog e hai molti articoli riguardanti un tema specifico puoi raccoglierli per creare il tuo corso.
Può sembrare banale, ma non lo è affatto perché organizzando gli articoli sparsi per il blog, dai al tuo lettore una guida, magari aggiungendo dei contenuti esclusivi che saranno disponibili solo per chi acquista l’infoprodotto. Pensa a quanto tempo risparmia il lettore finale! Per non parlare del fatto che è stampabile, cosa che adoreranno gli amanti del cartaceo.

Manuale/Guida specifica su come fare qualcosa

Pensa a qualcosa che sai fare molto bene e che hai imparato da sola. E pensa a come ti sarebbe stato utile leggere una guida su “come fare per” prima di iniziare quel percorso da autodidatta.

Sono moltissime le persone che si rivolgono al web (e non solo) per imparare qualcosa di nuovo che sia spiegato passo dopo passo e in modo semplice da un esperto. Se l’esperta sei tu che aspetti a iniziare? 😉

Raccolta di video del tuo schermo (Screencast)

Ci hai mai pensato? Sei brava ad usare tool, app e software vari? Perché non registrare lo schermo del tuo pc con la tua voce in sottofondo e spiegare al tuo pubblico come si fa? Non richiede troppo sforzo. Tu esegui  delle operazioni (ormai normalissime per te) e le mostri ai tuoi clienti. Saranno molto felici di vedere da vicino come risolvere il loro problemi. Non sai come fare? Ecco qui alcuni suggerimenti che fanno al caso tuo. 

Raccolta di slide

Se i video non fanno per te, puoi raccogliere il tuo sapere con delle presentazioni.
Così potrai riassumere ciò che sai con schemi, grafici e immagini. Anche in questo caso puoi registrare la tua voce a corredo delle slides per raccontare i dettagli. Ricorda sempre la regola del 10/20/30 di Guy Kawasaki: un po’ datata, ma sempre validissima. Utilizza anche un tool pensato apposta creare presentazioni accattivanti come Prezi.

Videocorsi

Non ti piace la scrittura o gli altri metodi comunicativi “classici”? Se sei spigliata il video può essere la tua “arma” migliore. E devi assolutamente vendere i tuoi corsi di formazione in formato video. Puoi usare Youtube o Twitch

Audiocorsi/Podcast

In questo caso il tuo punto di forza deve essere la tua voce. È certamente coinvolgente e comodo come sistema educativo e può essere anche pratico e veloce da realizzare. 

Perché un Infoprodotto?

Il grossissimo vantaggio dei corsi online è che non hai bisogno di una sede fisica per crearne uno.
Sono prodotti virtuali che saranno archiviati digitalmente. E in quanto tali possono essere venduti in maniera automatica e generare, quindi, una rendita passiva

Ovviamente dovrai essere molto attenta alla promozione, senza la quale sarà difficile farti conoscere. 

E adesso passiamo alla parte più attesa 🙂

Tool per la vendita dei corsi di formazione

  • Sellky
  • Clickbank
  • Optimizepress
  • Clickfunnels
  • Activecampaign

Sellky

Se ti stai chiedendo dove mettere in vendita i tuoi corsi, puoi farlo su Sellky

Sellky è un servizio gratuito che ti permette di monetizzare i tuoi infoprodotti. Dovrai semplicemente caricare il file dal tuo sito, da Dropbox o Google Drive, scegliere il prezzo del tuo corso e inserire la mail a cui collegare il tuo account Sellky. È un sistema tutto italiano quindi perfetto se ti rivolgi ad un pubblico tutto italiano. 

Clickbank,

Clickbank è il network di affiliazione più famoso in assoluto. Ha le commissioni di pagamento più alte ed è molto affidabile. Questa caratteristica è importante anche nel caso in cui tu non abbia un tuo prodotto, ma ti piacerebbe venderne uno già esistente e guadagnare di riflesso. Relativamente al tuo corso, se non vuoi venderli tramite il tuo sito puoi inserirli in Clickbank e iniziare a guadagnare senza le incombenze di un e-commerce. 

Optimizepress

In questo caso parliamo di un plugin per WordPress. Ti sarà molto utile nel caso in cui, una volta creato il tuo corso, tu voglia venderlo tramite il tuo sito o blog. Avrai bisogno di creare una pagina ad hoc per la vendita e Optimizepress ti permette di creare landing page, sales page, opt-in, thank you page e molto altro. Come vedi è completo e ti semplificherà di molto il lavoro di vendita. 

Clickfunnels

Anche in questo caso parliamo di un tool per il web marketing. Grazie a Clickfunnels potrai realizzare le tue pagine di vendita e le pagine correlate. Il sistema è molto intuitivo e facile da usare. Non è necessaria nessuna competenza tecnica e ti permette di integrare anche altre funzionalità come l’iscrizione tramite SMS, moderazione dei commenti Facebook e altri strumenti molto utili.

ActiveCampaign

ActiveCampaign è un tool per email marketing. È un ottimo strumento perché ha numerose funzionalità che spaziano dalla gestione dei clienti a tutte quelle operazioni programmabili e che possiamo automatizzare grazie a questo tool. Il prezzo è personalizzato in base alle esigenze, ma ha così tante funzionalità che investire in questa risorsa è più che giustificato. 

Passiamo all’azione

Hai deciso qual è la tipologia di corso che fa per te? Non aspettare! Prova subito a raccogliere le informazioni a tua disposizione. Se hai perplessità o hai bisogno di un aiuto per creare il tuo Infoprodotto non esitare a contattarmi.
Sarò pronta ad offrirti il mio supporto da Assistente Virtuale.

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Delegare servizi online: quando e perché

Volgiamo ormai verso la fine dell’anno ed è ora di rivedere i piani per quello nuovo.

Hai già creato il tuo planning o continui a procrastinare?
Se ti senti sopraffatta dal lavoro e oberata dai mille impegni, forse è arrivato il momento di delegare.

Già, perché dare servizi online in outsourcing ti farà sentire meno scarica e più attenta agli obiettivi del tuo core business.

Come si prende la decisione di delegare servizi online

Quando si parla di delegare servizi online ci sono sempre mille perplessità legate a una non-conoscenza reale di ciò che si nasconde dietro al verbo “delegare”.
Infatti, troppo spesso si arriva ad affidare a qualcuno parte delle nostre attività quando siamo esauste, sfinite e non abbiamo quindi una lucida visione d’insieme.

La delega, invece, deve avere un approccio ragionato. Perché è innanzitutto fondamentale trovare una persona di cui ci fidiamo e, per stabilire un rapporto basato sulla fiducia, ci vuole tempo.
Naturalmente oltre all’affidabilità, una caratteristica da cercare in un collaboratore/collaboratrice è la compatibilità. Ognuno di noi ha il suo carattere e anche per entrare in empatia con i collaboratori ci vuole del tempo.
Come vedi è necessario fare le opportune ricerche e testare il lavoro condiviso.

A chi delegare servizi online

Quando realizzi che è bene non sobbarcarsi più carichi di lavoro del dovuto, arriva il momento di cercare un’Assistente Virtuale.
Un’AV può aiutarti in diversi modi, a seconda delle sue specializzazioni e delle tue necessità. Io, ad esempio, mi occupo di aiutare le imprenditrici e le libere professioniste a liberare il loro tempo e ottimizzarlo curando per loro aspetti legati all’ambito amministrativo o contabile, l’ambito organizzativo e la gestione della comunicazione online e relativi contenuti sul blog, sui social e nelle newsletter (puoi consultare la mia pagina dei servizi per approfondire).

Insomma sicuramente un’Assistente Virtuale può essere la soluzione ai tuoi problemi.
Ti consiglio la lettura dei miei precedenti articoli sulla figura della Virtual Assistant in Italia, del modo in cui può esserti utile e degli altri servizi che puoi richiedere.

A cosa serve delegare servizi online

Mi è capitato che mi chiedessero perché fosse necessario delegare servizi online.
Sulla delega credo di aver già ampiamente parlato sia in quest’articolo sia in molti precedenti; sul perché i servizi debbano essere svolti online la risposta è molto semplice.
Probabilmente starai pensando che saresti più tranquilla ad avere una collaboratrice fisicamente vicina, in modo da potervi confrontare spesso sull’andamento delle attività.
Comprensibile.
Ma.
Questo ti comporterà, ovviamente, dei costi importanti, dalla sede che ospiterà la tua assistente ai costi dovuti ad un’assunzione, per non parlare di tutto il resto.

Questi costi vengono totalmente abbattuti nel momento in cui scegli di collaborare con un’Assistente da remoto.
Puoi confrontarti con lei ogni volta risulti necessario grazie ai software di comunicazione e quelli di project management.

