Ufficio virtuale: 10 tools per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Ufficio virtuale: 10 tool per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Quando, come Assistenti Virtuali, veniamo in caricate della gestione del back office commerciale, dobbiamo ricoprire molteplici incarichi di responsabilità: dall’organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti. O dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi.
Spesso e volentieri in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per assicurarsi dei risultati concreti e in tempi rapidi è fondamentale affiancare le proprie skill organizzative a dei supporti tecnologici affidabili e performanti.
Fortunatamente questi strumenti esistono e sono sempre più sofisticati.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office molto più fluida ed efficace.

1) PrimaErp per la gestione dei progetti

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progetti e per la fatturazione.
Ciò che apprezzo molto di questo software è la flessibilità: può essere utilizzato da team distribuiti, singoli lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse multinazionali.

2) Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare se non esistessero i software CRM.
Insightly  in particolare, rende il lavoro semplice perché permette di catalogare in maniera molto intuitiva le schede di ogni singolo cliente.
E non solo: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

3) Google Drive per la creazione e la condivisione dei file

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 giga di spazio di archiviazione gratuito per creare e condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro.
Una vera e propria Suite per l’ufficio.
Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare file da pc, allegarli in una mail, inviarli, attendere un feedback per poi scaricarli e modificarli nuovamente (e continuare in questo rimbalzo infinito di file ed email).
La documentazione è tutta nello stesso posto, accessibile, modificabile e scaricabile in ogni momento da tutti i membri del team.

4) Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotel o noleggio auto.
E nemmeno del più popolare.
Ma a differenza degli altri trovo l’interfaccia di Hipmunk molto più intuitiva e user-friendly.
Perché oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi, ti consente anche di visualizzare gli alberghi sulla mappa e personalizzare al meglio la prenotazione in base alle richieste del/la cliente (più o meno vicino al centro città, all’aeroporto, alla spiaggia ecc.)
Inoltre Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica transazione.
In più si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack. 

5) Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di partecipanti) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

6) Buffer per il social media management

Anche se il social media management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda.
L’interfaccia di Buffer permette di visualizzare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed eventualmente modificarli, riprogrammarli o eliminarli).
Oltre alla possibilità di impostare una data ed un orario distinti per ciascuna piattaforma social, Buffer esegue un’analisi automatica dei dati e dell’audience e crea dei report facilmente consultabili.
Inoltre suggerisce i giorni e le ore migliori per la pubblicazione dei contenuti.

7) Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli.
Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e visualizzarli in un unico colpo d’occhio sul calendario.

8) Due.com per la fatturazione e i pagamenti online

Nella gestione di un back office commerciale le fatture ricoprono un ruolo primario.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow quanto più fluido ed affidabile possibile.
Sul web esistono diversi tool gratuiti, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture e le transazioni online.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali ed è ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

9) Gmail Unsubcriber per la gestione e il decluttering della casella di posta

Quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero?
Gmail Unsubscriber è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e in pochi secondi ci restituirà un elenco di tutte le liste a cui siamo iscritti.
A quel punto si possono selezionare ed eliminare tutte le newsletter che non ci interessano più, in pochissimi clic.

10) LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Decine? Centinaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni e dati sensibili come i conti bancari online o i siti per processare pagamenti come PayPal.
Secondo una delle regole non scritte della sicurezza sul Web, è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per più di un account.
Allora come facciamo a memorizzare tutte le password che creiamo?
Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esistono tantissimi tool per snellire drasticamente i nostri task quotidiani e rendere il flusso di lavoro agile e veloce.

La lista non si esaurisce qui e per ogni punto potrei indicare almeno altri 3 strumenti alternativi.
Se vuoi sapere come posso aiutarti nella gestione da remoto del tuo ufficio, richiedimi una consulenza gratuita.
Mi farebbe molto piacere poterci confrontare di persona.

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