Quindi, a cosa serve delegare servizi online? Serve ad aumentare la tua produttività.

A proposito di produttività

Come dicevamo, delegare a qualcuno una parte del tuo lavoro aiuta a concentrarti di più sui tuoi focus e ad essere, appunto, più produttiva.
E come farlo? Grazie a tanti tool disponibili sul web.

Klaviyo

Iniziamo la nostra solita carrellata di strumenti di lavoro da remoto con una piattaforma dedicata ai possessori di e-commerce.

Klaviyo, infatti, è un software che ti aiuta a gestire il marketing della tua azienda online.
Sappiamo tutti molto bene quanto sia fondamentale oggi l’email marketing e Klaviyo è lo strumento giusto per creare una connessione con il tuo pubblico.

Il suo piano base gratuito permette di avere fino a 250 contatti e inviare fino a 500 email.
Nei suoi piani a pagamento, che sono tanti e variano in base al numero di contatti che si vogliono inserire, ha moltissime funzionalità.

Offre la possibilità di esaminare davvero tante informazioni sul consumo e le abitudini dei tuoi clienti, si integra con altri strumenti di e-commerce e puoi personalizzare le newsletter.
Infatti, oltre al bagaglio fornito dal software, puoi modificare i contenuti con il sistema drag and drop, facilissimo da usare.
Altra funzione molto utile è la segmentazione dei target.
Klaviyo suddivide il pubblico in base alle operazioni di acquisto, di lettura delle newsletter creando delle liste specifiche che a loro volta si possono personalizzare, in modo da creare campagne di marketing sempre più profilate.
Insomma, Klaviyo non è solo uno strumento di email marketing ma, grazie alle integrazioni che si possono combinare, è un potente tool per la riuscita del tuo negozio online.

Shareist

Passiamo adesso al versante Social.

Naturalmente ti serve una piattaforma che ti aiuti a snellire le procedure: ricerca, creazione contenuti, immagini, pubblicazione. Se poi devi comunicare le tue idee ad una collaboratrice o un team devi essere estremamente precisa per far sì che gli altri capiscano prima di tutto cosa e come comunicare sui tuoi canali social.

Bene, shareist ti corre in aiuto perché innanzitutto ti dà la possibilità di salvare tutti i contenuti che trovi nel web e creare quindi il tuo archivio, da consultare quando ne hai bisogno. Immagini, articoli, note personali: puoi salvare tutto tramite un’apposita estensione del browser. Puoi anche suddividere tutto per argomento utilizzando dei tag.
In questo modo non perderai mai l’organizzazione dei tuoi contenuti e saprai sempre dove trovare ciò che stai cercando.

Questo è un lavoro che puoi fare da sola o con la collaborazione del tuo team che puoi invitare via e-mail. Oltre ai social puoi integrare Shareist con WordPress o Mailchimp.

Anche in questo caso si parte da un piano gratuito che si può ampliare con funzionalità presenti nei piani a pagamento.

Kanbanflow

Produttività.
Ebbene sì, è la produttività l’obiettivo di noi tutte. E la ragione stessa per cui oggi ti ho parlato dell’importanza di delegare servizi online.

Kanbanflow ha un piano gratuito molto esaustivo ed uno a pagamento con funzionalità aggiuntive davvero interessanti.

Il funzionamento di Kanbanflow è basato sul suo aspetto di tabellone, come fosse una grande bacheca su cui annotare gli obiettivi e i task pianificati e che puoi consultare dai tutti i tuoi dispositivi mobili.

La “lavagna” è divisa in colonne personalizzabili in cui inserire le tue liste.
Ogni colonna, infatti, corrisponde ad un’attività. Per far fluire bene i processi puoi stabilire a monte il numero di operazioni per attività così da non riempirti di progetti (ed evitare un burn-out).

Ogni attività può essere suddivisa in task per facilitarne il monitoraggio. Ogni azione che compi può essere gestita liberamente assegnando il grado di ripetitività o altre indicazioni che vorrai registrare sull’app.
Insomma di sicuro con Kanbanflow è molto semplice sotto controllo tutto il proprio flusso di lavoro.

Wave

Stai cercando un software per curare la tua contabilità? Ti presento Wave.

Con Wave puoi seguire a fatturazione attiva e passiva e puoi farlo gratuitamente.

È un software basato sul cloud , quindi puoi lavorarci da remoto, anche con degli eventuali collaboratori.

Wave ti permette di analizzare i report finanziari della tua attività con il suo sistema di partita doppia.
Puoi creare fatture professionali e scansionare e salvare quelle ricevute, analizzare i tuoi rapporti su flussi di cassa, scadenze, profitti e perdite, catalogare spese e acquisti e inserire i tuoi preventivi.
Insomma alleggerisce di parecchio la gestione contabile della tua attività.

Collaboriamo?

E tu, hai già deciso quali servizi delegare?
Sia che abbia le idee chiare su quali sono le tue maggiori incombenze sia che ti senta sopraffatta dal carico quotidiano ma non sappia ancora cosa fare, puoi contattarmi in qualunque momento.

 

P.S. Dimenticavo!

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Come organizzare un’agenda: modelli e compilazione

Settembre è arrivato e mi auguro che questa pausa estiva ti abbia portato una nuova energia per affrontare il nuovo anno lavorativo e scolastico. Ma come possiamo pensare di completare le attività se non sappiamo come organizzare un’agenda?

Pronte a ricominciare?

Abbiamo visto insieme come usare l’agenda di lavoro e quale preferire tra i modelli cartacei o elettronici. Oggi voglio parlare di come organizzare un’agenda.

Che ci piaccia o no, dobbiamo farcene una ragione: la nostra memoria non è sufficiente a contenere la mole di informazioni che accumuliamo giornalmente!
Dalle notizie che ci stanno più a cuore come i compleanni dei nostri cari, gli anniversari, gli orari di scuola dei nostri figli fino agli impegni di lavoro o gli orari della palestra, l’agenda rappresenta un punto chiave per la nostra organizzazione e ci aiuta ad alleggerire lo stress di non dover affollare la mente di informazioni da ricordare.

Metodi e abitudini utili su come organizzare un’agenda

Nel mio lavoro da Assistente Virtuale ho adottato dei metodi per rendere ciclica l’assegnazione dei task giornalieri. Ho scelto un giorno della settimana per fissare le attività ordinarie e prestabilite e, nello stesso giorno, preferibilmente a fine settimana, faccio una revisione degli impegni che avrò per farmi un’idea del carico della settimana successiva ed essere in grado di inserire gli imprevisti.

Questo è un metodo che applico sia nel caso in cui stia gestendo la mia agenda che nel caso in cui debba organizzare l’agenda di un imprenditore.
Naturalmente è opportuno creare una propria routine, un’abitudine personale che ci spinga ad utilizzare ogni giorno l’agenda.
Per questo motivo il mio consiglio è quello di inserire, insieme agli impegni di lavoro, anche gli impegni personali. In questo modo avrai sempre sotto controllo gli incastri perfetti tra vita privata e vita lavorativa.

Tipologia di agenda

Passiamo adesso a vedere le tipologie di agenda cartacea in commercio.
Esistono moltissime agende diverse per tipo di planner, datario, formato, dimensione. E per ogni tipo di esigenza.
Vediamo insieme alcuni dei modelli disponibili.

12 mesi

La più comune è, senza dubbio, l’annuale, 12 mesi. Molto utile per chi ha bisogno di chiudere le attività con l’anno solare. Parte da gennaio e termina a dicembre dello stesso anno. Solitamente sono datate e c’è la possibilità di scegliere il modello tra la visualizzazione giornaliera, settimanale e a volte può essere presente un riepilogo annuale. Può presentare le festività territoriali in modo da aver chiara l’idea di come organizzare un’agenda in base ai giorni festivi.

16 mesi/18 mesi

È la mia preferita. Partono da metà anno (luglio o settembre) per terminare a dicembre dell’anno successivo.
Ideale per chi ha del lavoro terminato nella prima parte dell’anno o per chi ha attività cicliche in partenza dalla seconda metà dell’anno.

Giornaliere/Notebook

Non sono datate. Adatte a un pubblico attento all’ambiente e molto pratico.
Hanno fogli bianchi personalizzabili per evitare di lasciare pagine inutilizzate.

Settimanali

Con queste agende si ha la visuale della settimana su due pagine di seguito. Possono essere sviluppate in verticale o in orizzontale. Personalmente preferisco la visuale verticale e con l’indicazione dell’orario per righe perché mi permette con un colpo d’occhio di vedere la quantità di impegni di tutta la settimana e capire la gestione giornaliera oraria.

Rilegate, ad anelli o a spirale?

Anche questa caratteristica dell’agenda rappresenta la persona e la sua organizzazione.
Se usi l’agenda per inserire tutti gli impegni o annotazioni della tua vita ma non vuoi una visualizzazione unica avrai bisogno di divisori tra le varie aree tematiche. Puoi utilizzare divisori dello stesso formato dell’agenda o delle linguette su cui segnare l’argomento trattato.

Come organizzare un’agenda

Una volta scelta l’agenda che fa per te, dovrai iniziare a compilarla.

Di seguito ti mostro come organizzare un’agenda.
Il mio consiglio è quello di partire dalle informazioni piacevoli. Quando si dà il via a una nuova abitudine l’ideale è iniziare da ciò che ci fa stare a cuor leggero.
Anche se hai una memoria di ferro la vita frenetica potrebbe distoglierti dai pensieri più dolci…meglio non rischiare! 😉

  • Cerca subito le date a te più care per segnare compleanni e anniversari.
  • Ricordati di prevedere uno spazio in cui segnare delle note mensili e delle informazioni utili. Potrebbero essere l’orario di ricevimento degli insegnanti dei tuoi figli o i numeri da contattare in caso di emergenza.
  • Vuoi impostare una pagina con delle informazioni da tenere costantemente sotto mano? Puoi utilizzare dei simpatici segnalibro. Qui ne trovi alcuni.
  • Per facilitare la differenziazione tra le attività da svolgere e quelle già svolte puoi usare simboli o colori diversi. Ti aiuteranno a visualizzare immediatamente il posizionamento dei vari task. Ma, mi raccomando, ricordati di creare una legenda!
  • Riguardo le attività da segnare, ricorda sempre di creare un ordine cronologico. Inserirle in uno spazio temporale definito ti aiuterà a portare a termine tutto (o quasi) senza distrazioni.
  • Infine, puoi tenere riservate delle pagine all’inizio o alla fine dell’agenda, o dei singoli mesi, per tenere sotto controllo le spese.

Se sei creativa puoi optare per un’agenda con disegni o citazioni.
Per il lunedì potresti optare per  quelle con aforismi motivazionali. Saranno una carica in più per affrontare al meglio la nuova settimana!

Consigli pratici per il completamento dei task

Passiamo ora nel vivo dei consigli utili per organizzare un’agenda.

  1. Parti dal segnare tutte le attività di cui conosci già giorno e orario anche se si tratta di appuntamenti/ eventi che ritieni di poter ricordare (compleanni, ricevimenti, manifestazioni, corsi, ecc).
  2. Suddividi la giornata in due parti: produttività e attività accessorie. Solitamente la mattina si ha la mente fresca e si riescono ad affrontare i task più impegnativi e che richiedono più attenzione; la seconda parte potrai dedicarla agli appuntamenti o a quelle attività che non richiedono un’attenzione eccessiva.
  3. Quando prendi gli appuntamenti tieni sempre un margine di tempo per raggiungere il posto dell’appuntamento o comunque per rivedere delle note in merito.
  4. Luogo dell’incontro: qualora la persona da incontrare sia troppo lontana opta per un incontro online.
  5. Scrivi tutti gli impegni che hai durante la giornata. Non aver paura di scrivere troppo sull’agenda! Questo non significa che dovrai scrivere dei poemi ma potrai appuntate brevemente anche tutti quei piccoli task che dovrai affrontare ma che non devi trascurare. Suddividere il tuo lavoro in attività più piccole ti farà sentire più produttiva nel momento in cui prenderai visione del raggiungimento dell’obiettivo.
  6. Dedica uno spazio anche alle telefonate. A meno che non siano impreviste, cerca di ritagliare uno spazio a telefonate che sai già saranno necessarie. Se lo sono potrebbero durare qualche minuto ed è giusto stabilire un tempo dedicato per non interrompere altre attività.
  7. Tieni sempre presente che la giornata è fatta di 24 ore e che non potrai impiegarle tutte per lavorare, quindi cerca di bilanciare gli impegni e non inserire quante più cose possibili. Distribuisci i giusti task nella settimana prefissando un obiettivo.
  8. Non sottovalutare le pause. Sono utili al recupero psicofisico e ti permetteranno di mantenere il giusto apporto di energie.

Se ritieni che gestire tutto ciò sia troppo complicato e preferisci un aiuto nell’organizzazione dell’agenda puoi delegare un’Assistente Virtuale.
Questo, insieme ad altri, è uno dei servizi di cui mi occupo. Qui puoi trovare i miei servizi al completo e qui delle idee sui task da delegare.
Ricorda che organizzare un’agenda nel modo corretto favorirà la gestione delle tue giornate e di conseguenza ti aiuterà ad affrontare il lavoro con serenità e apparirai più rilassato e con un’immagine più professionale agli occhi dei tuoi clienti.

E il Bullet Journal?

Il Bullet Journal è un modo diverso di concepire l’agenda.
È sicuramente adatto a chi non vuole sentirsi vincolato agli schemi di un’agenda tradizionale e ha bisogno di esprimere la creatività.
È composta da fogli bianchi, liberi o puntinati, su cui segnare note o impegni dando libero spazio alla fantasia.

La si può suddividere per mesi o in base alle aree tematiche. Alcuni hanno più bullet journal: quelli fissi, dove sono segnate le date importanti o attività cicliche, e un “bullet” per il lavoro; oppure c’è chi ha animali domestici e tiene un’agenda dedicata alle loro attività, appuntamenti con il veterinario, acquisti ripetuti, ecc.

Insomma, il BuJo è strettamente personale e ognuno può decidere come utilizzarlo al meglio.
Qui trovi dei consigli su come personalizzare il tuo.

Per chi ama l’artigianato

Insomma esiste una grande varietà di agende adatte alle esigenze di ognuno e per tutte le tasche. Se ami l’artigianato puoi dare un’occhiata su Etsy per trovare le più belle agende artigianali, dai modelli vintage a quelli più originali.

Supporti digitali

Lo so, lo so, adesso starai pensando che vorresti gestire i task in maniera digitale.

Bene, allora, dopo aver visto nel dettaglio i tipi di agende cartacee, ti darò dei consigli pratici su come riportare e condividere le attività (anche con un team di lavoro) usando “agende” digitali.

  • Toodledo
  • I done this
  • Nozbe
  • Basecamp
  • Wrike

Toodledo

È uno strumento utile a migliorare la produttività e l’organizzazione poiché con Toodledo è semplice creare liste, inserire e condividere note, e rendicontare le attività e le abitudini.
Si possono suddividere le attività per settore. Ad esempio puoi scegliere le attività legate alla vita privata, al lavoro, agli hobby. È tutto personalizzabile, molto intuitivo da utilizzare e si sincronizza con tutti i dispositivi. Si possono impostare dei promemoria e ci si può registrare gratuitamente.

I done this

Hai bisogno di affidare compiti al tuo team? I done this ti permette di creare liste di operatività suddivise per collaboratore e vedere l’aggiornamento costante sui lavori svolti anche via mail. Non solo potrai vedere se un task è stato svolto ma potrai leggere i commenti dei tuoi collaboratori e capire se un’attività ha richiesto particolari attenzioni o se se sono state trovate difficoltà ed è preferibile rimandarla.
Credo sia un valore aggiunto all’efficienza di squadra.

Nozbe

Il lavoro da remoto può diventare un vero stress se non funziona la comunicazione con i propri colleghi e collaboratori. Un altro task manager che ti viene in soccorso è Nozbe che velocizza le comunicazioni di gruppo.
Con Nozbe puoi creare o importare dei progetti e creare la tua squadra di riferimento. Puoi creare dei compiti singoli o di gruppo in base alle necessità e per ogni task puoi attivare commenti e chat in modo da non rimanere mai indietro con gli aggiornamenti.
Anche la ricerca dei progetti è facilissima perché puoi identificarli con dei Tag. Puoi decidere di impostare degli alert sulle priorità o su attività particolarmente importanti e puoi, inoltre, inviare via email il task di interesse. Il piano gratuito prevede la collaborazione fino a 5 utenti.

Basecamp

Basecamp ha l’interfaccia simile a quella di un social network ed è proprio per questo che è semplice da usare per i team che devono collaborare da remoto.
Anche in questo caso si suddividono le attività, si possono affidare a persone specifiche e stabilire le priorità e la comunicazione è semplice, veloce e mantiene una grafica ordinata. Qual è la caratteristica fantastica di Basecamp? Permette di creare una sezione con le domande frequenti o nuove accessibili agli utenti senza disturbarli durante il loro lavoro.

Wrike

Questo tool di project management oltre a favorire la gestione del lavoro è utile anche per la crescita aziendale. Con la sua struttura pone l’obiettivo di responsabilizzare le aree di competenza affidando compiti precisi divisi per settore operativo.
Con Wrike è possibile creare un progetto suddividendolo nelle varie fasi e segnalare i passaggi nel dettaglio così che anche gli altri collaboratori possano seguirne l’avanzamento.
Anche Wrike è gratuito fino a 5 utenti ed è un software coinvolgente per i gruppi di lavoro.

Come vedi ci sono molti task manager tutti brillanti.

Esattamente come per le agende devi decidere quello che fa per te, quello che ti rappresenta di più.

E tu hai già trovato il modo migliore per organizzare l’agenda?
Nella pagina dedicata ai miei servizi ti indico come posso aiutarti seguendo e organizzando la tua agenda per te.

P.S. Dimenticavo!

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Ferie e relax: come come farle al meglio grazie alla delega e quali servizi online utilizzare

Dopo un anno particolarmente faticoso dal punto di vista lavorativo ma anche emotivo, mi auguro che anche tu possa finalmente prenderti qualche giorno di riposo. Ma come fare per non restare indietro con gli impegni? In altre parole: come si gestiscono le ferie quando si lavora da remoto?

Di seguito ti do delle indicazioni per organizzare al meglio il tuo lavoro e le tue vacanze grazie all’utilizzo di alcuni servizi online.

Se seguirai i miei consigli riuscirai a riposare senza sentirti in colpa e a mantenere una gestione efficiente delle tue attività sia durante le vacanze sia al tuo rientro.

Partiamo con la pianificazione delle ferie

È buona norma, prima di partire per le vacanze, condividere con colleghi, clienti e collaboratori le date in cui saremo assenti. Perché, se è vero che dobbiamo staccare la spina, è vero anche che dobbiamo farlo senza complicare la vita a chi lavora con noi e senza avere lo stress di ricevere chiamate evitabili per domande e comunicazioni di lavoro mentre siamo via.

Per assicurarti una comunicazione efficiente, innanzitutto ricordati di inserire le date in cui non sarai operativ@ in un calendario condiviso (ad esempio Google Calendar) con colleghi e/o collaboratori e impostare una mail di risposta automatica (autoresponder) in cui informi che sarai fuori dall’ufficio “dal – al” e che al tuo rientro avrai premura di rispondere a tutte le email ricevute.

A proposito di email…

So bene che avrai la tentazione di controllare la posta con una frequenza maniacale, ma occhio a non cadere nella trappola del “solo 2 minuti” perché, in vacanza come nei giorni di pieno ritmo lavorativo, è importante stabilire un momento preciso per la lettura della posta. Se poi riesci ad evitarla del tutto mentre sei in vacanza, anche meglio, direi 🙂

Non definire le tempistiche contribuisce all’aumento di ansia per aver perso la notifica.

Trovi altri suggerimenti sulla gestione delle email qui e qui.

Check list

Stilare delle check list ti aiuterà a fare chiarezza sul da farsi.

Non si tratta solo di un mero elenco, ma di una vera e propria presa di visione e definizione temporale dei task senza la quale non avresti piena consapevolezza del carico di lavoro e delle tempistiche. Chiara Battaglioni, Professional Organizer, ci racconta quali tipi di liste usare.

Fai, quindi, un recap degli appuntamenti e delle scadenze che avrai al ritorno e dei task delegabili in tua assenza.

Task delegabili

Già, ho parlato tanto di attività delegabili.

Da AV, offrendo servizi online, seguo i miei clienti anche in vacanza così che possano godersi appieno il loro relax ed io al loro posto mi occupo di ciò che possono non seguire direttamente.

Cosa devi fare, quindi, prima di organizzare la tua vacanza? Cercare una persona di fiducia a cui affidare mansioni improrogabili. Lei farà in modo che tutto prosegua senza intoppi.

Appuntamenti, quando fissarli

Dovrai preoccuparti di gestire gli appuntamenti sia nella fase che precede le vacanze che nella fase immediatamente successiva.

Questo perché

  • Prendere un appuntamento il giorno prima della partenza non ti permetterà di dedicarti alle attività di riordino dell’ufficio e gestione delle ultime attività. E perché prima che possa dedicarti alle esigenze che il cliente ti comunicherà passerà del tempo e avrai bisogno di rinfrescare la memoria.
  • Prendere un appuntamento appena rientrata delle vacanze non ti darà la giusta concentrazione. Dovrai riprendere in mano la situazione lasciata alla partenza, controllare le email che avrai opportunamente catalogato in ordine di priorità e tornare al “mood” lavorativo.

Evitare domande superflue

Se non prepari un corretto “manuale di esecuzione lavori” da lasciare ai colleghi o a chi si occuperà del tuo lavoro, corri il rischio di ricevere chiamate scomode e superflue durante le vacanze.

Per evitare che ciò accada puoi scrivere un vademecum da condividere, ad esempio, mediante un tool di project management (es. Trello). Oppure creare dei fogli di calcolo con indicazioni per l’accesso ai file che hai bisogno di condividere.

La cosa fondamentale, ma spesso trascurata, sono le password di accesso ai vari account.

Per rendere fluida la condivisione dei vari progetti può essere d’aiuto l’utilizzo di un gestore di password. In questo modo puoi condividere le credenziali in modo sicuro con gli utenti che devono prendere parte al progetto senza lasciare tracce su fogli volanti o email.

Preparazione documenti

Abbiamo visto le varie fasi e preparativi da affrontare prima di partire.

Per lasciare piena autonomia d’azione a chi ci sostituirà è bene preparare dei modelli operativi. Basterà creare un fac-simile che il tuo collaboratore dovrà solo modificare.

Il vantaggio di operare con archivi o sistemi digitali è quello di usufruire di piattaforme che facilitano il compito di creazione di tali modelli ma anche della loro condivisione.

Sono piccole attenzioni molto semplici per le quali non impiegherai molto tempo, ma che ti aiuteranno a passare una vacanza tranquilla.

Riepilogo delle 7 regole della “vacanza senza stress”

  1. Comunica per tempo le date di assenza a clienti e collaboratori
  2. Imposta un autoresponder e datti un tempo definito per controllare la posta
  3. Prepara una check list per definire appuntamenti e scadenze al tuo rientro
  4. Delega qualcuno che possa coprire i task importanti in tua assenza
  5. Organizza gli appuntamenti nel giusto periodo
  6. Lascia ai tuoi collaboratori indicazioni dettagliate sulle attività da svolgere
  7. Prepara modelli fruibili in tua assenza

Ricorda che le vacanze servono a recuperare l’equilibrio psicofisico necessario per riprendere il pieno ritmo lavorativo (e non) al tuo ritorno. Devi rigenerarti allontanando ogni tipo di stress.

Se hai bisogno di qualcuno a cui delegare dei task durante il tuo meritato riposo consulta la pagina dei miei servizi online e questo articolo su come funziona la collaborazione con me.

 

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Creare corsi online: quali sono i primi passi

Capita spesso che le clienti mi chiedano supporto quando decidono di creare corsi online.

È ormai pratica comune quella di affidarsi al Web per accrescere la propria cultura proprio perché si è superata del tutto l’idea che per seguire o tenere un corso ci si debba necessariamente trovare in un posto fisico.

Soprattutto in seguito al lockdown di quest’anno, siamo stati costretti a ripensare il nostro modo di approcciarci al lavoro, ma anche di relazionarci, comunicando e condividendo contenuti tramite piattaforme di videoconferenza.

Perché creare corsi online e chi può farlo

I corsi online sono indicati sia per chi ha già avviato una carriera da formatore sia per chi sente il bisogno di reinventarsi e condividere le proprie competenze (anche) al di fuori dei canali tradizionali.

I corsi vengono ideati e costruiti ad hoc per un determinato target e programmati in base ai contenuti che si vogliono trasmettere, ma anche scegliendone la struttura.

Da dove partire per creare un corso online

Quando progetti di creare un corso online devi innanzitutto avere ben chiaro chi è il tuo pubblico di riferimento.
In secondo luogo devi preparare e organizzare il materiale didattico partendo dal programma.

A questo punto devi decidere se vendere i tuoi pacchetti in formato video, solo audio o raccogliere i tuoi appunti in un ebook

Sarebbe ideale se le tre modalità fossero tutte reperibili con l’acquisto del corso perché, in questo modo, si dà la possibilità a chi si iscrive di scegliere la modalità di apprendimento in cui più si rispecchia. 

Queste modalità di apprendimento da remoto garantiscono al formatore una rendita passiva perché, una volta eseguiti gli aspetti pratici legati alla costruzione del corso, lo si può vendere su piattaforme web in maniera automatica. 

Una volta stabiliti questi punti chiave, si può partire con la creazione del materiale, la fase di registrazione degli audio o dei video, le foto, ecc. 

Come diffondere i corsi online

A questo punto devi decidere come diffondere e, quindi, vendere il tuo corso. 

Hai due possibilità:

  • affidarti a una piattaforma esterna e pubblicare il tuo corso pagando una commissione. In questo caso potrebbe essere più facile raggiungere dei potenziali clienti interessati all’argomento ma devi essere consapevole che non sono tuoi clienti. Infatti, nella maggior parte dei casi, l’utente finale è attratto da una piattaforma di facile fruizione (ad esempio Udemy) a un prezzo competitivo  e si legherà alla piattaforma più che a te.
  • pubblicare tramite il tuo sito: in questo caso le operazioni di marketing spettano interamente a te ma in compenso avrai un pubblico fortemente in target, che potrai fidelizzare e a cui potrai vendere altri tuoi prodotti.
    Questa opzione è quella che ho utilizzato anch’io per il mio corso (gratis) “Semplifica e Organizza il Tuo Business”.

Del punto uno, ovvero le piattaforme dedicate all’ e-learning, ti parlerò in un altro articolo. 

Oggi voglio soffermarmi sugli aspetti pratici legati alla creazione del corso che ti permetteranno di dare una forma al tuo sistema formativo

Pronta per scoprire gli attrezzi del mestiere?

  • Screencast-o-matic
  • Avidemux
  • Weschool
  • DocHub
  • Quizlet

Screencast-o-matic

Inizio questa lista parlandoti di un tool per registrare lo schermo del pc. 

Grazie a questo software potrai realizzare lezioni e video tutorial in maniera molto semplice. 

Ha una versione gratuita il cui limite è la registrazione di video di 15 minuti (e per alcuni tipi di tutorial potrebbero anche bastare), ma volendo ottenere di più, c’è la possibilità di acquistare due pacchetti diversi con una spesa minima che ti danno accesso anche a una serie di funzionalità per editare e montare i video. 
Per approfondimenti su Screencast-o-matic puoi consultare questa guida

Avidemux 

Se non hai bisogno di registrare il tuo desktop, ma devi effettuare delle registrazioni di persone e luoghi e hai bisogno di editare il video puoi farlo con Avidemux. 

Avidemux è un software basico che, una volta scaricato, permette di effettuare delle piccole operazioni di montaggio.

È compatibile con molti sistemi operativi ed è molto intuitivo. Puoi tagliare, filtrare, codificare molti tipi di file e automatizzare le operazioni impostando il lavoro alla base. 

Weschool

WeSchool è una piattaforma che permette di creare corsi inserendo contenuti multimediali e verifiche. Si può utilizzare inserendo il proprio indirizzo email e non è quindi legata ad un provider specifico. È molto intuitivo e permette di creare corsi online aggiungendo il materiale che si desidera, inserendo anche link ad altre piattaforme restando sempre su Weschool. 

È l’ideale per chi vuole creare un corso online usando un’unica piattaforma data la sua suddivisione in Wall, Board, Test e Valutazione. 

DocHub 

Potrebbe tornare utile, nella creazione dei corsi online, un editor di PDF. 

DocHub è un editor che nella sua versione gratuita permette di modificare fino a 5 documenti al mese.

Con DocHub è possibile visualizzare, modificare, firmare i documenti senza doverlo installare sul proprio pc.
Si può eseguire ogni tipo di modifica, dai testi all’inserimento delle immagini, fino all’aggiunta di una firma digitale. Una volta effettuate le modifiche è possibile scaricare o condividere il file.

Quizlet 

Vuoi rendere i tuoi corsi unici e divertenti? Devi assolutamente conoscere Quizlet!

Quizlet nasce come strumento educativo per l’apprendimento delle lingue, ma si applica con facilità ad ogni argomento che prevede un lessico specifico o nozioni da tenere bene a mente. 

Consente di realizzare giochi e quiz divertenti che aiutino, appunto, a memorizzare i contenuti.
Stimola la mente e crea un coinvolgimento maggiore nel corso.

Anche in questo caso sono disponibili una versione gratuita e una a pagamento. 

Se vuoi avere altre informazioni utili alla tua professione di Coach clicca qui e se hai bisogno di aiuto per mettere in piedi il tuo corso contattami!

 

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Virtual Assistant in Italia: chi è e cosa fa

Chi è la Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura nata di recente. 

È ormai sotto gli occhi di tutti che le forme lavorative, l’approccio al lavoro e le modalità di collaborazione stiano radicalmente cambiando.

Il titolo di Virtual Assistant viene usato per la prima volta da Anastacia Brice a fine anni ‘90 negli Stati Uniti quando, in seguito al suo lavoro di assistente esecutiva e responsabile di organizzazione di viaggi, si trova a collaborare ad un progetto chiamato Coach U in qualità di “Allenatrice di Donne”.

La professione della VA (o AV in italiano) quindi si rivolge in particolar modo a una clientela di Liberi Professionisti e Coach. Da qui la necessità di fondare la prima scuola di coaching per AV.

La figura della Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura emergente, esercitata e conosciuta ancora da poche persone. Fornisce servizi diversi spaziando dalla segreteria all’amministrazione, dalla contabilità alla gestione dei contenuti in tutte le sue forme.

Che tipo di professione è e di cosa si occupa

Ogni VA o VOM (Virtual office Manager) sceglie il proprio settore di azione sulla base delle proprie competenze e vocazioni.

Nonostante non sia una professione riconosciuta da un ordine professionale specifico (come tutte le professioni “nuove”, d’altronde), è opportuno avere un’adeguata formazione per poter supportare business owners e affiancare i clienti nella gestione della loro attività. Un aspetto di cui personalmente mi occupo molto è il Digital Marketing.

Digital Marketing: cos’è 

Il Digital Marketing è l’intero processo di comunicazione di un’azienda sul web.

Non è solo la gestione del sito o di una pagina Facebook, come spiega Manuela Gianni in questo articolo, ma si tratta dell’applicazione di una strategia integrata dei sistemi attraverso cui viene impostata la presenza online. 

Ci sono degli elementi fondamentali dai quali non può prescindere una corretta ed efficace redazione di una strategia. Vediamo quali sono:

  • Definizione del giusto target di riferimento
  • Impostazione del Tone of Voice 
  • Stabilire un legame con il cliente (o potenziale tale) attraverso le interazioni 

Entriamo, ora, nel vivo della comunicazione per il Web e andiamo a scoprire i punti chiave di una corretta creazione e gestione dei contenuti

Creazione e gestione dei contenuti

Quando parliamo di contenuti per il Web ci riferiamo a contesti che vanno oltre la creazione di un “banale” post per Facebook. Dico banale non perché la sua impostazione sia semplice ma perché è comune che la mente si rivolga in maniera quasi esclusiva al social blu.

I contenuti di cui un’azienda ha bisogno per imporsi nel web possono prevedere, chiaramente, i post per i social, la creazione di articoli per il sito o blog, la preparazione di una newsletter, la redazione di testi per articoli in un e-commerce.

Prima di fare tutto ciò bisogna stabilire delle regole precise per coinvolgere il pubblico.
Qui ho raccolto alcune regole che servono a capire come orientarti nel mondo della scrittura per il web, ma ci sono molti altri punti chiave a cui deve far riferimento chi scrive sul web. 

Punti descritti perfettamente da Riccardo Esposito nel suo articolo in cui elenca le regole base del copywriting

Quindi quando parliamo di gestione e creazione contenuti possiamo spaziare da testi a immagini per più forme comunicative. 

Ma con quali supporti tecnologici?

Ecco una panoramica di tool utili a farti entrare nel mondo del digital marketing (fermo restando che nulla può sostituire la preparazione e la professionalità di un/a professionista in carne e ossa):

Un aiutino per gestire il Digital Marketing

  • Google Trends
  • BuzzSumo
  • SeoProfiler
  • Google Search Console
  • Copyscape

Google Trends

Non potevo non aprire questa lista con Big G.

Sia che tu stia iniziando a muovere i primi passi nel tuo business, sia che tu abbia già messo ampiamente piede nel mondo virtuale, non potrai più fare a meno di Google Trends. È un database che racchiude una vastissima quantità di ricerche effettuate dagli utenti e ti aiuta a monitorare tendenze, gusti e attività del tuo pubblico target. In questo modo possiamo essere preparati e impostare una strategia di marketing digitale.

BuzzSumo

Con Buzzsumo puoi analizzare e confrontare i contenuti più funzionali e performanti rispetto ad un determinato argomento. 

Puoi effettuare una ricerca di keywords applicando dei filtri per selezionare in maniera mirata gli argomenti di maggior interesse. Inoltre permette di analizzare l’argomento nei siti/blog dei nostri competitor per capire cosa riscuote più successo. La funzione di ricerca Keyword può anche farci analizzare i contenuti più seguiti su Facebook per capire cosa funziona di più. 

Non ti basta? Insieme a molte altre funzioni che puoi trovare qui, BuzzSumo ti aiuta anche a capire come proporre l’argomento dandoti dei suggerimenti molto utili. 

SeoProfiler 

Dopo aver creato contenuti di valore è opportuno che la nostra presenza sia gradita ai motori di ricerca. Con SeoProfiler possiamo controllare la presenza di errori nelle nostre pagine Web e migliorare le classifiche di ricerca.
Tenere traccia delle classifiche e monitorare i rapporti delle visualizzazione desktop e mobile; ottimizzare i collegamenti al sito, eliminando ciò che non è pertinente e molto altro. Ci dà anche la possibilità di verificare l’efficacia di questi strumenti con una demo gratuita.

Google Search Console 

Restiamo in casa Google per scoprire un servizio gratuito che ci permette di monitorare e gestire la presenza del nostro sito nei risultati delle ricerche Google. GSC permette di risolvere problemi di indicizzazione, visualizzare dati sul traffico, mostrare siti che hanno incluso link al nostro sito e risolvere problemi di usabilità.

Copyscape 

Copyscape è un servizio che permette di individuare l’esistenza di plagi online e verifica se ci siano contenuti simili in altre pagine sul web. Inserendo l’URL del testo madre ci restituisce un elenco di contenuti simili. C’è anche la possibilità di ricevere notifiche via email quando vengono trovati nuovi forme testi copiati in tutto o in parte dall’originale. 

Per conoscere altri dettagli su questo aspetto del mio lavoro e capire in che modo puoi delegare a me la gestione della presenza online della tua attività  contattami e sarò felice di darti tutte le informazioni di cui hai bisogno.

 

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I Servizi di Segreteria nell’Assistenza Virtuale

Ancora troppo di frequente noto una certa confusione quando si parla di Assistenza Virtuale.

Subito la mente va ai software dei sistemi operativi (i vari Alexa, Echo, Siri, ecc..), magari ingnorando del tutto il fatto che esiste la grandissima opportunità di avvalersi di persone in carne ed ossa disponibili ad offrire un vasto ventaglio di servizi, a seconda del proprio settore professionale.

I servizi più richiesti, e applicabili a qualunque tipo di business, sono i Servizi di Segreteria.

Naturalmente un’AV, in base alle proprie esperienze e competenze, può occuparsi anche di supportare un/a professionista che richiede un servizio di gestione della propria attività a 360 gradi

Soffermiamoci sulla figura dell’AV.

Chi è e cosa fa un’ Assistente Virtuale

L’AV è una freelance che si occupa di aiutare piccoli business a crescere e a gestire al meglio tutte quelle attività che un/a piccolo/a imprenditore/trice o un/a libero/a professionista non ha il tempo di seguire.

È, quindi, una professionista che ti supporta nella realizzazione dei tuoi obiettivi di business.

In questo post Mary Tomasso spiega bene il ruolo dell’AV e quanto sia difficile riassumere in poche righe tutte le attività che può svolgere.

Certamente affidandoti ad un’AV non dovrai preoccuparti di assunzioni, di avere un ufficio preposto (o di avere un ufficio in generale), di gestire presenze, ferie e altri oneri del caso perché in qualità di freelance sono dotate di partita iva e fatturano solo i task che vengono concordati al momento della firma del contratto. 

Remote Working

Come ho già detto, i servizi di segreteria sono tra i più richiesti, soprattutto dopo gli avvenimenti degli ultimi mesi. 

Chi svolgeva il proprio lavoro in presenza, non potendo recarsi negli uffici di appartenenza, ha dovuto adattarsi a una modalità di lavoro del tutto nuova (per l’Italia più che per altri paesi, in realtà…): lo Smart Working

A parte, ovviamente, tutta quella schiera di freelance e professionisti del web che già da anni sperimentano i vantaggi del lavoro agile. 

In questo articolo ho provato a descrivere i benefici che offre questo nuovo paradigma lavorativo, ma soprattutto quali sono i servizi al completo che, grazie ad esso, posso offrire in qualità di Assistente Virtuale.

Servizi di segreteria

Tornando ai servizi di segreteria e di come posso aiutarti nella gestione dei task relativi a questo argomento. 

La mia collaborazione ti sarà di supporto nella gestione e coordinazione degli aspetti legati alla sfera organizzativa della tua attività. Insieme potremo stilare una lista delle tue necessità e accordare le modalità più opportune per la nostra collaborazione.

Ad esempio:

Ricerche Web

Ho descritto alcuni tool utili alla gestione della segreteria anche in altri articoli; oggi mi voglio soffermare sull’importanza delle ricerche web.

Siamo talmente inondati di informazioni, corsi, notizie provenienti da qualunque social e dispositivo che, spesso, ci lasciamo trasportare dalla notizia senza, però, valutare a dovere la fonte. 

A questo proposito ti segnalo questo interessante articolo di Riccardo Esposito in cui l’autore ha selezionato 8 strumenti per verificare l’origine della notizia

È molto importante conoscere la fonte per evitare di ritrovarsi a leggere delle fake news (e magari ricondividerle).

Top 5 del giorno

Come consuetudine, anche questa volta ti lascio i miei top 5 del giorno.

  • Zen Pen
  • Smush
  • All Top
  • Hellobar
  • Diigo

Zen Pen

Hai presente la sensazione che si prova davanti ad un romanticissimo foglio bianco? 😍

Quella meravigliosa voglia di riempirlo con tutte le parole che vengono fuori dalla mente e che magicamente, una dopo l’altra, arricchiscono e decorano il bianco di quel foglio.

Oggi, per ragioni di praticità e rapidità abbiamo un po’ abbandonato l’abitudine di scrivere a mano e ci ritroviamo su piattaforme che ci inviano input di scrittura automatica e ottimizzata distraendoci, a volte, dal nostro primario obiettivo: la scrittura

ZenPen fa proprio questo: restituirci la magia di quel foglio bianco senza distrazioni. Assolutamente da provare!

Smush 

Chiunque gestisca un blog o un sito WordPress ha ben chiara l’idea che bisogna ottimizzare le immagini prima di pubblicarle. Ma se, una volta trovata l’immagine perfetta, invece di dover ogni volta ottimizzare le immagini avessimo un bel plugin che lo facesse in automatico? Sarebbe senz’altro un bel risparmio di tempo. 

Per farlo puoi utilizzare WP Smush. 

Scaricandolo puoi giocare con le tue immagini comprimendole, ridimensionandole e ottimizzandole.

Tutto ciò che devi fare, oltre a scaricare Smush gratuitamente, è inserire le tue immagini.

Il plugin penserà al resto 😉

All Top

Se stai preparando il tuo calendario editoriale o semplicemente vuoi restare aggiornat@ su ciò che succede nel mondo non puoi perderti All Top. 

È un aggregatore istantaneo di notizie, ovviamente tutte prese da fonti attendibili

Puoi selezionare la sezione di tuo interesse e All Top ti indicherà i siti da cui attingere le notizie più recenti e più rilevanti. 

Puoi anche creare una tua pagina personalizzata e aggiungere i tuoi blog o siti preferiti per non restare indietro con gli aggiornamenti e leggerli quando ti è più comodo. 

Hellobar

Arriva per tutti il momento di pensare alla famosa Lead Generation, ovvero la conversione di contatti in possibili clienti.

Hellobar ci permette di generare pop-up e aumentare gli iscritti alle nostre newsletter

È di facile utilizzo ed ha un piano gratuito. 

Basta scaricare il plugin e troveremo il nostro pop-up già sul nostro sito. Possiamo personalizzarlo e scegliere la presentazione estetica che preferiamo.

Diigo

Diigo è uno strumento utilissimo perché raccoglie tutti quei dati che rischieremmo di perderci mentre navighiamo per il web.

Con il piano gratuito possiamo già ottenere tanto:

  • Tenere nota dei punti salienti di un sito che stiamo visionando
  • Raccogliere i testi online di nostro interesse, come una vera biblioteca
  • Raccogliere tag nelle pagine web per un facile recupero
  • Aggiungere note direttamente alle pagine web visitate
  • Condividere le nostre informazioni con gruppi di amici

Questo e molto altro è Diigo. Io lo considero un po’ come un gruppo di studio

 

Spero di averti fornito spunti utili per il tuo lavoro e di averti chiarito gli aspetti legati ai servizi che posso offrirti e a come si strutturerebbe la nostra collaborazione

Se hai deciso di recuperare il tuo tempo contattami per capire se possiamo lavorare insieme.

 

P.S. Dimenticavo!
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Assistenti Virtuali: tra segreterie online e servizi di Web Marketing

Quella dell’Assistente Virtuale è una figura completa che offre la possibilità di aiutarti a gestire il tuo business ottimizzando gli aspetti legati al tuo progetto ma delegabili, quali, ad esempio, i servizi svolti dalle segreterie online o i servizi di Web Marketing.

Mi spiego meglio.

Arriva un momento nella vita del tuo business in cui ti accorgi di non poter gestire tutto da sol@. 

All’inizio di ogni attività siamo colti da entusiasmo, grinta, energie e, sicuramente, abbiamo anche poco reddito da investire in una collaborazione; ma ad un certo punto, ti rendi conto che il lavoro aumenta, le mansioni anche e che delegare è lunica soluzione per poter scalare la propria attività.

Ciò che spesso frena nel cercare aiuto è la paura di non trovare una persona che possa svolgere i task in maniera impeccabile come faremmo (o pensiamo di fare) noi!

Ma quello che contraddistingue un’Assistente Virtuale professionista è la capacità di sapersi adattare alle tue necessità. Insieme possiamo trovare un sistema di lavoro armonico, condiviso e ottimale.

Quali supporti può fornirti un’AV

Un’AV può fornirti il suo supporto per:

  • la segreteria 
  • l’amministrazione
  • la contabilità
  • la creazione di Newsletter
  • la gestione dei tuoi profili social
  • la cura del tuo blog

Come ti dicevo all’inizio, affidare una parte del tuo lavoro ad un’AV è come avere delle segreterie online o degli uffici di Web Marketing a tua disposizione, ricevendo sempre affidabilità ed efficienza. 

L’importanza delle segreterie online e del web marketing nello sviluppo di un Business

I servizi di segreteria online, come ho già raccontato in un articolo, sono di estremo vantaggio per tutte quegli imprenditori e professionisti che non possono assumere una collaboratrice fissa o che svolgono il loro lavoro interamente sul web. 

Alla stessa maniera i servizi di Web Marketing sono fondamentali per la presenza sul web della propria impresa.

Dopo aver chiarito quanto sia importante avvalersi di un’Assistente Virtuale e come può esserci utile, voglio farti un esempio di come faccio a combinare i miei impegni e ,allo tesso tempo,  a mantenere salda la concentrazione ma soprattutto la collaborazione con i miei clienti. Spoiler: grazie a dei tool molto semplici e intuitivi.

5 trucchi “furbi”…del mestiere

  • Any.do
  • FreeBusy
  • Mindmeister
  • Cold Turkey
  • InvoiceToMe

Any.do

Se pensi al tuo lavoro, ma anche alla tua vita, cosa vorresti aggiungere? Sono certa che la risposta più gettonata sarà: il Tempo.

Ebbene, non ho il potere di aggiungere tempo ai tuoi giorni ma posso fare in modo che il tuo tempo si gestito al meglio. E Any.do, è un tool che può aiutarmi molto in questo. 

Perché permette di organizzare dettagliatamente ogni fase della nostra vita: progetti lavorativi, appuntamenti e persino la lista della spesa!

Lo trovo di estrema comodità perché possiamo sincronizzare tutti i dispositivi, compresi smartwatch e assistenti vocali (elettronici 😅 ) .

FreeBusy

FreeBusy è una vera manna dal Cielo per la pianificazione online di riunioni. Mette in contatto il personale interno all’azienda con i partecipanti esterni. 

Basta condividere la propria disponibilità e FreeBusy sincronizzerà gli orari messi a disposizione dagli altri e da noi con quelli presenti nei calendari di tutti. In questo modo, chi vorrà programmare una riunione, dovrà solo connettersi sui nostri portali nei giorni e nelle ore che abbiamo indicato.

Mindmeister

Conosci le mappe mentali? Io trovo ce siano importantissime; per tanti motivi:

  • migliorano la memoria
  • strutturano le idee
  • incentivano la creatività
  • facilitano la collaborazione

E Mindmeister ti permette di crearle in tante maniere diverse. Puoi usarlo per mettere a frutto idee, prendere appunti, condividere un tuo progetto e collaborare con il tuo team. Ma anche per rendere più semplici i programmi dei nostri corsi.

E puoi fare tutto questo iscriverci con un piano gratuito, che non guasta mai 😉

Cold Turkey

Inutile negare che siamo costantemente e letteralmente bombardati di notizie, notifiche, chiamate e chi più ne ha più ne metta! Mantenere alta la concentrazione diventa sempre più difficile.

Cold Turkey può esserti d’aiuto. Ti aiuta a incrementare la produttività applicando un blocco a tutte le app, siti e giochi che potrebbero distrarti dal portare a termine il tuo lavoro. 

Con il solo piano gratuito puoi risparmiare tutto il tempo che perderesti a riprendere in mano la situazione dopo esserci distratt@ a controllare (e disattivare) le notifiche di ogni dispositivo.

InvoiceToMe

Poteva mancare un suggerimento per la gestione delle fatture? Ovviamente no!

Ed ecco che ti parlo di Invoicetome. È un generatore di fatture online.
La sua grafica è molto basica, ma riesce comunque a fare il suo lavoro nel migliore dei modi. 

Ha dei modelli precompilati che possono essere personalizzati inserendo i nostri dati fiscali. Al resto ci penserà il calcolatore automatico.  

Naturalmente, ha un piano base gratuito. 

Sono certa che questi tool renderanno il tuo lavoro un gioco da ragazzi! Se vorresti saperne di più su come potremmo collaborare insieme, consulta la pagina dei miei servizi per trovare quello più adatto a te.

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto.


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Assistenza Virtuale: servizio di segreteria online per Coach

Uno dei ruoli che può impersonare l’Assistente Virtuale è quello di affiancare i Business Coach o Life Coach offrendo un servizio di segreteria online a 360 gradi.

Online perché, la comunicazione e il marketing di questa professione sono completamente virtuali o perché il loro pubblico è più facilmente raggiungibile via web

Il coaching oggi

Quella della Coach è una figura che, in passato, ha sempre svolto le sue mansioni in presenza. E anche adesso se, ad esempio, organizza e tiene eventi dal vivo.

Solitamente si programmavano sessioni singole o di gruppo per migliorare tutti quegli aspetti legati alla mentalità dell’imprenditore (nel caso del Business Coaching). Oggi buona parte di questa professione si è trasferita sul web

D’altronde tutti i task relativi alla gestione di questo business possono essere effettuati da remoto.

Come un’AV può aiutare una Coach

Proprio perché quella della Coach è un’attività che può essere svolta (quasi) interamente online, può necessitare di un supporto nel back office, nella gestione degli aspetti amministrativi e organizzativi legati ai prodotti/servizi di coaching che si intende offrire. O nel front office per gestire i rapporti con la clientela e ottimizzare il servizio di consulenza.

Il servizio di segreteria online, in concreto, consiste nel fornire supporto per gli aspetti legati a:

  • fatturazione, attraverso l’uso di software quali ad esempio Fatture In Cloud
  • inserimento dati per il monitoraggio clienti o prodotti/servizi tramite Excel
  • preparazione form di iscrizione o sondaggi con Google Moduli o Monkey Survey
  • servizi di web marketing
  • gestione delle email con Spark o degli appuntamenti con Calendly

È incredibile come sia semplice collaborare pur non essendo nello stesso ufficio. 

Servizi legati all’attività di coaching

In qualità di Coach online avrai sicuramente bisogno di creare:

  • eventi o webinar
  • corsi 
  • presentazioni 
  • articoli per il tuo blog
  • newsletter
  • social media

Ti stai chiedendo come puoi fare tutto questo da sola, vero? 

Non sei sola!

Da AV ti aiuto a concentrati sul tuo servizio di coaching mentre io gestirò tutte quelle mansioni che gli ruotano attorno e che sono altrettanto importanti.

Ecco una panoramica su come posso esserti utile attraverso alcuni tool che possono semplificarci il lavoro.

I tool che non devono mancare

  • Google Classroom
  • Grammarly
  • GoToWebinar
  • Mailerlite
  • Monkey Survey

Google Classroom

Secondo me rappresenta davvero una classe virtuale

Si possono invitare gli studenti ad unirsi alla classe, inserire video, presentazioni, documenti, immagini e ricevere i commenti degli iscritti così da fornire loro un supporto costante.

Inoltre si possono inserire esercizi da assegnare e analizzare l’avanzamento dell’apprendimento. È un po’ come tornare a scuola ma in modo assolutamente “cool”.

Grammarly

Devi scrivere degli articoli per il blog oppure creare un corso in un’altra lingua? 

Ecco che entra in gioco Grammarly per correggere eventuali refusi o errori ortografici e grammaticali

Si può effettuare l’iscrizione anche con l’account Google o Facebook e aggiungere l’estensione a Chrome. A quel punto semplicemente inizia a scrivere e Grammarly ti consiglierà tutte le correzioni da fare al testo. 

E tutto con il piano gratuito; il servizio premium permette di aggiungere suggerimenti più dettagliati.

GoToWebinar

GoToWebinar è senza dubbio un’ottima piattaforma per il servizio di webinar.

È molto semplice da usare ma ciò che la rende, a mio parere, più accattivante è la possibilità di interagire con gli utenti mediante l’invio di sondaggi live. 

Si possono invitare gli utenti con delle email pre-impostate e si può personalizzare il webinar con il proprio nome e logo, ad esempio. 

Prima dell’avvio possiamo anche provare la presentazione. Questo ci aiuterà ad evitare o diminuire eventuali problemi tecnici durante la diretta (che anche possiamo registrare e visualizzare in un secondo momento). 

GoToWebinar non è gratis, ma per tutti i benefici che se ne traggono, i prezzi sono abbastanza vantaggiosi.

MailerLite

Stai creando dei contenuti da condividere con il tuo pubblico e hai bisogno di un servizio di newsletter semplice, economico, automatico?

MailerLite è lo strumento giusto. E gratuito fino a 1000 iscritti, che non guasta mai 🙂

Offre l’opportunità di creare una strategia di email marketing e utilizzare dei modelli per creare email accattivanti e piacevoli. 

Monkey Survey

Potresti aver bisogno di creare una scheda cliente, un sondaggio per capire in che direzione devi portare il business o cercare degli argomenti per il tuo prossimo corso. 

La soluzione professionale potrebbe essere Monkey Survey, che offre anche un piano gratuito.

Ogni sondaggio avrà il suo titolo specifico. Si può scegliere il tipo di risposte da ricevere tra chiuse, aperte, menù a tendina, ecc. Si possono personalizzare anche i colori ed è possibile condividerlo via mail o sui social.

Con questi tool ti ho mostrato solo una piccola parte di ttti gli strumenti che si possono utilizzare per gestire un business da remoto in maniera efficiente.

Se vuoi avere maggiori informazioni su come potremmo collaborare insieme, contattami qui o consulta la pagina dei servizi.

P.S. Dimenticavo!
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Segretaria online: la produttività a portata di tool

Chi è la segretaria online?

Una segretaria online segue tutte le attività che affideresti alla tua segretaria in sede ma da un ufficio lontano dal tuo, così che tu non debba sostenere costi di assunzione, contributi e altri costi fissi legati alle utenze e alle postazioni.

Remote working: flessibilità online

Con la capillare diffusione della tecnologia è sempre più facile pensare al lavoro da remoto: sia dal punto di vista del professionista che necessita di un supporto assistenziale, come quello fornito da una segretaria online, sia da chi vuole proporre sul mercato le proprie competenze e vuole farlo online.

Indubbiamente sono notevoli i vantaggi offerti dallo smart working. Primo fra tutti la flessibilità.

Il lavoratore si sente più motivato a svolgere le sue attività professionali avendo la “libertà” di programmare il proprio piano d’azione. Da una recente indagine svolta da FPA si evince che anche i dipendenti delle pubbliche amministrazioni hanno ottenuto vantaggi dal “nuovo” approccio al lavoro, come descritto da Rosaria Amato in un articolo della Repubblica. Occhio però a non confondere smart working e telelavoro!

Puoi trovare approfondimenti in merito qui.

Assistente o segretaria?

Negli ultimi anni si è sviluppata (anche in Italia) la figura dell’Assistente Virtuale. Si tratta di un profilo professionale in grado di offrire una vasta gamma di servizi. Alcune prediligono l’aspetto amministrativo o puramente segretariale, altre il web marketing, servizi telefonici o moltissimi altri ruoli che si possono svolgere da remoto.

Quello della segreteria online è, certamente, un ruolo chiave dell’assistenza all’imprenditoria e alla libera professione, sebbene rappresenti solo una parte dei servizi che un’AV può offrire.

Collaborazioni e skills: come ti supporta una segretaria online

Ciò che ancora desta qualche remora è l’approccio organizzativo e i metodi di collaborazione attuabili a distanza.

Oggi la distanza non è più un problema. Ti spiego perché.

Come potrai immaginare, per svolgere qualsiasi lavoro da casa (ma non solo), non basta avere un pc e connessione a internet. È necessario aver maturato delle competenze e avere la professionalità giusta per rimanere focalizzati sull’obiettivo.

A questo si aggiunge l’obbligo di avere familiarità con i più rilevanti software e tool che permettano di portare a termine tutte le attività delegate.

Vuoi sapere quali sono quelli indispensabili per me?

Eccoli.

5 tool “salva-produttività”

Di seguito ti mostro i tool che utilizzo più di frequente:

  • Calendly
  • Invoiceninja
  • Spark
  • Skype
  • Toggle

Calendly

Caso A:

Devi prendere un appuntamento e ogni volta che provi a chiamare il numero è sempre occupato.

Caso B:

I tuoi clienti si lamentano perché non riescono a raggiungerti telefonicamente (del resto non puoi far tutto!)  e così ti inondano di mail per chiederti un appuntamento. Tu di solito rispondi elencando manualmente le tue disponibilità, aspettare una risposta e inviare una conferma.

Non più!

Calendly è il servizio che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti. E indovina un po’? Ha una versione gratuita.

Come funziona?

Una volta effettuata la registrazione colleghi l’account al tuo calendario, crei il cosiddetto “evento” (di solito una chiamata di 15, 30 o 60 minuti,) e segnali i giorni e le fasce orarie orarie preferite all’interno delle quali i tuoi clienti potranno prenotare la loro telefonata.
Poi puoi condividere il link nella maniera che preferisci: mail, social, sito (io ho condiviso la chiamata di 30 minuti direttamente nella pagina “Contatti” di queso sito) e gli utenti non dovranno far altro che scegliere la data e l’orario più consono alle loro esigenze. Facile, vero?

InvoiceNinja

Sei un freelance con Partita Iva estera e hai bisogno di una soluzione per preparare le fatture per i tuoi clienti e automatizzare i processi?

No panic!

InvoiceNinja è il sistema in open source che ti permetterà di fare tutto ciò e in più ti aiuterà a tenere traccia dei tempi e a creare attività.

Puoi registrare tutti i passaggi, dall’inizio del progetto alla ricezione del pagamento. Tutto in un unico contenitore.

Spark

Sei sempre in viaggio e hai bisogno di gestire le email in un modo più smart?

Spark è la soluzione che fa per te!

Stile minimal dalle massime possibilità. Puoi unire più account e ridurre il numero di notifiche.

Com’è possibile?

Ha un sistema di riconoscimento che permette di mettere in evidenza le email provenienti da persone (e non notifica lo spam!). In più offre la possibilità di collaborare con il team…tutto da uno smartphone!

Soprattutto: Spark è una delle poche app iOS che permette di programmare le email direttamente dal telefono (quella per Android è Gmail).

Ne consegue una notevole riduzione di tempi, distrazioni e preoccupazioni. Utile no?

Skype

Non ha certamente bisogno di presentazioni. E’ uno dei più conosciuti sistemi di comunicazione gratuiti online.

Chiamate e videochiamate ovunque; sistema di chat, condivisione schermo e ha anche l’alternativa alle tradizionali chiamate. Infatti, acquistando uno dei pacchetti pensati da Microsoft si può chiamare verso i numeri fissi e mobili in tutto il mondo a prezzi vantaggiosi.

Toggl

Creare progetti, misurarne il tempo e tenerne traccia non è mai stato così facile!

Puoi inserire i progetti per tipologia o dividerli per clienti; inserire collaboratori e affidare loro i task per lo svolgimento delle attività; controllare il tempo e condividerne i risultati.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che utilizzo per collaborare con i miei clienti. Se ritieni di aver bisogno di un supporto consulta il pacchetto ufficio felice.

E tu di quali tools hai bisogno?

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Perché avvalersi del supporto di una Segreteria Virtuale

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

  • gestione agenda
  • gestione email aziendale
  • organizzazione eventi (anche online)
  • organizzazione viaggi
  • contabilità
  • gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

  • uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
  • un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
  • una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
  • qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

  • la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
  • la flessibilità oraria;
  • la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.